DB36/T 959-2017 林木良种基地专业档案管理规范

ICS65.020.99

B01

DB36

江西省地方标准

DB36/T959—2017

林木良种基地专业档案管理规范

standardizationofestablishmentandmanagementofprofessionalarchivesforforest

thoroughbredbase

2017-10-23发布2018-01-01实施

江西省质量技术监督局发布

DB36/T959—2017

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4档案建立...........................................................................2

5档案管理...........................................................................3

6档案员培训.........................................................................3

附录A（资料性附录）建档内容.........................................................4

I

DB36/T959—2017

前言

本标准编写规则符合GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》的规定。

本标准由江西省林业厅提出并归口。

本标准起草单位：江西环境工程职业学院、江西省林木种苗和林场管理局、赣州市林木种苗站、信

封县林木良种场。

本标准主要起草人：欧斌、宋墩福、朱江华、陈叶、李畅、翟学昌、艾卿、陈建华、胡晓健、卢清

华、刘金生。

II

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林木良种基地专业档案管理规范

1范围

本标准规定了良种基地的档案建立、档案管理和档案培训。

本标准适用于林木良种基地的专业档案建立和管理。其他良种基地可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB2772林木种子质量检验规程

GB/T14071林木良种审定规范

GB/T16619林木采种技术

GB/T16621母树林营建技术

LY/T1340主要针叶造林树种优树子代遗传测定技术

LY/Y1345主要针叶造林树种种子园营建技术

3术语和定义

以下术语和定义适用于本文件。

3.1

林木良种

经过审定或认定的优良种源、优良家系、优良无性系以及种子园、母树林生产的种子或采穗圃生产

的穗条等。

3.2

林木良种基地

按照国家营建种子园、母树林、采穗圃等有关规定的要求而建立的，专门从事林木良种生产的场所。

3.3

重点林木良种基地

具备较好的自然和生产条件，建设与管理规范，收集的育种资源丰富、保存完好，拥有掌握基本林

木品种选育技术的科技队伍，在林木良种生产中起到骨干示范作用，经国家林业局或省林业厅严格筛选

和科学评定后确定的林木良种基地。

3.4

1

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专业档案

反映专门领域活动的档案。本文件中特指与林木良种基地生产和管理相关的历史、生产、管理、科

学研究等方面的文献、调查原始数据、图表及资金使用等资料的档案。

3.5

档案员

从事林木良种基地专业档案的入库、分类、整理及查阅、保密和保管等相关工作的专业技术人员，

要求是林业专业技术人员或对林木良种基地工作熟悉和具有相关工作经验的人员。

3.6

建档模式

据本标准要求建立的林木良种基地专业档案具体内容的档案集合样式。

4档案建立

4.1建档原则

4.1.1简便实用

原始记录、图表及汇总材料等文件装订成册，分类归档，并建立电子档案。

4.1.2及时准确

原始记录材料、汇总材料及有关资料原件或其复印件及时归档，确保归档资料完整全面，准确无

误。

4.1.3分类归档建档

对良种基地专业建设档案按照本标准的模式分类建档、分类管理。

4.2建档对象

良种基地的立项、生产、调查、科研、经营情况、基建设备及其直接相关的资金使用（区别于财务

会计档案）等文件材料。

4.3建档方法

将整个良种基地专业档案材料分类归档建档。对于归档中的格式化文件，按一定规格的图表逐年填

写，做到结构合理、简单明了、内容全面。同类非规格化文件数量多的，可在该同类归档材料扉页前加

一检索明细表。档案袋或档案盒面上，填写建档单位、分类编号、类别名称、建档日期、档案员姓名等。

4.4建档内容

参见附录A。

5档案管理

2

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林木良种基地单位应建立档案管理制度，定岗、定人、设立专用档案室，完善硬件、软件设备，完

善档案建立、借阅、检查、保密、保管等制度。

5.1及时归档

良种基地单位应指定专职或兼职档案员及时对各类归档文件进行收集归档，完善档案资料。需逐年

填写的数据资料由档案员负责及时填写。归档的文件必须准确无误，不得弄虚作假。有关人员必须将自

己所负责的良种基地的档案资料主动及时交与档案员保管。

5.2纸质与电子档案同步建立

良种基地建设档案材料除一手纸质资料外，需建立备份制度，并建立电子档案进行备份保存。经常

使用的资料可采用复印件、扫描件、照片或电子档案形式替代使用。

5.3档案填写

原始资料记录或材料图表的整理，尽量参考使用相关标准和文件中的规范格式或表格，使用碳素墨

水书写，要求字迹清晰，工整规范。

5.4借阅制度

档案材料不得随意公开，确因工作需要查阅档案资料的，必须经良种基地单位分管行政领导及相关

技术人员同意方可借阅。建立完善的借阅登记制度。

5.5检查制度

每年年底由档