DB12/T 544-2014 南水北调工程项目档案归档整理规范

ICS93.160

P55

DB12

天津市地方标准

DB12/T544—2014

南水北调工程项目档案归档整理规范

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Diversion

2014-11-18发布2014-12-18实施

天津市市场和质量监督管理委员会发布

DB12/T544—2014

前言

本标准按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

本标准由天津市南水北调办公室提出。

本标准由天津市南水北调工程建设委员会办公室归口。

本标准起草单位：天津市南水北调工程质量与安全监督站。

本标准编制委员会主任：朱芳清副主任：张文波刘长平委员：马树军赵考生

本标准主要起草人：杨钊（主编）曹野明张振军张波杨洁姚博秘兆兰张卿王学博

本标准于2014年11月首次发布。

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南水北调工程项目档案归档整理规范

1范围

本标准规定了南水北调工程项目档案归档整理的总则、文件材料的收集、文件材料的整理、竣工图

编制与整理、文件材料的归档及档案著录。

本标准适用于天津市南水北调工程建设项目文件材料的收集、整理、归档及档案著录与移交工作，

其他水利工程可参照执行。

2总则

2.1项目法人/项目建设管理单位（以下称项目法人）应收集和整理工程建设前期、竣工验收阶段形成

的文件材料，并进行立卷归档，负责收集和汇总勘察、设计、监理、施工等单位移交的工程档案，并按

规定进行检查验收。

2.2勘察设计单位应负责勘察设计文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交相

应的设计文件材料。

2.3监理单位应负责监理文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交工程档案，

并督促、检查施工文件材料的整理工作，对施工文件材料签署审核意见。

2.4施工单位应负责本单位施工文件材料的形成、收集、整理、归档工作。按合同约定期限向项目法

人移交文件材料，并会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交监理单位审核。

2.5工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向项目法

人移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件材料整理、立卷后及时移交总承包单位。

2.6勘察设计、监理和施工等单位的工程技术人员和管理人员是档案归档工作的直接责任人，如工作

变动应先交情原岗位应归档的资料。

2.7对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件

材料均应归档。

2.8项目法人在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同、协议时，应对工程文件材料

的收集、整理质量、套数、移交时间等提出明确要求和违约责任。

2.9建设项目档案的收集范围和保管期限应符合资料性附录C的要求。

2.10竣工验收前，项目法人应按照有关文件材料要求完成档案专项验收工作。未经档案验收或档案验

收不合格的工程，不得进行或通过竣工验收。

2.11工程竣工验收合格之日起三个月内，项目法人应向运行管理等单位移交工程档案。移交工程档案

应办理档案移交手续。天津市南水北调工程档案如列入城建档案管档案接收范围，项目法人应当在工程

竣工后三个月内，向城市建设档案馆报送一套符合规定的工程档案。

3文件材料的收集

3.1纸质文件材料收集

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3.1.1归档的工程文件材料应为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件图文清晰，必须

与原件内容及形式保持一致并注明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

3.1.2文件材料的内容应真实、准确、系统，与工程实际相符。

3.1.3文件材料的内容及其描述应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规

范、标准和规程。

3.1.4文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。

3.1.5文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字（章）手续完备。不得使用未

经国家颁布实施的简化字。禁止使用涂改工具。

3.1.6文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。

3.1.7文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件材料应进行

托裱，不得使用胶带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图应清晰，不得使用计

算机出图的复印件。

3.2声像材料收集

3.2.1建设项目声像材料是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工、验收全过程形成的照片、录

像等形式现场采集的有保存价值的声像素材，是纸质载体档案的必要补充。声像材料收集内容如下：

1)工程施工前原地貌的声像材料。

2)工程在立项、科研、土地征用、勘测设计、招投标等过程中形成的主要声像材料。

3)工程建设过程中重大活动形成的声像材料（如开工典礼、领导视察、重要工作会议、竣工

典礼、验收等）。

4)工程施工过程中形成的反映关键部位及重要隐蔽工程、基础处理、重点工作、重大事件、

质量事故、质量缺陷、新技术应用的声像材料。

5)反映竣工后工程现状的声像材料。

6)反映工程获奖评优的有关声像材料。

7)有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。

8)项目法人自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片等。

3.2.2参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、录音、录像等声像资料的收集工作。拍摄、复制、

编辑的照片和录像带内容应真实，并能客观反映工程状况。

3.2.3工程照片应是原版、原件。

3.2.4照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现

象。

3.2.5照片规格为6英寸光面彩色照片。照片的数量视工程项目而定，选出具有代表性的照片，一般

不少于30张。

3.2.6数码照片应当使用不低于600万像素的数码相机拍摄，图像格式为JEPG格式，未加修饰剪裁。

3.2.7录像应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。

3.2.8录像材料应当主题明确，图像稳定、画面清晰、声音清楚、色彩真实。

3.2.9录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明。专题录像片应当结构完整，片

长一般为10分钟以上，采用语言解说和文字解释相结合的方式，语言解说应语言简练、语音清晰，使

用普通话。

3.2.10录音材料应当内容完整，声音清楚，材质完好。每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明

内容、时间、地点、录音者。

3.3电子文件材料收集

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3.3.1记录了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件材料及其电子版本的

定稿均应保留。

3.3.2收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件材料的电子版本。

3.3.3对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存储格式、文字处理工具

等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件材料以XML、RTF、TXT为通用格式。

3.3.4对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料，收集时应将其转换成

通用格式，如无转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件材料以JPEG、TIFF为通用格式。

3.3.5对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应注明其软硬件环境和相

关数据。

3.3.6对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文件材料，应同时收集其

非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件材料以MPEG、AVI为通用格式。

3.3.7对用音频设备获得的声音文件材料，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

音频电子文件材料以WAV、MP3为通用格式。

3.3.8对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说

明资料等。专用软件产生的电子文件材料原则上应转换成通用型电子文件材料，如不能转换，收集时则

应连同专用软件一并收集。

3.3.9具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料，扫描型电子文件材料应符合下

列要求：

1)扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前期审批

文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、许可

证、验收鉴定书等。

2)工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩

色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。

3)工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。

4)扫描分辨率应大于或等于300dpi。

4文件材料的整理

4.1纸质文件材料整理

4.1.1文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文件材料的整理应

符合下列要求：

1)案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。

2)凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件材料，应附

一份复印件。

3)案卷内的文件材料保管期限应一致。如保管期限不一致，在确定保管期限时，要以案卷中

保管期限最长的那份文件材料确定本卷保管期限。

4)案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm（约180页左右），图纸一般不超过40mm。

4.1.2组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保

管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组

卷。组卷可采用如下方法：

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1)项目前期及建设管理文件材料按照所反映的不同问题组卷，同一问题案卷内容较多可按时

间组成数卷，对于成册的报告一般都单独成册，如果较薄，可与请示合并组卷，如果较厚，

可另行组卷。

2)监理文件材料按问题、文种组卷，同一问题、文种案卷内容较多可按施工标段、时间组成

数卷，不同问题案卷内容较少可按结构组成一卷。

3)施工文件材料按标段，按文件材料类型、结构组卷，同一文件材料类型内容较多的可按结

构、专业、时间组成数卷，不同文件材料类型内容较少的可按结构、专业组成一卷。

4)设备文件材料单独组卷，案卷内容较多的按文件材料的不同性质组卷。

5)竣工图按专业、图号组卷。

6)科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申

报、推广应用等不同时间阶段组卷。

7)某一专项验收的申请报告、通知、工作报告和验收意见成套组为一卷。

8)分部、单位、合同完工、设计单元工程验收各阶段形成的文件材料一般单独组卷，如果

案卷内容较多，可按各验收阶段的程序组成数卷。

9)建设项目后评价、改扩建或重建所形成的文件材料应单独组卷。

4.1.3案卷和卷内文件材料的排列应符合下列要求：

1)文件材料宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件材料排列。卷内文件材料一般应文字

材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。

2)卷内管理性文件材料按问题结合时间或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件

在前，附件在后；批复在前，请示在后；复印件在前，原件在后，与原件一并计算页码（指

原件内容有不符合归档要求的地方）。

3)项目前期及建设管理文件材料一般按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

4)监理文件材料按问题、文种结合施工标段、时间排列。

5)施工文件材料按标段，按合同工程、单位工程、分部工程等结合文件材料类型、时间排列；

文件材料类型按管理、依据、检测试验记录、评定、验收排列；特殊专业的案卷宜相对集

中排列，如土建、金属结构、机电设备、安全监测、水土保持、通讯管道和光缆敷设等。

6)设备文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

7)竣工图按专业、图号排列。

8)科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权

申报、推广应用等时间阶段排列。

9)专项验收案卷按验收批复、申请，各种报告、验收意见顺序排列。

10)阶段验收文件材料按验收批复、申请，施工、设计、监理、建设管理工作报告、验收鉴定

书顺序排列。

4.1.4编制卷内文件材料页号应符合下列规定：

1)卷内文件材料均按有书写内容的页面逐页（张）编号。每卷单独编号，页号采用阿拉伯数

字从“1”开始。

2)页号编写位置：编在每页（张）文件材料正面的右下角，背面的左下角；图纸（折叠后）

的页号编写在右下角；成套图样或印刷成册的文件材料，如果页号连续完整，可不重新编

写页号；统一使用打号机或碳素墨水笔编写。各卷之间不连续编写页号。

3)案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。

4.1.5卷内目录的编制应符合下列规定：

1)卷内目录格式尺寸不得进行改变（卷内目录式样见附录B.1）。每行只能填写一份材料的

相关信息。行距、列距尺寸不能调整，填写内容如较多，可适当改变字号调整。

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2)档号：由档案保管单位填写。

3)序号：以一份文件材料为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。每一个责任者形成的文件

材料（附件除外），都要编写序号。

4)文件材料编号：文件材料制发单位的发文编号（照实抄录），图纸可用图号代替，没有文

号（或相关代号）的可不填写。方括号用“[]”，不要用“【】”等其他符号。

5)责任者：文件材料的署名即盖章单位，一般为文件材料的形成单位。责任者必须用全称或

规范简称，不得随意简化。

6)文件材料题目：指文件材料的标题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件材料内

容的，要在原标题后自拟标题，外加“[]”号。附件不抄目录。

7)日期：即文件材料的形成时间，以8位数字表示。例:2008年5月1日，用“2008-05-01”表示。

“一份文件材料”涉及多个日期时，原则上填写最晚的日期；对于有月份没有日的时候均

填写01日。

8)在填著案卷著录表时，要填写文件材料的起、止日期。

9)页数：卷内文件材料所在页的编号。一般依据顺序号分别填写文件材料的起止页号，并用

“-”间隔开。如一份文件材料为单页，只填写起号（或止号）即可。

10)卷内目录排列在案卷内文件材料首页之前。卷内目录采用标准A4公文纸。

11)卷内文件材料目录要求一式三份。一份随案卷，一份归全宗卷,一份作为档案的检索工具。

同时交电子文档一份。

4.1.6卷内备考表的编制应符合下列规定：

1)案卷装订完成后，由立卷人填写案卷备考表内的情况说明，立卷人、检查人签字。卷内

备考表的格式尺寸不得进行改变（备考表式样见附录B.2）。

2)档号：填写方法同5.1.5。

3)互见号：反映同一内容而不同载体档案的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括

起。

4)说明：要填写卷内文件材料的页数，组卷过程中需要说明的问题。如：文件材料的缺损、

修改、补充、移出、销毁情况，与其他案卷的联系及需要说明的其他问题等。内容一般为

“本卷共X件，总计XXX页，其中图纸XX张，照片XX张。”

5)立卷人：负责立卷者的签字。

6)立卷时间：填写立卷完成的日期。

7)检查人：案卷审核者的签名。

8)检查时间：审核案卷的日期。

9)卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后。

4.1.7案卷封面的编制应符合下列规定：

1)案卷封面采用内封面形式（封面式样见附录B.3）。封面的内容包括档号、案卷题名、立

卷单位、起止日期、保管期限、密级。

2)档号、保管期限、密级由档案保管单位按相关规定填写。

3)案卷题名：要简明、准确揭示卷内文件材料的内容。题名应包括项目名称、工程部位、阶

段和文件材料名称等；项目名称应使用标准名称，外文文件材料的题名及主要内容应译成

中文。

4)立卷单位：文件材料编制单位或项目负责部门。

5)起止日期：应填写案卷内科技文件材料形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应

填写四位数字），例:2005-12-20~2007-03-05。

6)密级：应填写卷内文件材料的最高密级。

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7)保管期限：案卷内有不同保管期限的文件材料，该案卷保管期限应从长。

8)案卷封面排列在卷内目录之前。

4.1.8案卷脊背的编制应符合下列规定：

1)案卷脊背内容包括：保管期限、档号、案卷题名（案卷脊背式样见附录B.4）。

2)保管期限、档号、案卷题名：填写方法同5.1.7。

4.1.9案卷目录的编制应符合下列要求：

1)案卷目录内容包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、卷号和备注（案卷目录

式样见附录B.6）。

2)序号：应填写登录案卷的流水顺序号。

3)档号、案卷题名、保管期限：填写方法同5.1.7。

4)编制日期：卷内文件材料的起止年、月、日。

5)总页数：案卷的总页数。

6)盒号：案卷装具的排列序号。

7)备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

8)案卷目录要一式三份。两份作为项目法人的档案交接凭证；一份作为档案的检索工具。同

时交电子文档一份。

4.1.10案卷的装订应符合下列要求：

1)装订的案卷，其各部分的排列顺序为：封面—卷内文件材料目录—文件材料—备考表—卷

皮。

2)文件材料可采用多份文件材料组成一卷装订与单份文件材料组成一卷装订两种形式；成套

的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。

3)案卷内超出卷盒幅面的文件材料应叠装。破损的文件材料应修复。

4)案卷内不应有空白页，金属物要剔除。

5)对规格小于A4纸大小不易装订的文件材料要进行托裱。

6)案卷装订采用线绳三孔左侧装订法（横排文件材料装订字头朝左）。三孔之间的间距为

180mm（即孔距为90mm），装订位置在案卷左侧中部，距订口边12～15mm。装订要整齐、

牢固，便于保管和利用，不掉页、不倒页、不压字。若遇装订线上有字迹的，应加贴装订

边。

7)不能装订的材料（证书、标签、商标、说明书等）应装于封口的档案袋中作为一卷，并附

卷内目录和备考表，案卷封面应用A4纸打印并粘贴在档案袋正面。

8)成册的书本式文件材料可保持原状（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等装订的易腐

蚀、老化的文件材料）作为一卷，在封面左上角加盖档号章（样式见附录A图A.1）。档

号填本卷的档号，序号不填。

9)外文资料应保持原来的案卷及文件材料排列顺序、文号。

4.1.11同类型的案卷可按照顺序装盒装满为止。

4.2声像材料整理

4.2.1声像材料的整理应遵循建设项目声像档案的形成规律，保持案卷内声像档案的有机联系，便于

声像档案的保管和利用。

4.2.2声像材料整理前应对声像材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、

主要人物等主要因素的声像材料归档。

4.2.3照片档案组卷应符合下列要求：

1)照片数量较多时，可选择重要的、有代表性的照片归档，印制成标准6英寸照片。

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2)照片档案按施工标段或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。

3)照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。芯页不宜超过三十页。

4)照片用双面胶贴固定在芯页上，竖幅照片统一往左转90度粘贴。

5)数码照片应按阶段建立文件材料夹，存放一组联系密切的照片。以案卷为单位刻制光盘，

光盘保存内容包括存放数码照片的文件材料夹、数码照片电子档案目录、光盘说明文件材

料。光盘说明文件材料应说明本光盘保存的内容、照片数量、制作日期、制作者、密级、

光碟类型等。

6)数码照片档案的存储载体应为DVD文件材料盘。

4.2.4录像（录音）档案组卷应符合下列要求：

1)录像（录音）档案按建设工程项目或单位工程、重大事件、重要活动组卷。以盘为单位。

2)录像档案的存储载体应为DVD视频盘，文件材料格式为MPEG；录音档案的存储载体应为

CD金盘，文件材料格式为WAV。

3)每盘录像（录音）档案由带盒、标签、光盘组成。

4.2.5纸质照片档案的编目应符合下列要求：

1)案卷封面排列在卷内目录之前，样式见附录B.7的规定，内容包括档号、案卷题名、拍摄

时间、保管期限、密级、编制单位、编制日期。按下列要求填写：

2)拍摄时间：填写本卷照片拍摄的起止年月。年代编写四位数。

3)其他项目的填写符合本标准的规定。

4.2.6卷内目录排列在案卷内芯页首页之前，样式符合附录B.8的规定，内容包括照片号、照片题名、

拍摄日期、页号、底片号、备注。按下列要求填写：

1)照片号：每张照片在本册内的排列顺序号。

2)照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。人物、时间、地点、事由等要素应当

齐全。

3)拍摄日期：填写该张照片具体拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～

6位表示月，第7～8位表示日。例：2009年3月2日写作2009-03-02。

4)页号：填写本卷内照片所在芯页的页号。

5)底片号：照片底片的编号，没有底片的填写对应数码照片的编号。

6)备注：填写所要说明的问题。

7)卷内芯页页号的编制符合本标准的规定。

8)照片档案芯页的样式符合附录B.9的规定，内容包括题名、照片号、底片号、参见号、时

间、摄影者、文字说明等内容。

9)题名：同上。

10)照片号：同上。

11)底片号：同上。

12)参见号：指与本张照片有密切联系的纸质档案或其他载体档案的档号。

13)拍摄日期：同上。

14)摄影者：填写该照片的摄影者的真实姓名。

15)文字说明：应综合运用时间、地点、人物、事由、背景等要素，概括揭示照片影像所反映

的全部信息。或仅对题名未及的内容进行补充说明。

16)备考表列在案卷内芯页首页之后，样式符合附录B.10的规定，内容包括本册情况说明、

立册人、检查人、立册时间。

17)本册情况说明：应标明册内照片的张数以及在立册过程中需要进一步说明的问题，包括册

内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。