DB64/T 1955-2023 党政机关会议服务规范

ICS03.080.01

CCSA01

64

宁夏回族自治区地方标准

DB64/T1955—2023

党政机关会议服务规范

Specificationforconferenceservicesofpartyandgovernmentorgans

2023-12-19发布2024-03-19实施

宁夏回族自治区市场监督管理厅发布

DB64/T1955—2023

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4总体原则...........................................................................2

5会议服务...........................................................................3

6管理要求...........................................................................6

7环境卫生要求......................................................................10

8安全与应急........................................................................11

9监督考核..........................................................................11

10服务评价及改进...................................................................11

附录A（资料性）会议服务人员岗位设置及工作职责......................................13

附录B（规范性）服务人员仪容仪表及礼仪规范..........................................14

附录C（规范性）会议预约登记表......................................................19

附录D（规范性）会前筹备要求........................................................20

附录E（规范性）会间服务要求........................................................30

附录F（规范性）遗留物品登记表......................................................34

附录G（规范性）会议安全与应急......................................................35

附录H（规范性）会议服务满意度调查问卷..............................................37

参考文献.............................................................................38

I

DB64/T1955—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由宁夏回族自治区机关事务管理局提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：宁夏回族自治区机关事务管理局、宁夏艾信标准化管理咨询事务所。

本文件主要起草人：唐辉、罗万明、郑红、金荣、刘兰兰、马佳慧、蒋昭洋、韩作兵、郭少豫、冯

伯凯、冯莹。

II

DB64/T1955—2023

党政机关会议服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会务服务的总体原则、基本要求、会议服务、环境卫生、安全与应急、监督

考核、服务评价与改进的要求及内容。

本文件适用于党政机关会议服务管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB/T30520-2014会议分类和术语

GB/T41568-2022机关事务管理术语

DB64/T1766城市生活垃圾分类及评价标准

DB64/T1899党政机关能耗定额

3术语和定义

GB/T30520和GB/T41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

机关会议服务conferenceservicesofpartyandgovernmentoffices

为机关各类会议提供的接待服务保障等活动。

[来源：GB/T41568-2022,6.2]

会场服务conferencehallservice

在会场内，为机关各类会议提供的场地服务保障活动。

[来源：GB/T41568-2022,6.2.1]

会议服务机构conferenceserviceorganization

为执行会议计划和保证会议顺利进行而设立的为会议提供服务的专门机构。

会议服务人员conferenceservicepersonnel

会议承办单位在会务服务的整个过程中所投入的人员，包括专职于会务服务的人员以及其他辅助

服务人员。

会议服务管理conferenceservicemanagement

对人员、设备设施、服务质量实施的管理。

1

DB64/T1955—2023

党政机关会议conferenceofthepartyandgovernmentinstitutions

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、

工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

视频会议videoconference

基于网络通信技术,利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移动而集合起来召开的会议。

[来源：GB/T30520-2014，3.9.9]

大型会议largeconference

参会代表人数在800人～1999人之间的会议。

[来源：GB/T30520-2014，2.5]

常规会议regularconference

按照惯例召开，有一定程序性和规范性的会议。

重要会议Importantconference

针对重大问题的解决或者解释等而举行的会议。

4总体原则

规范化

通过系统组织、明晰权责、规划目标、细化流程、制定措施、规范行为、控制过程、定量考核、奖

罚有序等一系列手段，形成有计划、有实施、有考核、有反馈的闭环式会议服务全过程，有效提升会议

服务质量和管理水平。

专业化

应以接待流程标准化、服务礼仪规范化、设备保障精细化为目标，协调服务各环节、关注参会人员

需求、落实服务细节、跟踪服务质量，提高服务及时性、会务高效性、会议安全性，为党政机关会议提

供高质量服务保障。

多元化

立足会议顺畅运行的基础上，为参会者提供在环境卫生、会议预约、接送引导、物品配置、设施设

备管理维护等各方面“以人为本”的个性化服务和特色化服务，让参会人员有舒适、方便、贴心的良好

体验感，从而提高参会人员的满意程度，提升会议服务工作的整体质量。

精简化

应本着明确会议任务、聚焦会议主题、注重会议实效、提高会议效率、精简会议流程、简化会议形

式、降低会议成本等办会理念，在会前预约、会议筹备、会中服务、会后整理及信息反馈等各方面，提

高会议管理及服务效率，倡导文明开会，开高质量会议。

信息化

2

DB64/T1955—2023

应充分利用信息化、数字化、智能化等现代互联网新技术，在会议预约、设施设备使用及管理、视

频会议、会议服务质量评价等各方面提升会议服务质量和效率，提高会议组织的应变能力，提升会议安

全保密性，节约资源、降低会议成本。

5会议服务

会议预约

5.1.1电话预约

5.1.1.1机关事务管理部门应向本级党政机关单位公示会议预约联系电话，有会议需求的单位可拨打

电话进行会议预约。

5.1.1.2会议预约电话响起时，应及时接听电话，主动问候，在明确来电预约会议后，应详细记录会

议预约相关信息，并按照附录C的要求认真填写《会议预约登记表》并附纸质会议通知，填写完毕后宜

将会议重要信息，如：会议时间、会议类型、出席领导、参会人员、会标内容、会场布置要求等，与会

议预约方人员进行确认，确认无误后待对方挂断电话后方可挂断电话。

5.1.2现场预约

5.1.2.1服务提供单位应在与会议主办单位联系人充分沟通、确认后，在《会议预约登记表》中详细

记录会议需求，并组织实施。

5.1.2.2重要会议或大型会议，应由服务提供单位按照事先沟通的会议需求，提前制定会议服务实施

方案，经会议主办单位确认后，组织实施。

5.1.3其他预约渠道

5.1.3.1机关事务管理部门可建立本级党政机关会议预约微信群，会议主办单位可详细填写《会议预

约登记表》，加盖公章、拍照或扫描后发送至微信群，服务提供单位人员应及时与会议主办方联系人进

行沟通，确认会议需求后组织实施。

5.1.3.2机关事务管理部门可根据本级党政机关会议需求的实际情况，开发会议预约小程序，提供会

议预约的信息化渠道。

5.1.3.3会议主办单位可通过党政机关办公自动化系统，在平台上完成会议预约。

会前筹备

5.2.1会场布置

5.2.1.1根据会议主办方要求，服务提供机构应及时组织人员完成会议现场布置工作。常规会议应在

会议召开前1h完成会场布置，重要会议应在会议召开前4h完成会场布置，大型会议应在会议召开前

4h完成会场布置。

5.2.1.2会场布置过程中，与会议服务无关的人员不应进入会场。会场布置完成后（含设备调试完毕），

应临时锁门，会议召开前60min开门。

5.2.1.3会议服务人员应按照主办单位的要求进行会场布置，会场布局、主席台、桌椅等布置应符合

附录DD.1的要求。

5.2.1.4会场温度设置原则上夏季不低于26℃，冬季不高于20℃。根据室外温度、会场大小等实际情

况，提前开启空调并及时调整。

5.2.2设施设备布置、调试

3

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5.2.2.1技术服务人员应对会议室的线路、话筒、音响、网线、视频等设备进行布置，具体操作应符

合附录DD.2的要求。

5.2.2.2技术服务人员应对灯光设备、音响设备、视频设备、网络设备等在会议开始2h前进行调试，

具体操作应符合附录DD.2的要求，涉密会议调试完毕后应锁门，保证各类电子设施设备能够正常运

行。

5.2.3会议物品摆放

5.2.3.1会议服务人员应认真检查会议物品，保持表面洁净无污渍、无破损，便于参会人员使用。

5.2.3.2物品摆放应符合附录DD.3的要求，具备条件的可采用激光测距仪定量定位与拉线辅助相结

合的方法，确保会议物品摆放统一、规范。

5.2.4检查确认

5.2.4.1会议服务人员在会前筹备工作全部结束后，应按照本文件要求，详细开展自查工作。

5.2.4.2自查完成后，应及时上报会议主办单位人员进行检查，按需调整，确保会议正常进行。

5.2.4.3会前检查过程中如发现存在影响会议正常进行的问题时，应立即向机关事务管理部门上报寻

求应急处理。

会中服务

5.3.1迎宾服务

5.3.1.1特殊、重要会议需要步行一段距离方能进入会场的，应配备引导人员。引导人员应位于贵宾

侧前方1.5m，步伐不宜过快或过慢，根据贵宾步伐及时调整自己的引导步伐。在引导过程中如遇贵宾

与他人交谈，应走在贵宾前方约2m的位置，实时回头确认贵宾是否跟上、有无其他需求。引领时，掌

心向上，五指并拢，以肘关节为轴，前臂自然上抬伸直，上体稍向前倾，面带微笑，目光直视前方，并

使用敬语“您请”。

5.3.1.2会议开始前，服务人员应侧身站立于会议室正门位置迎接参会人员，大型会议应提前50min，

中型会议和小型会议提前30min。

5.3.1.3当参会人员到来时，服务人员应面带微笑，语气温和亲切，按附录BB.3.1的要求行鞠躬礼，

主动问候“您好”并使用标准引导手势引导参会人员入场。

5.3.1.4服务人员应熟悉会议场所的空间布局，了解当日会议情况（地点、时间、名称、规模、主办

单位等），以便提供有针对性的引导服务。

5.3.1.5会议正式开始且再无人员进入，服务人员应及时关闭会议室门。会议期间参会人员进出会议

室时，应主动为宾客开、关门，关门时应注意不让门碰到或夹住宾客。

5.3.1.6服务人员应时刻保持较高的警惕意识和安全意识，对进出会议室的人员要注意观察或询问，

防止无关人员进入会议室，保证会议安全。

5.3.2茶水服务

5.3.2.1参会人员入场就座后，服务人员进入会场进行茶水服务。斟茶时，应站立在参会人员右后方，

探身用右手小指和无名指夹起杯盖，大拇指、食指、中指握住杯把，将茶杯端起，左手握住暖瓶，侧耳

略弯腰，将水倒入杯中，斟茶以7分满为宜。

5.3.2.2续茶期间，不应将暖瓶口正对参会人员，不应使茶具发出响声，确保茶水不外溅，续茶后盖

好杯盖，将杯把转向参会人员右侧45°放好，将杯盖留2mm出气口。

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5.3.2.3会议过程中应及时观察用水情况，每隔20min续水一次，续水应根据会议情况、天气因素、

参会人员需求等灵活调整。续水时以先上级后下级、先客后主的顺序依次服务。

5.3.2.4续茶服务结束后，服务人员应轻声退出会场，并关好会场大门，立于会场大门外随时待岗。

5.3.2.5续茶服务和上茶服务应按照附录E的要求进行操作。

5.3.3巡查服务

会议期间，服务人员应根据现场情况开展会场巡查工作，具体包括：

——巡视会场周围秩序，协助做好安全保卫工作；

——关注会场动态，满足参会人员参会需求；

——为临时离场人员提供开门或引导服务；

——为临时参会人员提供座椅、文件资料等会议用品；

——其他相关服务。

5.3.4休会会场整理

5.3.4.1休会后，服务人员应迅速进入会场，及时检查会场内是否存在安全隐患或设施设备故障。

5.3.4.2应及时将使用过的纸巾、消毒纸巾等撤下并更换新的，简单整理桌面茶杯、席签、垫碟、水

壶等物品，保持桌面整洁、整齐。

5.3.4.3清理桌面产生的杂物时，服务人员应佩戴一次性手套，使用杂物专用托盘及夹子对桌面清理。

5.3.4.4在会间整理过程中，服务人员可对桌面会议文件和相关资料做简单规整。不应翻阅、记录任

何桌面文件资料或会议笔记，不应随意挪动参会人员的私人物品。

5.3.4.5服务人员在完成会场整理后，应立即撤出会议室，在门外站立并做好迎宾服务工作。

会后服务

5.4.1送宾服务

5.4.1.1会议结束时，引导人员应及时打开会议室门，等候在会议室门口两侧，保持面部微笑，为参

会人员离开会场做好引导工作。

5.4.1.2会议服务人员应面带微笑、保持标准站立姿势，主动提醒参会人员带好随身物品。

5.4.2会场整理

5.4.2.1会议结束，所有参会人员离开会场后，服务人员应及时打开窗户通风，关闭电子屏、投影仪、

话筒等音视频设备。

5.4.2.2依次撤下会议使用过的茶杯、卫生清洁用品等，并将可重复利用的器具及用品分类收纳整齐

5.4.2.3仔细清洗茶杯，完毕后，用消毒干毛巾擦拭干净，放入消毒柜，进行消毒处理。

5.4.2.4应将桌面、座椅等部位擦拭干净，确保表面无灰尘、无水迹、无破损。擦拭完毕后按照标准

摆放要求，将桌面及座椅等设施摆放整齐。

5.4.2.5按照由内到外、由上到下的顺序擦拭墙面、窗台、门及门套。使用吸尘器或拖布对地面进行

保洁处理，确保地面无灰尘、无水迹、无杂物。

5.4.2.6关闭窗户，拉好窗帘并进行简单整理，确保窗帘平整；关闭剩余电器及设施设备，切断电源。

5.4.2.7退至门口，环视现场进行再次检查，确认无异常情况后锁闭房门。

5.4.3遗留物品处理

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DB64/T1955—2023

服务人员在会后检查会场时，发现有遗留参会人员物品或办会单位重要文件资料，应及时通知参会

人员或办会单位取回。不能及时取回的，应妥善保管，不应随意翻动，并按照附录F的要求详细记录，

一般物品保管期限为1个月，重要物品保管期限为半年。

多元化服务

5.5.1基本要求

会议服务提供机构可根据会议级别、类型、规模等情况，结合会场实际情况，提供具有人性化、个

性化的暖心、贴心服务。

5.5.2茶歇服务

5.5.2.1茶歇服务宜在外宾接待及重要会议会前和休会期间提供。

5.5.2.2服务人员应精神饱满，热情礼貌的迎候参会人员。当参会人员走近时，服务人员应主动微笑

问好，并以规范性手势引导参会人员就座。

5.5.2.3服务时，应密切注意，及时添加茶点，并根据参会人员要求及时提供服务，做到“三轻”：

说话轻、走路轻、操作轻。

5.5.2.4参会人员离开时，服务人员应善意提醒检查个人物品，防止与会物品遗漏，并指引参会人员

离开，使用敬语，微笑礼貌并道别。

5.5.2.5参会人员离开后，服务人员应及时清理客用茶具，整理现场卫生，并做好茶具的清洁和消毒

工作。

5.5.3其他服务

在充分考虑会议需要和参会人员需求的基础上，可提供以下服务：

——雨伞、雨衣雨具；

——免洗消毒液、医用口罩等防疫用品；

——医用应急包；

——针线包；

——火车票、机票、酒店预定服务；

——提供无障碍设施服务；

——车站、机场接送服务；

——其他暖心服务。

6管理要求

总体要求

6.1.1会议服务机构应具备良好的会议服务能力，能够提供与会议需求相适应的会议服务。具备对会

议场所整体管理的能力，管理内容应形成文件，建立制度化管理机制。

6.1.2机关会议服务应由本级机关事务管理部门负责统一组织实施及管理。本级机关事务管理部门也

可购买社会服务引入会议服务机构开展机关会议服务工作。

6.1.3在党政机关会议服务过程中，鼓励有条件的地区或单位采用信息化、数据化、智能化技术或手

段，以提升会议服务的效率和质量。

组织管理

6

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6.2.1基本要求

6.2.1.1会议服务机构应建立完善的会议服务管理制度，包括会议接待、语言行为、仪容仪表、服务

礼仪、设备调试及操作、档案管理、环境卫生、安全应急、会议保密、监督检查等。

6.2.1.2应建立与会议需求相匹配的服务岗位，根据表1配置相应专职服务人员，明确各岗位工作职

责和权限、具体工作内容、监督考核要求。《会议服务人员岗位设置及工作职责》（见附录A）。

表1会议服务人员配置表

会议人数会议服务人员人数

50以下人2人

50～100人不低于4人

100～300人不低于4人

300人以上不低于6人

6.2.1.3应针对各岗位建立服务流程和技术规程，针对突发应急事件建立应急处置流程等，确保会议

有序进行。

6.2.1.4会议服务机构应建立良好的会议沟通机制，确保会议组织开展过程中正常运行。

6.2.1.5应建立科学合理、符合实际的会议服务质量管理机制，对会议服务资源、服务过程、服务监

督、服务评价、服务改进等进行系统管理。

6.2.2购买服务接管及退出

6.2.2.1服务接管

机关事务管理部门购买社会服务应符合下列要求：

——购买服务行为应符合国家及自治区公共资源交易相关规定；

——被引入的会议服务机构应按照购买服务所涉及条款提供相关服务；

——机关事务管理部门应与会议服务机构签订服务合同，并明确规定双方权责、服务内容、质量

要求、质量评价方法、监督考核形式及指标等必要性条款。

6.2.2.2退出管理

会议服务合同解除或终止后，服务机构应按合同约定办理退出手续，开展以下工作：

——移交保管的会议室档案、会议服务记录档案；

——会同机关事务管理部门、新进会议服务机构共同查验会议公共区域位、设备设施、会议物资

等，形成会议交接查验档案；

——提供会议服务期间设施设备维修、巡检、保养等档案资料；

——移交会议服务期间所使用的办公用房、设施设备等；

——配合新进会议服务机构接管各类服务岗位，维护会议服务工作正常有序开展；

——按规定程序办理完交接手续后，终止所有会议服务活动，退出服务现场。

人员管理

6.3.1基本要求

配置会议服务人员应考虑以下方面：

——身心健康，形体适宜，无不良嗜好、无精神类疾病；

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DB64/T1955—2023

——具备较好的教育背景，有一定文化程度；

——应熟练使用普通话，熟悉礼貌用语，有较好的语言沟通及表达能力；

——个人背景审核合格，政治素质和政治面貌合格；

——熟悉会议服务流程和会议服务要求。

6.3.2礼仪要求

会议服务人员仪容仪表、语言行为、服务礼仪应符合附录B的要求。

6.3.3保密要求

服务人员应符合以下要求：

——应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》的

要求，严格遵守会议主办单位、承办单位的会议保密要求；

——应充分尊重参会人员的个人隐私，不应向任何机构和个人透漏参会人员的个人信息；

——应严格遵守会议保密要求，开会前不向任何机构和个人泄露会议信息。会议服务期间不记录

会议内容、不拍摄会场照片、视频、不传播会议信息。

6.3.4技能培训

6.3.4.1针对服务人员开展持续、系统的技能培训，并确保培训内容充实、形式多样。

6.3.4.2会议服务培训内容包括但不限于以下方面：

——思想政治教育；

——会议服务的理论知识及会务服务理念；

——仪容仪表、规范用语、行为礼仪；

——保密法、保密政策文件及相关管理制度；

——安全管理与安全检查；

——技术人员专业技能；

——服务人员服务流程及技巧；

——应对会议突发事件应急处理能力；

——卫生防疫知识培训；

——职业道德培训。

6.3.4.3会议服务培训组织形式包括但不限于以下方面：

——在定期组织的工作例会上开展自学培训；

——聘请专业培训机构开展培训；

——组织内部技术指导和实训；

——定期开展服务演练和技能比拼；

——组织外出观摩学习。

设施设备及用品

6.4.1音响系统

会前调试好音响扩音系统，对有问题的扩音设备及时更换；会后及时检查收整音响设备，存放环境

要干燥，防尘防潮，定期调试系统，对有问题或可能出现问题的设备根据需要及时维修、更换、更新。

6.4.2视频系统

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DB64/T1955—2023

会前调试好视频系统，调试完成后应尽量不随意变动，定期检查系统运行情况、固定情况，做好视

频设备的清洁保养工作，注意防尘、防潮，保证会议的顺利开展。对有问题或可能出现问题的设备根据

需要及时维修、更换、更新。

6.4.3灯光系统

配置符合要求的节能灯具进行照明并实行分区控制，色温、照度应满足摄影摄像要求。会前对灯

光系统调试，定期检查灯光系统是否正常运作，如出现故障，应进行修复或更换。

6.4.4其他配置

会议室配置的设施包括但不限于以下方面：

——配备有足够的电源插座、网络和视频接口等基本设施；

——在会议区域适当位置设置垃圾桶，并贴有分类标识；

——节约用电、禁止吸烟、禁止喧哗等文明标志；

——设置消防疏散图、消防安全标志等，标志应符合GB13495.1的规定；

——设置专门吸烟区、吸烟指示牌；

——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。

6.4.5会议用品

会议用品应严格遵循按需提供原则，可包括但不限于以下几种：

——会议桌椅，

——网络设备，

——音视频设备，

——纸和铅笔（以可回收材料为宜），

——杯具，

——纸巾、消毒湿纸巾（以可回收材料为宜），

——其他物品。

保密措施

6.5.1应建立会议保密制度，确定保密责任人，定期开展会议保密安全培训教育，明确保密纪律；重

要、涉密会议应遵守相关规定。

6.5.2服务人员在会议服务期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具。

6.5.3会议开始前，应清理会场无关人员，检查会议室、通信、办公、音视频等设备的保密性能。

6.5.4会议期间，巡视检查有无违反保密纪律的行为和泄密隐患。

6.5.5会议结束后，对会场进行检查，防止遗留涉密文件和物品。

6.5.6涉密会议应要求所有参会人员入场前存放手机，或在会议开始时开启会场内的手机屏蔽设备。

6.5.7应与服务人员签订保密协议。

厉行节约

6.6.1基本要求

会议室能耗设备应符合DB64/T1899中能耗限定值及能效等级要求，鼓励和倡导节约能源、降低消

耗，制止浪费等行为。

6.6.2节约用电

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DB64/T1955—2023

6.6.2.1会议室空闲期间及会议结束时，应及时关闭用电设备电源，减少待机电耗。

6.6.2.2会议室开展日常卫生工作时，可使用自然光灯光或采用节能模式，采用分区域开灯保洁等方

式进行。

6.6.2.3会议结束后，应及时关闭电子屏、空调、投影设备等大功耗电器，减少不必要的浪费。

6.6.3节约用水

6.6.3.1在茶水间、卫生间等用水处统一粘贴“节约用水”标志。

6.6.3.2加强供水管路巡查，及时发现及时维修，避免供水设施出现跑冒滴漏现象。

6.6.3.3可使用节水装置，提高节约用水效能。

6.6.4物品循环利用

提供会议用品时，应本着节约资源、循环利用原则，宜使用可回收、可降解的用品。

7环境卫生要求

会议场所

应对会场进行清洁消毒，环境卫生要求应符合表2的要求。

表2会场环境卫生要求

序号项目内容具体要求