YC/T 504-2014 卷烟零售终端订货业务规范

ICS65.160

X85

备案号:—

465892014

中华人民共和国烟草行业标准

/—

YCT5042014

卷烟零售终端订货业务规范

Secificationfororderbusinessatciaretteretailterminal

pg

ㅤㅤㅤㅤ

2014-07-23发布2014-08-15实施

国家烟草专卖局发布

/—

YCT5042014

目次

前言…………………………Ⅲ

1范围………………………1

2规范性引用文件…………………………1

3术语和定义………………1

4总则………………………2

5业务流程…………………2

5.1总流程………………2

5.2电话订货流程………………………2

5.3网上订货流程………………………5

5.4批零网上配货流程…………………6

6管理要求…………………7

6.1通则…………………7

6.2电话订货……………7

6.3网上订货……………7

6.4批零网上配货………………………8

ㅤㅤㅤㅤ

6.5其他订货方式………………………8

参考文献………………………9

Ⅰ

/—

YCT5042014

卷烟零售终端订货业务规范

1范围

本标准规定了卷烟零售终端订货业务的流程和管理要求。

本标准适用于卷烟商业企业零售终端订货业务。

2规范性引用文件

。,

下列文件对于本文件的应用是必不可少的凡是注日期的引用文件仅注日期的版本适用于本文

。,()。

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改单适用于本文件

/()

GBT18771所有部分烟草术语

/—卷烟销售网络业务规范

YCT2062011

/烟草行业信息系统安全等级保护与信息安全事件的定级准则

YCT389

3术语和定义

/、/—。,

GBT18771YCT2062011界定的以及下列术语和定义适用于本文件为了便于使用以下重

/—ㅤㅤㅤㅤ

复列出了YCT2062011中的一些术语和定义。

3.1

卷烟零售终端ciaretteretailterminal

g

,,

卷烟营销网络的最末端是卷烟到达消费者的最终端口是卷烟和消费者面对面展示和交易的

环节。

[/—,]

YCT2062011定义3.4

3.2

()()

卷烟零售客户ciaretteretailer

g

,。

具有卷烟零售许可证从事卷烟零售的经营主体

3.3

电话订货telehoneorder

p

,、,

商业企业电话订货员通过电话与客户沟通完成订单的采集录入和确认并记录客户需求信息和

客户意见的过程。

3.4

网上订货onlineorder

、、,,

卷烟零售客户通过电脑电视智能手机等终端设备登陆卷烟零售终端订货系统查看相关信息完

,。、。

成品牌选择和需求录入形成网上订单的过程网上订货包括计算机订货电视订货和智能终端订货

3.5

批零网上配货()

vendormanaedinventorwholesalertoretailer

gy

,

商业企业利用终端信息化设备及时掌握零售终端库存与动销信息以供应商管理库存的方式实现

、。

对零售客户自动配货发货的过程

1

/—

YCT5042014

3.6

卷烟零售终端订货系统ciaretteretailterminalbusinessorderssstem

gy

,、

商业企业建设的支撑零售客户卷烟订购相关服务的信息系统系统支持网上订货电话订货和批零

网上配货等多渠道订货方式。

4总则

卷烟零售终端订货业务的原则如下:

)应符合烟草专卖法和相关法律法规的规定;

a

)应满足零售客户自主订货的要求;

b

)、、;

c应满足零售客户及时方便快捷的订货要求

)应规范订货业务和操作流程;

d

),/。

e应建立零售客户订货信息保密管理制度卷烟零售终端订货系统应符合YCT389的规定

5业务流程

5.1总流程

5.1.1总流程图

总流程如图所示。

1

5.1.2总流程说明

ㅤㅤㅤㅤ

、、。:

零售终端订货业务流程包括准备订货实施订货生成订单三个环节具体说明如下

):、,

a准备订货商业企业应采集并分析零售客户需求信息市场监控信息和货源信息制定和维护

,。,;

货源供应策略并告知零售客户零售客户应按货源供应策略制定订货计划并准备货款

):,,

b实施订货零售客户自主选择订货方式在订货周期内提报需求和订单可在生成有效订单前

对订单进行修改;

):、,。

c生成订单商业企业在订货周期内审核确认零售客户的订单生成有效订单

5.2电话订货流程

5.2.1电话订货流程图

电话订货流程图如图所示。

2

2

/—

YCT5042014

ㅤㅤㅤㅤ

图1总流程图

3

/—

YCT5042014

ㅤㅤㅤㅤ

图2电话订货流程图

5.2.2电话订货流程说明

/—,:

电话订货除了应符合中的规定以外还应符合以下要求

YCT20620116.3.6.2.2

):(),,

a核实零售客户信息电话订货员拨打接听零售客户电话自报工号使用标准用语问候零售

,。,、;

客户并核对零售客户信息其中呼入订货由订货系统核实零售客户身份订货周期等信息

):(),()

b提报需求零售客户提报品牌规格需求电话订货员同时接受零售客户对卷烟品牌规格

的咨询或建议;

):,(

c系统审核电话订货员告知零售客户订货系统自动核定的可订购量向零售客户推介品牌规

),,()、;

格询问其需求是否提报完毕并核对零售客户订购卷烟品牌规格及数量订购总量和金额

):,,;

d保存订单电话订货员保存订单用标准用语致谢结束通话

4

/—

YCT5042014

):,。

e确认订单商业企业确认零售客户订单生成有效订单

5.3网上订货流程

5.3.1网上订货流程图

网上订货流程图如图所示。

3

ㅤㅤㅤㅤ

图3网上订货流程图

5.3.2网上订货流程说明

/—,:

网上订货除了应符合中的规定以外还应符合以下要求

YCT20620116.3.6.3.2

5

/—

YCT5042014

):,、、、,。

a登录系统零售客户使用终端设备如电脑电视智能手机TPOS机等进入订货系统

):,()、、。

b查询信息零售客户在订货系统中查询卷烟品牌规格可供货源宣传促销信息

):,

c订货周期判断零售客户点击卷烟订购模块订货系统自动判断零售客户是否在本次订货周期

;,;,

内若在周期内零售客户继续订货操作若不在周期内零售客户可退出订货系统或继续查询

相关信息。

):,

d系统审核订货系统根据商业企业货源投放策略自动审核零售客户单规格订货量和订货总

,,;,,

量若订货量符合货源投放策略零售客户继续订货操作若不符合订货系统提示原因零售

客户可修改订单。

):()、,。,

e提交订单零售客户完成卷烟品牌规格数量录入保存并提交订单在订货周期结束前零

售客户可对订单进行修改。

):。

f确认订单商业企业审核确认零售客户订单

5.4批零网上配货流程

5.4.1批零网上配货流程图

批零网上配货流程图如图所示。

4

ㅤㅤㅤㅤ

图批零网上配货流程图

4

6

/—

YCT5042014

5.4.2批零网上配货流程说明

):、、;

a上传终端数据零售客户通过扫码上传进销存等终端数据

):、、,

b是否满足配货条件订货系统依据零售客户进销存数据按设置的参数规则判断是否满足

,,;

配货条件若不满足订货系统将停止配货

):,

c生成建议订单对满足网上配货条件的零售客户订货系统自动生成建议订单并传递给零售

客户;

):,();

d查看建议订单零售客户登录订货系统查询建议订单中的品牌规格及数量信息

):,;

e修改建议订单零售客户对建议订单有异议可依据实际需求调整

):;

f提交订单零售客户对订单确认无异议后提交

):。

确认订单商业企业审核确认零售客户网上配货订单

g

6管理要求

6.1通则

,。

6.1.1商业企业应维护订货系统补充完善新办证或需变更的零售客户订货基础信息

、、,,

6.1.2商业企业依据市场需求可供货源客户分类等信息制定货源供应策略在系统中维护并告知

、、、。

零售客户货源投放促销活动价格变动新品推广等信息

,。

6.1.3商业企业应对零售客户进行订货业务的宣传和培训不应强行或变相强行推广某种订货方式

、。

6.1.4商业企业不应强制零售客户办理资费套餐购买订货设备

,,

6.1.5商业企业应指导零售客户订购卷烟提醒订货及货款信息不应人为干预或利用订货系统限制

ㅤㅤㅤㅤ

,、。

零售客户提报需求不应对零售客户提出销量结构的任务要求

,(

6.1.6商业企业不应擅自修改零售客户订单或直接代订不应强行要求零售客户订购指定品牌规

格)。

()()、

6.1.7商业企业不应将单品牌规格或少数品牌规格的订货量与零售客户的分类定级供货总量和

,()。

紧俏货源订货量挂钩不应利用紧俏卷烟与指定品牌规格进行搭配或变相搭配销售

,,

6.1.8商业企业应确保零售客户的信息安全提醒零售客户妥善保管订货系统的账号及密码不得泄

露其订货信息。

、,、。

6.1.9商业企业应查询分析订单调查记录零售客户不订货或订货异常的原因

,、、、

10商业企业应制定卷烟订货业务应急预案妥善处理终端订货异常或设备损坏遗失欠费信号

6.1.

中断等突发状况。

6.2电话订货

/—、,:

电话订货应符合中及的规定还应符合以下要求

YCT20620117.6.17.6.27.6.3

),,;

a在电话订货前电话订货员应做好准备工作发现异常立即上报

),()、,

b订单保存前电话订货员应向零售客户逐一复述所订购的品牌规格数量和金额并提醒零

售客户及时存款;

),、,。

c在订货过程中电话订货员应接受零售客户的咨询建议并反馈信息

6.3网上订货

/—,:

网上订货除了应符合中及的规定以外还应符合以下要求

YCT20620117.6.47.6.5

)、;

a实施网上订货应选择具备网上订货软硬件和通信网络环境的零售客户

),、。

b商业企业应利用订货系统收集零售客户的建议咨询和投诉

7

/—

YCT5042014

6.4批零网上配货

6.4.1实施网上配货的零售客户应符合下列条件:

)经营长期规范;

a

)承担信息设备购置和维护费用;

b

)、。

c具备开展网上配货的软硬件设备

,。

6.4.2商业企业应与实施网上配货的零售客户协商配货事宜规定双方网上配货的权利和义务

、、,、,

6.4.3商业企业应依据零售终端进销存数据信息在订货系统中设置维护配货规则包括配货周

、、、。

期时间预警库存周转量等

、。

6.4.4商业企业应指导培训零售客户扫码销售并传送卷烟经营数据

,。

6.4.5订货系统自动生成的批零网上配货建议订单应经零售客户确认

6.5其他订货方式

6.5.1人工采集订单

,、、,

6.5.1.1地处偏远地区不能通过电话移动通信网络等方式订货的零售客户可向商业企业提出人工

,、。

采集订单的申请由商业企业审批备案

,,

6.5.1.2对符合人工采集订单条件的零售客户商业企业客户经理应上门采集订单手工记录零售客户

需要(),,。

的品牌规格及需求数量经零售客户签字确认后及时将订单提报订单中心录入系统

、,。

6.5.1.3商业企业应对人工采集订单进行监督核实不得出现虚拟订单或强制订货等情形

6.5.2手机短信订货

ㅤㅤㅤㅤ

6.5.2.1手机短信订货针对使用非智能手机进行订货的零售客户。

,(),

6.5.2.2手机短信订货由订货系统向零售客户发短信提示订购品牌规格及货源信息由零售客户通

过短信回复确认订货。

8

/—

YCT5042014

参考文献

[](〔〕)

1国家烟草专卖局关于进一步规范卷烟订单采集和货源供应工作的意见国烟办200820号

[](〔〕)

2按客户订单组织货源业务规范中烟销交200829号

[](〔〕)

3关于进一步规范卷烟零售客户分类工作的通知中烟销网200852号

[](〔〕)

4电视订货业务规范中烟销网201257号

[](〔〕)

5国家烟草专卖局关于进一步规范卷烟货源供应的意见国烟办2013293号

ㅤㅤㅤㅤ