HJ/T 295-2006 环境保护档案管理规范 环境监察

本电子版内容如与中国环境出版社出版的标准文本有出入，

以中国环境出版社出版的文本为准。

HJ

中华人民共和国环境保护行业标准

HJ/T295－2006

环境保护档案管理规范环境监察

Managementspecificationforenvironmentsupervisionarchives

2006-09-08发布2006-12-01实施

国家环境保护总局发布

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目次

前言............................................................................................................................................................3

1主题内容与适用范围..............................................................................................................................4

2规范性引用文件......................................................................................................................................4

3术语和定义..............................................................................................................................................4

4文件材料的管理与归档..........................................................................................................................4

4.1文件材料的形成与积累..............................................................................................................4

4.2文件材料的归档..........................................................................................................................6

4.3文件材料整理组卷......................................................................................................................7

4.4归档文件的排列..........................................................................................................................7

4.5归档文件的编号..........................................................................................................................8

4.6单份文件的归档..........................................................................................................................8

5档案的管理..............................................................................................................................................8

5.1档案的分类与著录......................................................................................................................8

5.2档案的鉴定..................................................................................................................................9

5.3档案的补充与调整......................................................................................................................9

5.4档案的保管..................................................................................................................................9

6档案的开发和利用..................................................................................................................................9

6.1档案的开发..................................................................................................................................9

6.2档案的利用................................................................................................................................10

附录A（规范性附录）环境监察常用文书种类及其制作规范............................................................11

附录B（规范性附录）环境监察档案归档范围、保管期限表............................................................69

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前言

为贯彻执行《中华人民共和国环境保护法》,加强环境监察档案的科学管理，更

好地为环境保护事业服务，制订本标准。

本标准规定了环境监察档案工作的基本要求，环境监察文件材料的形成、积累、

立卷归档和档案的管理、开发利用及环境监察常用文书种类、制作要求。

本标准的附录A、附录B为规范性附录。

本标准由国家环境保护总局科技标准司提出。

本标准起草单位：辽宁省环境保护局、辽宁省环境监理处。

本标准为首次发布。

本标准国家环境保护总局2006年9月8日批准，自2006年12月1日起实施。

本标准由国家环境保护总局解释。

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1主题内容与适用范围

本标准规定了环境监察档案工作的基本要求、环境监察文件材料的形成与积累、

立卷归档和档案的管理、开发利用，环境监察常用文书种类、制作要求。

本标准适用于各级环境保护行政主管部门及其所属的环境监察机构形成的环境

监察档案的管理。

2规范性引用文件

下列标准中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。如下列标准被修订，

其最新版本适用于本标准。

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T22归档文件整理规则

HJ/T7中国档案分类法环境保护档案分类表

HJ/T9环境保护档案著录细则

HJ/T78环境保护档案数据采集标准

3术语和定义

3.1环境监察档案

在环境监察及与环境监察紧密相关的工作活动中直接形成的具有保存价值的文

字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.2环境监察文件材料

记录和反映环境监察活动的文字、图表、声像等文件的总称。

4文件材料的管理与归档

4.1文件材料的形成与积累

环境监察文件材料的形成与积累，实行与环境监察工作程序同步管理的原则。各

级环境监察部门应规范环境监察常用文书的制作与格式（参见附录A）。

4.1.1环境监察文件材料由形成文件材料的责任者（承办人）负责收集积累。

4.1.2污染源监察工作中形成的辖区内污染源名录；排放口位置及所在功能区类别；

经核定的污染物排放种类、数量、浓度等详细情况；排污情况等文件材料，由环境监

察部门负责收集积累。

4

4.1.3污染防治设施监察工作中形成的废水、废气、噪声、固体废物等污染防治设施

名录及其状态记录，由环境监察部门具体责任者收集积累。

4.1.4建设项目现场监察工作中形成的环境影响评价制度履行情况、“三同时”制度

履行情况、试生产或开工生产排污情况、竣工验收等文件材料，由环境监察部门会同

环境评价管理部门负责收集积累。

4.1.5限期治理项目监察工作中形成的日常现场监察信息、现场调查询问笔录、有关

记录等文件材料，由环境监察部门负责收集积累。

4.1.6排污许可证监察工作中形成的对排污许可证的审核发证、监察管理、吊销、现

场调查、询问笔录等文件材料，由形成文件材料的责任者负责收集积累。

4.1.7征收排污费过程中形成的污染物排放情况申报登记表、监督性监测报告书、污

染物排放情况或者缴纳排污费核定通知书、征收排污费通知书、排污收费票据、强制

执行申请书、一般缴款通知书、排污费收入财务账目、排污费征收情况统计表等有关

文件材料，由环境监察机构收集积累。年度决算由规划财务部门收集积累。

4.1.8环境污染、海洋与生态破坏事故调查和处理工作中形成的事故应急处理、调查

报告、技术指导意见、事故处理建议、处理决定、结案报告等文件材料，由环境监察

部门负责收集积累。

4.1.9环境监察部门负责调查处理环境民事纠纷行政调解过程中的调查报告，双方协

议书、调解处理结果、履行情况、结案说明等文件材料，环保热线及人民群众来信来

访处理工作所形成的文件材料，由环境监察部门负责收集积累。

4.1.10环境监察在稽查工作中形成的现场调查、询问笔录、监察稽查报告等文件材料，

由环境监察稽查部门负责收集积累。

4.1.11环境保护专项资金管理和使用过程中形成的文件、会计账簿、票据、报表等文

件材料,由规划财务部门按照有关规定收集积累。

4.1.12生态环境监察工作中形成的生态环境监察试点名录、方案、总结、验收等文件

材料；生态环境监察工作计划、总结、报表、调研报告等文件材料，由形成文件材料

的责任者负责收集积累。

4.1.13环境监察工作季度报表、环境监察标准化建设等文件材料，由环境监察部门负

责收集积累。

4.1.14环境保护行政处罚工作中形成的违法案件立案审批表、调查询问笔录、证据、

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给予处罚建议书、陈述、申辩笔录、听证笔录、行政处罚告知书及其送达回执、罚款

收据、解缴国库的票据、行政处罚决定书及其送达回执、申请法院强制执行回执、结

案说明等文件材料，由形成文件材料的责任者负责收集积累。

4.1.15环境行政复议工作中形成的复议申请书、复议决定书等文件材料，由案件承办

人负责收集积累。

4.1.16环境行政诉讼中形成的起诉状、答辩状、判决书、裁定书等文件材料，由环

境行政诉讼工作中的应诉承办人负责收集积累。

4.2文件材料的归档

4.2.1归档范围

凡直接记述和反映环境监察工作活动，具有保存价值的文字材料、账册、图表、

声像、电子文件等不同形式的历史记录均属归档范围（详见附录B）。

4.2.2归档时间

4.2.2.1污染源监察、污染防治设施监察、建设项目“三同时”监察、限期治理项目

监察、排污许可证监察、征收排污费、环境保护专项资金管理和使用、环境监察稽查

等文件材料于次年的第一季度内归档。

4.2.2.2环境保护行政处罚、环境污染与破坏事故调查和处理、环境污染纠纷调查处

理、行政复议和环境行政诉讼等文件材料于结案后两个月内归档。

4.2.3归档份数

4.2.3.1环境监察文件材料归档两份，重要的和使用频率高的增加一份。

4.2.3.2环境监察工作中形成的声像材料归档一份。

4.2.4归档要求

4.2.4.1环境监察工作中形成的文件材料由形成材料的责任人（承办人）及时收集、

整理、立卷归档,并由承办部门负责人签字后，按归档时间向本单位档案部门移交。

4.2.4.2电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理依照《电子文件归档与管理规

范》执行。

4.2.4.3声像材料附摄录对象、时间、地点、内容和责任者的文字说明，照片须附底

片和文字说明。

4.2.5归档手续

归档文件材料的移交应办理移交手续,填写移交清单一式两份,交接双方签字,各

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留一份以备查考。

4.3文件材料整理组卷

4.3.1组卷要遵循环境监察文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不

同保存价值，将每项环境监察工作中所形成的文件材料组成一个或若干个案卷，便于

保管和利用。

4.3.2污染源名录可按环境要素，也可按污染源的位置分布、所属行业类别、排放污

染物的类别，区分不同价值，分别组成动态案卷。

4.3.3污染防治设施监察文件材料，可按所处理的污染介质，即水污染防治设施、

大气污染防治设施、固体废物处理处置设施、噪声防治设施和其它污染物防治设施等

按台（套）分类整理组卷，也可按排污单位分行业组卷。

4.3.4建设项目现场监察文件材料，按建设项目执行环境影响评价制度情况和建设

项目执行“三同时”制度情况的现场监督检查一并按项目组卷。

4.3.5限期治理项目监察文件材料，对特别保护区域内和已经造成严重污染的污染源

分别按项目组卷。

4.3.6环境污染、海洋与生态破坏事故调查处理、环境污染纠纷调查处理文件材料

按地区或事由（问题）组卷。水污染事故、大气污染事故、噪声污染事故、固体废物

污染事故、放射性污染事故、国家重点保护的野生动植物与自然保护区等生态破坏事

故也可按违法污染事故和意外污染事故组卷。

4.3.7环境民事纠纷行政调解、环保热线及人民来信来访所形成的文件材料，可按所

反映的问题或按来信来访者所在地区、处理形式组卷。

4.3.8环境监察工作中形成的综合性文件材料可按照年度—机构—保管期限或年度—

问题—保管期限组卷。

4.3.9环境行政处罚、环境行政复议和环境行政诉讼案件材料，可按一案一卷方式组

卷。

4.4归档文件的排列

4.4.1同一事由内归档文件排列

同一事由内归档文件的排列，应遵循事由原则，可选择以下两种方式之一：

1）可按文件形成时间的先后顺序排列。先将同一事由的文件材料集中，然后按

文件材料形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前，形成日期在后的文件

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排列在后。

2）可按归档文件的重要程度排列。在同一事由的文件材料中按文件材料重要程

度顺序排列，将重要性、结论性的文件排在前面，其它文件排在后面。

4.4.2不同事由归档文件排列

应按不同事由形成时间的先后顺序排列，可选择以下两种方式之一：

1）可按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其

它工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。

2）可按事由具有的共同属性分别集中排列。可按责任者或承办部门分别集中排

列，也可按照不同问题分别相对集中排列。归档文件的内容涉及几个地区，可按地区

结合时间排列。人民来信来访材料，可按信件作者、来访者或所反映的问题排列。

4.4.3文件排列要求

密不可分的文件应依序排列在一起，即批复、批示在前，请示、报告在后；正件

在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定

稿之后；转发件在前，被转发件在后。非诉讼性案件组合的案卷，其结

论、决定性文件在前，依据性材料在后。

4.5归档文件的编号

卷内文件经过系统排列后，要逐页（件）编号。

4.5.1装订的案卷，应统一在有文字的页面填写页号（正面在右下角，背面在左下角）。

4.5.2不装订的案卷，应在卷内每份文件首页的右上方空白处加盖档号章，并逐件填

写件号和其他相关内容。

4.5.3声像材料、磁盘等应在装具上逐件编号。

4.6单份文件的归档

采用以单份文件形式归档的档案，依照《归档文件整理规则》（DA/T22）执行。

5档案的管理

5.1档案的分类与著录

5.1.1环境监察档案按照《中国档案分类法》和《中国档案分类法环境保护档案分

类表》（HJ/T7）进行分类标引。

5.1.2根据本单位环境监察档案数量和内容确定分到几级类目。一般案卷级分到二级

类目，文件级可分到三或四级类目。

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5.1.3环境监察档案的著录参照《环境保护档案著录细则》（HJ/T9）、《环境保护档案

数据采集标准》（HJ/T78）进行著录。

5.2档案的鉴定

环境监察档案鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定两个阶段。

5.2.1归档前鉴定

由立卷人依据附录B对环境监察文件材料确定保管期限。

5.2.2归档后鉴定

档案鉴定须成立鉴定工作小组，并由鉴定工作小组负责完成档案鉴定工作。鉴定

工作小组由单位主管档案工作的领导、环境监察部门的领导、档案人员组成。鉴定工

作结束后，鉴定小组写出鉴定工作报告，内容主要包括：鉴定小组成员名单、鉴定范

围、案卷保管期限、需销毁档案数量等，同时编制环境监察档案销毁清册一式两份，

一份报请单位领导审查批准存档，一份送上级主管部门备案。鉴定工作报告和档案销

毁清册，档案部门应永久存档备查。对保管期限超期或密级需要调整的案卷，重新加

以调整，对无继续保存价值的档案，予以剔除销毁。

5.3档案的补充与调整

5.3.1根据污染物的产生与排放都是非恒定的特点，对环境监察档案实行动态管理。

定期或随时将发生变化的数据进行补充和调整。

5.3.2环境监察档案需要补充和调整时，应由环境监察部门负责人填写修改申报单，

经档案主管部门批准后，方可进行补充或调整。

5.3.3档案部门根据补充材料的保存价值，及时对案卷保管期限进行调整。

5.4档案的保管

按照《档案库房技术管理暂行规定》、《环境保护档案管理办法》执行。

6档案的开发和利用

6.1档案的开发

6.1.1各级环境监察档案部门应编制适应工作需要的检索工具。

6.1.2各级环境监察档案部门应充分开发环境监察档案信息资源。根据实际需要、有

目的地按一定形式将档案信息进行系统的加工、处理和提炼，编制各种不同类型的编

研材料。

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6.2档案的利用

6.2.1采取多种方式，为利用者提供档案信息服务。

6.2.2建立环境监察档案的借阅、保密等制度。借阅、查阅环境监察档案必须履行档

案借阅和归还手续。凡查阅涉及国家机密的环境监察档案时，必须经过分管档案工作

的行政领导批准；查阅未公开的档案，必须经过有关业务部门负责人的批准；摘录和

复制档案，必须经过环境监察档案管理机构负责人的批准。档案利用者应对所借档案

负安全和保密责任，不得泄密、遗失、擅自转借。

严禁剪裁、勾画、涂抹、污损档案。

6.2.3环境监察档案的保密范围按照国家环境保护总局《环境保护工作中国家秘密及

其具体范围的规定》执行。

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附录A（规范性附录）环境监察常用文书种类及其制作规范

一、通用文书类

1、环境保护现场检查（调查、询问）笔录

实施现场监督检查、调查时，为掌握有关给予行政处理、行政处罚或者采取其他

行政措施的事实，承办人员应当将有关情况、有关证据及其线索制作笔录。本文书用

于违法案件调查、信访案件调查等。

依照《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》（法释[2002]21号）第

十条、第十五条的规定，制作询问笔录应当载明时间、地点和事件等内容，并由执法

人员和当事人签名。当事人拒绝签名或者不能签名的，应当注明原因。有其他人在现

场的，可由其他人签名。

样式：

环境保护现场调查（询问）笔录

时间：年月日时地点：

案由：

被调查（询问）人姓名及与本案关系：

性别：职务：电话：

工作单位：

调查（询问）人：记录人：

参加人：

续页：

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以上记录的内容，我本人已经看过(或者已经向我宣读)，与我讲的一致。

被调查（询问）人：

（签字）

调查（询问）人：

（签字）

特殊情况注明：

其他人：

（签字）

注：1、本页不足可用续页2、问可用“？”答可用“：”代替本文书由国家环境保护总局监

制

2、接受调查处理通知书

实施现场检查、调查，如：违法案件调查、民事纠纷行政调解调查等，承办人认

为被调查人应当事后接受调查或处理的，要书面通知当事人有关事项：（1）接受调查、

处理的事实和理由（2）接受处理的时间和地点（3）其他应当告知的内容。

按预定格式；加盖环保局公章。

样式：

环境保护接受调查处理通知书（NO.）

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（单位或者个人名称）：

你单位（或者个人）的以下行为：

违反了《》和《》的

有关规定，你单位（或者个人）必须于年月日时前到我局

接受调查处理，并携带

等有关材料。

经办人:、（签字）

经办单位：

地址:

联系电话:

环境保护局（公章）

年月日

本文书由国家环境保护总局

监制

3、送达回执

处罚、收费、听证告知、听证通知等决定书、通知书需要有送达回执证明有关事

项的，应当制作本回执，将文书送达给当事人，并由被送达人签字，当事人不在场的，

可以根据《行政处罚法》第四十条的规定送达。本文书一式一份，按要求填写后，由

环保部门留存。

送达处罚听证告知书，被处罚人要求听证的，可以在本回执上注明听证要求，也

可以在3日内提出书面申请。送达处罚听证通知应当在举行听证7日前。

主要内容有（1）送达的文书名称、文号（2）送达批准人、送达人姓名和单位（3）

被送达人（4）被送达人签字或接收人签字（5）送达方式（6）拒收的特殊情况说明

（7）送达日期。

以邮寄方式送达的文书要将邮寄回执粘贴在本文书页面，并由经办人说明原因。

样式：

送达回执

13

受送达人

送达地点

案由

送达文书名称字号收到时间受送达人签名或盖章

年月日

特殊情况说明：

年月日

备注：年月日

签发人

送达机关：

送达人

注：（1）发生拒收情况时，将情况记录在特殊情况说明栏，并当场交给有关人员即为

送达。（2）送达听证告知书，受送达人要求举行听证的，可以在送达后3日内提出书

面申请，也可以由当事人在本回执“备注”一栏填写“要求举行听证”。

本文书由国家环境保护总局监制

二、行政处罚文书类

环境保护行政处罚的种类：

1．警告；2.罚款；3.没收违法所得；4.责令停止生产或者使用；5.吊销许可证

或者其他具有许可证性质的证书；6.环境保护法律、法规规定的其他种类的行政处罚。

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本类文书分一般程序和简易程序两种。

一般程序

4、环境违法行为立案登记表

违法案件调查经办机构,在接受举报、控告、移送或者现场检查时，得知违法行

为发生后，承办人应当填写立案登记表，由有关领导签署意见，决定立案或不予立案。

主要内容有（1）（法人组织）法定代表人或(单位)负责人姓名（2）案情简介和

主要违法事实（3）承办人和承办单位意见。

样式：

环境违法行为立案登记表（NO.）

单位名称

法定代表人

职务电话

或负责人

地址

案

情

简

介

承办人

意见

承办人：年月日

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承办部门

意见

部门负责人：年月日

领导

审查意见

审查人：年月日

备注

本文书由国家环境保护总局监制

5、环境违法行为移送函

经审查，环保部门认为违法行为符合下列情况的，应当将掌握的有关材料和证据

一并移送给有关部门：（1）依法应当由其他部门管辖的；（2）依法应当由其他环境保

护部门管辖的；（3）根据《环境保护行政处罚办法》第十五条的规定，需要报请上级

环保部门指定管辖的，或者上级环保部门将其管辖的案件交由下级实施处罚的。

主要内容（1）违法事实；有关禁止性条款和给予处罚的依据（2）管辖的法律依

据（3）给予处罚和采取其他措施的建议。

本文书可以在移送其他部门的同时抄送其同级政府或法制工作机构，有必要说明

详细情况的，应当另行说明，并可以提出有关执法监督的建议。

加盖环保局公章。

样式

环境违法案件移送函（NO.）

（单位名称）：

案情简介：

16

。

移送（或报请指定管辖）的理由：

。

依据《》第条和《

》第条的规定，现将该案移送给你们（或报请你们指定管辖）。

其他需要说明的情况：

。

附有关材料份：

1、

2、

抄送：

此致

(受移送部门名称：)

环境保护局（公章）

年月日