DB12/T 127-2018 归档文件整理规范

ICS01.075

A14

DB12

天津市地方标准

DB12/T127—2018

代替DB12/T127-2001

归档文件整理规范

Thearrangementspecificationofarchivaldocuments

2018-01-07发布2018-06-01实施

天津市市场和质量监督管理委员会发布

DB12/T127—2018

前言

本标准依据GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。

本标准代替DB12/T127-2001《归档文件整理标准》。本标准与DB12/T127-2001相比，除编辑性修

改外主要技术变化如下：

——标准名称更改为《归档文件整理规范》；

——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；

——增加电子归档文件的整理要求；

——增加归档文件组件、档号要求；

——统一室编件号与馆编件号为件号，取消归档章和归档文件目录中的室编盒号和馆编盒号项；

——增加了纸质归档文件修整、编页、排架要求，完善了装订要求。

本标准由天津市档案局提出并归口。

本标准起草单位：天津市档案局。

本标准起草人：方昀、荆浩、王美荣、赵玉。

本标准的历次版本发布情况为：

——DB12/T127-2001。

I

DB12/T127—2018

归档文件整理规范

1范围

本标准规定了归档文件整理的术语和定义、整理原则、纸质和电子归档文件整理的一般要求、纸质

归档文件整理的其他要求及归档电子文件整理的其他要求。

本标准适用于天津市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对于应作为文书档案保存的归档

文件的整理。企业单位有其他特殊规定的，从其规定

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T18894电子文件归档与管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DB12/T692-2016天津市文书类电子文件元数据规范

DB12/T693-2016天津市文书类电子文件数据存储结构规范

津档发[2013]12号天津市电子文件归档光盘管理实施细则

津档办[2014]30号天津市电子公文归档管理办法

津档发[2016]25号天津市机关数字档案室建设规范（试行）

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

文书档案administrativearchives

反映党务、行政管理等活动的档案。

3.2

归档文件archivaldocument(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文

件材料。

3.3

整理arrangement

归档文件整理分为纸质文件和电子文件的整理。纸质文件整理是以件为单位进行组件、修整、装订、

编页、分类、排列、编号、编目、装盒、排架；电子文件整理是以件为单位进行组件、格式转换、元数

据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储，使之有序化的过程。

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3.4

件item

归档文件的整理单位。

3.5

档号archivalcode

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

4整理原则

4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于应用计算机进行档案管理。

4.4归档文件整理保证纸质文件和电子文件协调统一。

5纸质和电子归档文件整理的一般要求

5.1组件

5.1.1件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文与附件原则上为一件（如附件内容重要且数量较多的，可各

为一件）；文件正本与定稿为一件（法律法规等重要文件应包括历次修改稿）；文件处理单、发文稿纸与

相关文件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外

文本为一件；来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件；会议记录、会议纪要一次会议为一件，

会议记录为一本的，一本为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等一册（本）为一件；信息、简报等

一期为一件。

5.1.2件内文件排序

在一件归档文件中，正文在前，附件在后；正本在前，发文稿纸和定稿依次在后；文件处理单在前，

收文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在

后；中文本在前，外文本在后。

5.2分类

5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2归档文件的分类按照保管期限、年度、机构（问题）进行分类。凡单位内设机构比较健全、职

责分工比较明确且档案需移交进馆的，采用“保管期限—年度—机构”分类方法；内设机构比较简单或

职能交叉不便按机构分类的且档案需移交进馆的，采用“保管期限—年度—问题”分类方法；档案不需

移交进馆的单位，还可采用“年度—保管期限—机构（问题）分类方法；单位规模小，年度形成归档文

件数量少的，采用“保管期限—年度”或“年度—保管期限”分类方法：

a)按保管期限分类：按文件划定的保管期限分类。分为永久、定期30年、定期10年；

b)按年度分类：将文件按其形成的年度分类。原则上文件签发日期为文件所属年度。计划、总结、

预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期

判定所属年度；跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复、复函（有

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DB12/T127—2018

结果）年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年度；文件无签发日期，经考证仍无法确定时，

归档年度为文件所属年度，并在备考表中说明；

c)按机构（问题）分类：机构分类法和问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。按机构分类，

将文件按其形成或承办机构分类。由业务部门起草，以立档单位或办公厅（室）名义发文的，

如内容属该业务部门职责范围，则应归入该业务部门；涉及多部门承办的文件，归入文件主办

部门。按问题分类，将文件按其内容所反映的问题进行分类。按问题分类，一般可分为“党群

类”、“行政类”、“业务类”等。

5.3排列

5.3.1归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间或重要程度排列。

5.3.2在分类方案最低一级类目内，同一事由的归档文件，按照文件形成先后顺序排列。

5.3.3会议文件、统计报表、信息简报、刊物等成套性文件应分别集中排列。

5.4编号

5.4.1归档文件应逐件编号。档号结构为：全宗号-档案门类代码•年度-保管期限代码-机构（问题）

代码-件号。如“X061-WS•2017-Y-BGS-0001”。使用电子公文或档案管理系统的，应自动生成档号并编

制在归档文件目录中。

5.4.2档号按照以下要求编制：

a)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13

编制。如“X061”指市档案馆第61号全宗；不需向档案馆移交档案的，全宗号为“0000”。需

向档案馆移交档案的单位，应在机构组建时向接收本单位档案的档案馆申请全宗号；

b)档案门类代码•年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音大写首字母“WS”标识。

年度为文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2017”；

c)保管期限代码：归档文件的保管期限，永久、定期30年、定期10年分别以“Y”、“D30”、“D10”

标识；

d)机构（问题）代码：采用3位汉语拼音大写字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”或

“001”；

e)件号：每份归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。以4位阿拉伯数字标识，如

“0001”。

5.4.3在文件首页上端的