HY/T 057-2011 海洋管理机关档案业务规范

ICS01．140．20；07．060

A14

HY

中华人民共禾口国海洋行业标准

057—2011

HY／T

0572001

代替HY／T

海洋管理机关档案业务规范

forofoceanic

normsinstitutionalarchives

Operational

201

201-12一01实施

11—07—08发布

国家海洋局发布

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DDD66．2．16．2．2．1o057—2011

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HY／T

编号，例：2010001，其中2010为年度，001为光盘流水号。

6．2．5．4归档载体可读性检查，核实归档电子文件的一致性、有效性和完整性。

6．2．6载体标识和包装

6．2．6．1每一个归档载体应有标识。标识内容包括；载体编号、类目名、密级、保管期限、形成机构(部

门)、制作日期。

6．2．6．2归档光盘标识打印在专用的光盘标签上，或用带光盘打印架的喷墨打印机打印在光盘背面。

6．2．6．3归档载体应有外包装，外包装标识内容与载体标识一致。光盘外包装选用方型的硬塑料盒，

每张盘片独立包装。

6．2．7编目

6．2．7．1电子文件的著录应按照DA／T18进行著录。

6．2．7．2归档电子文件目录按逐个盘、逐个文件夹、逐个文件建立。一个电子文件为一条目录，同一目

录下文件数量多且属同类型文件，可建立到目录级。

6．2．7．3填写归档电子文件目录，归档电子文件目录格式见附录c图c．7：

a)载体编号：标识归档电子文件载体的唯一序号，按年度排流水号，方法同6．2．5．3，

例：2010001；

D文件名：归档电子文件的计算机文件名称；

0路径名：归档电子文件在该载体的路径全名；

D文件内容：归档电子文件的简要描述；

o形成时间：归档电子文件的形成日期(计算机修改日期)；

D版本代码：电子文件版本代码分别为：M——草稿性电子文件、u——非正式电子文件、F——

正式电子文件；

驴类别代码：电子文件类别代码分别是：T——文本文件、I——图像文件、G——图形文件、

v——影像文件、A——声音文件、O——超媒体链结文件、P——程序文件、卜数据文件；

保管期限：归档电子文件的保管期限，见附录A；

”D互见件档号：对应的纸介质归档文件的档号；

p备注：需要说明的其他问题。

7文件材料的归档

7．1纸质文件材料的归档

7．1．1归档要求

7．1．1．1归档的文件材料，应一律盖归档章并填写相应内容。

7．1．1．2归档的文件材料应装盒，档案盒内应包括：归档文件材料、备考表。

7．1．2归档程序

7．1．2．1整理部门应按不同保管期限和单位内设机构顺序排列档案盒，填写归档文件交接手续表(见

附录C图C．8)一式三份，一份复印件留本部门自存，两份(含原件)交档案部门保存。

7．1．2．2交接双方应逐盒点交，并检查档案质量。质量合格的，移交人、接收人履行签字手续。不符合

质量要求的，退还整理部门限期整理完善后再归档。

7．1．3归档时间

文件材料应于形成年度的次年6月底以前完成归档。

7

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7．2电子文件的归档

7．2．1归档原则

电子文件的归档实行“双套制”原则。电子政务中产生的电子文件，应制成相同内容纸质文件并与

原电子文件的存储载体一同归档，形成两种介质，两套同一内容的档案，并使两者建立互联。

7．2．2归档方式

7．2．2．1电子文件归档分为物理归档和逻辑归档两种方式。使用单机和局域网条件有限的单位，直接

进行物理归档。具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作纸

质版本的单位，可先实施逻辑归档，然后定期完成物理归档。

7．2．2．2逻辑归档

逻辑归档按如下要求执行：

a)归档电子文件应具有该电子文件的元数据；

b)归档的电子文件的物理地址应存放于指定的计算机服务器上，服务器应采用可靠安全的备份

措施；

c)网络系统设备更新时，应采取严密的数据转换措施，并做好相关记录，确保数据准确无误运行

于新系统；

d)网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

7．2．2．3物理归档

物理归档按如下要求执行：

a)归档电子文件存储载体应标注：载体编号、密级、保管期限、存档日期等内容，归档后的电子文

件的载体应设置成禁止写操作的状态；

b)归档的电子文件应真实、完整、有效、无病毒，载体外观无划痕，清洁完整，登记表、软件、说明资

料等齐全；

c)办理归档手续时，电子文件产生部门和档案部门填写归档电子文件移交、接收检验登记表(见

附录C图C．9)，一式三份，一份复制件留电子文件形成部门自存，两份(含原件)交档案部门

保存；

d)物理归档的电子文件载体一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套供查阅使用。套别用

符号标识为：A、B、C。

7．2．3归档时间

逻辑归档应实时进行，物理归档与纸质文件归档同步进行。

8档案整理

8．1档案盒排列

8．1．1依据全宗内分类方案，将档案盒分别归类。

8．1．2全宗内分类编号方案应根据档案盒内容和载体形式，统一采用年度、组织机构或年度、问胚的方

法编制。

8．1．3全宗分类方案及其编号应前后保持一致，不得随意变动。

8

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8．2编辑档案盒信息表

8．2．1编辑要求

档案盒信息表按年度、机构(问题)、保管期限逐盒编写。

8．2．2档案盒信息表编辑方法

8．2．2．1档案盒信息表内容

档案盒信息表封面及内容格式见附录c图C．10和图C．11，填写内容包括：

a)档案盒号：档案盒的顺序号，依档案盒的排列顺序依次编定。在同一档案盒号目录内，不得出

现重复的档案盒号，采用阿拉伯数字，从“1”起连续编号；

b)关键词：能够表达盒内文件内容主题并具有检索意义的词或词语，如“海洋厅局长会议”、“海

洋工程环评”、“中德海洋科技合作”等；

c)保管期限：档案盒封面上标识的保管期限；

d)文件件数：盒内文件材料的总件数；

e)文件页数：盒内文件材料的总页数；

f)密级：档案盒封面上标识的密级；

g)保密期限；档案盒封面上标识的保密期限；档案盒封面仅标识密级而未标识保密期限者，其保

密期限分别按秘密级10年、机密级20年、绝密级30年标识；

h)备注：档案盒的必要说明文字。

8．2．2．2档案盒信息表份数

档案盒信息表一式两份。一份供手工检索档案内容，一份存档。

8．3建立全宗管理档案

8．3．1全宗卷的主要内容

8．3．1．1档案收集材料：档案交接文据、移交目录、接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

8．3．1．2档案整理材料：整理工作方案、分类方案、归档文件目录说明、年度归档工作说明。

8．3．1．3档案鉴定材料：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与

批复、销毁档案的清册等。

8．3．1．4档案保管材料：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复

情况报告等。

8．3．1．5档案统计材料：档案收进、移出统计，档案基本情况统计和重要的利用统计表等。

8．3．1．6档案利用材料：全宗介绍、大事记、利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报

批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

8．3．1．7档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

8．3．2全宗卷的整理

8．3．2．1全宗管理中形成的文件材料应及时积累，适时整理组件。

8．3．2．2全宗卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，顺序为：全宗介绍、立档单位大事记以及档案

收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁等方面的文件材料。

8．3．2．3全宗卷内文件材料应按其形成顺序编件号、装订、装盒保存。在此基础上编制其文件目录。

9

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9档案的保管、统计与利用

9．1保管

9．1．1保管要求

9．1．1．1库存档案应进行科学分类、统一编号、系统排架。入库档案应根据档案盒号顺序，由左到右

由上而下直立排列，并预留架位空间。

9．1．1．2档案存放应依据档案载体选择档案柜架，磁性载体应选择防磁设施。

9．1．1．3制定符合本单位档案保管实际情况的安全管理制度和应急预案。

9．1．2保管环境

9．1．2．1库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物、防潮、防磁、

防震等防护功能。

25—2000的规定进行。

9．1．2．2纸质档案保管环境应按JGJ

18894的规定进行。

9．1．2．3归档电子文件载体保管环境应按GB／T

11821的规定进行。

9．1．2．4照片印件保管环境应按GB／T

9．1．3安全维护

9．1．3．1对于受损或易损的档案，应及时采取修补等措施加以保护，确保档案的安全完整。

9．1．3．2每年应检查两次馆(室)藏档案资料的情况，做到账物相符。发现问题应及时查明原因并记录

相关信息和处理结果。

9．1．3．3定期检查库房设备运转情况和保管环境，发现问题及时处理，并记录相关信息和处理结果。

18894的规定进行。

9．1．3．4对归档电子文件进行检查和维护应按GB／T

9．2统计

9．2．1统计形式

机关档案统计分为专门统计和综合统计。

9．2．2统计要求

9．2．2．1机关档案统计应能反映机关档案及其工作现象和数量特征，统计内容应及时和准确，历次统

计结果应保持连续性。

9．2．2．2专门统计要求由本单位根据具体情况确定，建立内部统计报表和统计工作机制。

9．2．2．3综合统计(含上级机关年度统计任务)按照任务下达时的要求进行。统计结果一式两份，一份

提交给任务下达单位(部门)，一份由本单位永久保存。

9．2．2．4定期分析统计结果，编制统计分析报告，评价各项工作效能，查找存在问题，提出改进措施和

建议。

9．2．3统计内容

9．2．3．1专门统计内容包括：

a)档案构成情况统计：包括档案各类和档案载体形式，以及不同种类、不同载体形式的档案数量；

b)档案质量情况统计：包括档案归档率和齐全率。档案归档率为实际归档工作个数与应归档工

作个数的百分比，档案齐全率为实际归档文件数量与应归档数量的百分比；

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h'Y／T

c)档案鉴定情况统计：包括各种保管期限、各种秘密等级的档案数量。

9．2．3．2综合统计内容包括：

a)档案人员编制统计：包括机构定编、现有专职、兼职人员情况；

b)档案工作条件统计：包括库房面积、柜架容积、配备设施情况；

c)室存档案总体统计：包括室存档案总数量、“永久”保存档案数量；

d)档案编研情况统计：包括档案编研数量、种类；

e)档案移交销毁统计：包括本年向档案馆移交档案(盒)件数量、本年销毁档案(盒)件数量；

f)档案利用统计：包括借阅人次、调阅文件数、提供复制等情况。

9．3利用

9．3．1利用要求

档案利用应严格执行国家有关保密的法律法规，以及档案利用规章制度。

9．3．2档案借阅

9．3．2．1按借阅档案的权限、程序，本单位工作人员可借阅本部门产生的档案，借阅其他部门形成的档

案应征得档案产生部门的同意。

9．3．2．2外单位人员查阅机关档案，需持有效证件，经主管档案部门的领导批准后提供，必要时应报上

级主管部门审批。

9．3．2．3阅览档案应在档案借阅室进行，电子档案阅览应配备专用设备。

9．3．2．4对珍贵档案，应提供复制件阅览。

9．3．2．5复制档案或抄录档案内容应经档案管理部门同意，复制件或抄录内容应加盖档案复制件印章

后方能生效。

9．3．3档案开发

9．3．3．1建立档案目录数据库、全文数据库、机关档案元数据库及应用系统等，实施计算机检索利用档

案信息。

9．3．3．2编制检索工具、文件选编、规章制度汇编、大事记等参考资料。

9．3．4利用效果分析

9．3．4．1建立机关档案利用效果反馈记录，档案利用效果记录表格式见附录C图C．12。

9．3．4．2对机关档案利用效果进行定期的分析、编制机关档案利用分析报告，总结机关档案利用取得

的经验和存在问题，提升机关档案利用效益。

10档案的鉴定、移交与销毁

10．1鉴定

10．1．1鉴定内容

机关档案鉴定分为保存价值的鉴定和移交进馆的鉴定：

a)保存价值的鉴定：对档案的保存价值进行鉴定，重新确定归档文件的保管期限；对于保管期限

已满失去保存价值的文件应按规定予以销毁；

b)移交进馆的鉴定：对机关档案是否符合进馆条件进行鉴定。

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10．1．2鉴定时间

保管期限一般每3年～5年集中鉴定一次，密级鉴定时间和机关档案进馆鉴定时间由相关工作要

求确定。

10．1．3鉴定程序

10．1．3．1成立鉴定小组

机关档案鉴定小组由档案管理部门主管领导、职能部门相关人员、档案人员及特邀专家组成。

10．1．3．2编制鉴定方案

机关档案管理部门组织编制鉴定实施方案，内容应包括鉴定范围、鉴定内容、鉴定依据、鉴定步骤、

鉴定人员和负责人组成等。

10．1．3．3实施鉴定方案

按照鉴定方案，审阅符合鉴定范围内的每份文件，对文件的鉴定内容做出判断，记录相关文件信息，

填写机关档案鉴定记录表。

10．1．3．4撰写鉴定报告

鉴定工作结束后，由鉴定小组撰写鉴定工作报告，与机关档案鉴定记录表、鉴定意见一并报单位主

管领导审批，并报上级主管部门备案。

10．1．3．5归档鉴定记录

档案鉴定工作中形成的方案、记录、报告等材料应归档保存。

10．2移交

10．2．1移交原则

10．2．1．1列人国家海洋档案事业规划范围应移交的档案，连同检索工具及参考资料一并向国家级海

洋专业档案馆移交。

10．2．1．2撤销或合并单位(机关)，应将全部档案、全宗卷、检索工具、编研材料、参考资料向国家海洋

管理机关指定的接收单位(机关)移交。

10．2．2移交程序

10．2．2．1

对列入进馆的档案应编制移交目录。

10．2．2．2档案移交应填写档案交接文据(见附录c图C．13)，一式二份。

10．2．2．3移交档案运送按照《国家海洋局接收海洋档案进馆暂行办法》执行。

10．2．2．4档案移交和接收双方按照档案移交目录，清点档案文件无误后，在档案交接文据上签字，各

执一份存查。

10．3销毁

10．3．1经鉴定需要销毁的机关档案，由档案部门提出销毁意见和建议，并编制书面报告和档案销毁清

册，书面报告内容应包括档案鉴定情况和销毁的理由和依据。档案销毁清册一式两份，式样见附录C

图C．14和图C．15。

】2

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HY／T

10．3．2经鉴定需要销毁的机关档案，必须报请单位(机关)主管领导批准，领导签字同意后方可销毁。

10．3．3经鉴定批准销毁的档案，纸质档案应送指定地点化为纸浆或焚毁；磁性载体的档案，应连同纸

质档案一并销毁或物理清除。

10．3．4销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前对销毁的档案认真清点复核，并在档案销毁清

册上签字。

10．3．5销毁档案过程中形成的申请、报告、清册等文字材料应归档保存。

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附录A

(规范性附录)

文件材料归档范围与保管期限表

表A．1给出了文件材料归档范围与保管期限。

表A．1文件材料归档范围与保管期限表

编号名称保管期限

A会议类

Al本单位召开的党员的代表大会、纪律检查委员会、工、青、妇等社团组织代表大会文件材料

请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公

A1．1永久

报、会议记录、主要的照片、录音(像)材料

A1．2重要贺电、贺信，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、简报、会务工作计划、总结30年

A1．3未通过的文件10年

A2党组、党委召开的会议及扩大会议材料

A2．1会议的记录、纪要、决议、决定、通过的文件永久

A2．2会议参考文件、未通过的文件10年

A3本单位领导办公会议、行政办公会议的会议记录、纪要、决议、决定永久

A4本单位召开的工作会议和重要的专题会议文件材料

A4．1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、主要的照片、录音(像)材料永久

A42会议典型材料、代表发言、交流材料、简报30年

A5本单位召开的劳动模范、先进单位、先进工作者等表彰授奖大会的文件材料

A51请示、批复、通知、报告、总结、决定、纪要、事迹材料、受奖名单、重要的声像材料永久

A5．2典型材料、代表发言、简报30年

A6单位联合召开会议的文件材料

A6．1本单位为主办的

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年

A6．2本单位为协办的

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年

A7本单位承办(参加)国际会议、双边会议、大型展览会、博览会的文件材料

请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原

A7．1永久

文及译文)，上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计

A7．2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年

一

A7．3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年

学会组织召开的历次代表大会、年会、理事会议、常务理事会议、学会工作会议、工作委员会会

A8

议、全国性学术交流会议

A8．1会议的计划、总结、报告、纪要、学术论文和领导同志的重要讲话永久

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表A．1(续)

编号名称保管期限

A8．2典型材料、代表一般性发言、简报和参考文件等30年

B领导指导类

B1上级单位(机关)制发的文件材料

B1．1针对本单位和属于本单位主管业务范围以内并要执行的重要文件材料永久

B1．2本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久

B1．3属于本单位主管业务并要执行的一般文件材料30年

B1．4其他需要执行的普发性文件材料10年

B2国家领导人和知名人士为本单位的题词、题字、书画永久

B3本单位获得的省部级(含)以上荣誉、奖励的证书等实物永久

B4同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料

B4．1重要业务问题的永久

B4．2一般业务问题的30年

B5同级单位制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

B6上级单位或领导对本单位请示、报告的批复、批示永久

B7上级机关转发本单位的重要文件永久

B8上级领导或上级单位视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话、声像、照片等重要文件材料永久

本单位领导在公务活动中形成的重要讲话、电话记录，向上级机关领导汇报工作的稿件、记录

B9永久

及上级单位领导的指示、批示

B10本单位与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

B10．1有历史意义和长远利用价值的永久

B10．2重要的30‘F

B10．3一般的10年

B1l本单位领导对所属单位汇报工作时所作的重要指示、谈话记录30年

B12本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专题业务文件的最后草稿30年

本单位制发的(包括与其他机关联合制发的)方针政策性法规性、中长期规划、纲要等文件

B13永久

材料

B14本单位各种普查、检查工作计划、总结、报告、记录及重要的调查报告永久

B15本单位工作计划、总结永久

B16单位之间协商工作的往来文件材料

B16．1