DB3212/T 1120-2022 党政机关会议服务规范

ICS01.020

CCSA22

DB3212

泰州市地方标准

DB3212/T1120—2022

党政机关会议服务规范

Specificationsforconferenceservicesofpartyandgovernmentoffices

2022-12-30发布2023-01-01实施

泰州市市场监督管理局发布

I

DB3212/T1120—2022

目次

前言.................................................................................III

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件.......................................................................1

3术语和定义...........................................................................1

4总体要求.............................................................................1

5基本要求.............................................................................1

5.1机构.............................................................................1

5.2人员.............................................................................2

6会议场所.............................................................................2

6.1设施设备.........................................................................2

6.2辅助系统.........................................................................2

6.3服务用品.........................................................................2

7会议服务.............................................................................2

7.1会前准备.........................................................................2

7.2会中服务.........................................................................3

8安全管理.............................................................................5

9应急管理.............................................................................5

9.1应急预案制定.....................................................................5

9.2会议应急预案.....................................................................5

9.3消防疏散应急预案.................................................................5

9.4非参会人员闯入会议现场应急预案...................................................6

9.5设备保障应急预案.................................................................6

9.6流行性疾病防控处置...............................................................6

10档案管理............................................................................6

11服务评价与改进......................................................................6

11.1投诉管理........................................................................6

11.2服务评价........................................................................6

11.3服务改进........................................................................6

附录A（规范性）会议服务人员行为规范...............................................7

附录B（资料性）会议联系单.........................................................8

附录C（规范性）会场清洁卫生要求...................................................9

附录D（规范性）会场座次安排......................................................10

附录E（规范性）会场布置..........................................................15

附录F（规范性）设施设备布置与调试要求............................................18

附录G（资料性）斟茶服务..........................................................19

附录H（资料性）毛巾更换服务规范..................................................20

I

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附录I（资料性）遗留物品登记表...................................................21

附录J（资料性）流行性疾病防控期间服务............................................22

附录K（资料性）会议服务满意度调查表..............................................23

II

DB3212/T1120—2022

前言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由泰州市机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：泰州市市级机关后勤管理中心、靖江市机关事务服务中心、姜堰区机关事务服务

中心。

本文件主要起草人：陶德喜、潘智民、许晓峰、蒋庭甫、王喆、王青松、陈吉、陈爱琴、宣峥峰、

叶亮、冯爽。

III

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党政机关会议服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会议服务的总体要求、基本要求、会议场所、会议服务、安全管理、应急管

理、档案管理、服务评价与改进等内容。

本文件适用于党政机关会议服务工作，其他会议服务可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文

件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适

用于本文件。

GB2893安全色

GB2894安全标志及其使用导则

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB25201建筑消防设施的维护管理

SB/T10851会议中心运营服务规范

DB3212/T1122机关单位视频会议运维管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

党政机关会议meetingsofpartyandgovernmentorgans

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、

工商联、人民团体和事业单位主办的会议。

3.2

会议服务conferenceservices

在服务范围内，利用场地、设施、人员配备等资源，提供保证会议顺利有序开展的贯穿会前、会中、

会后的配套服务。

4总体要求

4.1应遵循专业、高效、节约的原则。

4.2应推进会议服务的信息化和智能化，提高会议服务质量及效率。

4.3会议时间、场地、设施等要求满足的情况下，应就近、从简安排会议室及会议服务。

5基本要求

5.1机构

5.1.1资质、场所、运营管理等应符合SB/T10851的相关要求。

5.1.2应该建立规章制度并形成管理文件，包括场地管理、人员配备、岗位职责、工作规程等。

5.1.3应配备会议负责人，负责工作对接、会议监管和设备管理等。

1

DB3212/T1120—2022

5.1.4应根据会议服务岗位的需要配置相应的专职人员，须年满18周岁，身心健康、形象良好，有一

定的沟通应变能力，拥护中国共产党的领导，遵纪守法，具备相应的业务知识和技能。设备操作人员应

具备相应的专业技术从业资质，并熟练运用。

5.1.5应对会议服务人员定期开展评价考核，持续改进服务质量，考核内容包括但不限于：服务品质、

工作创新、服务形象、工作纪律、学习能力等。

5.2人员

5.2.1会议服务人员上岗前需接受系统培训，培训内容应包括但不限于以下方面：

——服务理念和组织文化；

——会议服务和管理的理论知识及实操训练；

——会议服务的保密管理制度；

——会议服务人员的行为礼仪；

——常见会议突发事件的应对；

——会议室及相关设施设备情况。

5.2.2会议服务人员着装规范、标识鲜明，熟悉会议礼仪，行为规范应符合附录A的规定。

6会议场所

6.1设施设备

6.1.1根据会议主办方的需求，配置与会议规模、规格等相适的会议室。

6.1.2配置应包括与会议规模和形式相适宜的设施，包括但不限于：

——满足会议使用要求的桌椅、音视频设备、网络设备等；

——配置符合要求的节能灯具进行照明并实行分区控制，色温、照度应满足摄影摄像要求；

——符合国家能效限定值及能效等级的温控系统；

——满足会议使用要求的插座、网络接口、视频接口、音频接口等；

6.2辅助系统

6.2.1会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：

——布局合理、设施完善的停车场，并分设机动车与人员出入通道；

——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施，并配有醒目的安全标志，标志应

符合GB2893、GB2894和GB13495.1的规定；

——公共信息导向系统（如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示

意图、电子屏等）；

——在会议区域适当位置设置贴有分类标志的垃圾箱；

——在会议相关区域醒目位置处设置禁烟标志。

6.2.2在会议场所所有出入口、主要通道等位置应安装监控系统，宜设置提示标志，并实行24小时监

控管理，监控录像资料建议保存期不少于90天。

6.3服务用品

按需提供服务用品，包括但不限于：记录用纸张、铅笔、签字笔、茶具、毛巾或纸巾、消毒洗手液

等。

7会议服务

7.1会前准备

7.1.1预订确认

7.1.1.1提供多种会议预订渠道，如电话预订、网络预订和现场预订等。

2

DB3212/T1120—2022

7.1.1.2接到订会通知后，服务人员应与主办方确认会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、候

会室人数、参会人数等需求，填写会议联系单并签字确认。会议联系单见附录B。

7.1.1.3签字确认后，主办方应明确会议负责人，全程跟进会议服务工作，持续至会议结束。

7.1.2方案制定

7.1.2.1制定会议服务保障工作方案，明确各相关部门及岗位工作职责、服务人员数量、时间安排等

事项，做到分工明确、职责清晰、落实到人。

7.1.2.2会议场所使用方案包括但不限于以下基本内容:

——会议名称；

——会议日期、时间和人数规模；

——会议场地使用安排及台型、座位图设计；

——参会领导名单；

——会务用品及硬件设施配备；

——会议记录、拍摄、录音等要求；

——会议保障措施（交通和停车方案、突发事件应对措施、会议秩序及安全等）；

——会议主办方及承办方名称、联系方式；

——其他个性化需求。

7.1.3协调沟通

7.1.3.1做好沟通协调工作，对会议服务任务进行分解，明确任务要求及完成时限。必要时，可召开

会议服务保障协调会。协调事项包括但不限于：车辆停放、环境卫生、秩序维护。

7.1.3.2如有需变更的，应及时作妥善处理。

7.1.4会场布置

7.1.4.1布置会场前应对会场区域进行清洁，清洁卫生要求应符合附录C的规定。

7.1.4.2应根据会议需求布置会场，其中参会人员超过200人的宜提前半天～1天布置完毕；参会人

员100～200人会议宜提前1小时～2小时布置完毕，其余会议宜提前0.5小时布置完毕。

7.1.4.3可为会议配备休息室和会客室，并做好相应准备工作。

7.1.4.4服务人员应按照会议要求对会场布局、会场座次、桌椅、桌布、物品、会标、席签等进行布

置。座次安排和会场布置应符合附录D及附录E的规定。

7.1.4.5会见时，会见厅可用沙发或扶手椅布置成半圆形或长方形等形式，（有时由于场地限制，也

可采用围桌方式进行会见）。会见席位安排规则：主人和主宾位居中，主左客右。客方人员按礼宾顺序

在主宾所在的右侧就座。主方陪见人员，在主人所在的左侧就座。译员和记录员一般在主人和主宾的身

后。放置席位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。

7.1.4.6技术人员应对会议使用的线路、话筒、音响、视频等设备应按照附录F.1的规定进行布置。

布置完成后应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、备份设备等应按照附录F.2的规定进行

调试。

7.1.4.7举办视频会议时，应按DB3212/T1122执行。

7.1.5检查验收

7.1.5.1建立会场检查验收工作制度，对会场清洁卫生、会场布置、设施设备布置和调试情况、人员

上岗情况等进行检查验收。

7.1.5.2检查验收过程中发现的问题应及时提出，填写会议检査记录，并反馈给相关责任部门立即整

改。

7.1.5.3流行性疾病防控期间，应按照防控部门的要求做好流行性疾病防控及检查工作。

7.2会中服务

7.2.1引领服务

3

DB3212/T1120—2022

7.2.1.1服务人员应在会议开始前30分钟在会场门口迎候，指引参会人员做好签到后引