DB36/T 1053-2018 办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范

ICS01.140.20

A14

DB36

江西省地方标准

DB36/T1053—2018

办公自动化环境中电子文件归档与电子

档案管理规范

Specificationforelectronicdocumentsarchivingandelectronicrecordsmanagement

inofficeautomationenvironmentofJiangxiprovince

2018-09-07发布2019-02-01实施

江西省质量技术监督局发布

DB36/T1053—2018

目次

前言................................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语和定义........................................................................2

4总则..............................................................................4

5应用系统建设......................................................................4

6电子档案安全管理..................................................................6

7应归档电子文件的形成、收集与整理..................................................7

8电子文件的归档....................................................................9

9电子档案的保管与利用.............................................................12

10电子档案的处置..................................................................13

附录A（规范性附录）办公自动化系统文书类电子文件归档功能基本要求...................17

附录B（资料性附录）文书类电子文件归档与电子档案移交接口...........................21

附录C（资料性附录）文书类电子文件与电子档案元数据归档、移交简表...................38

附录D（资料性附录）登记表格式.....................................................41

附录E（资料性附录）江西省专业档案二级与三级门类代码编码方案.......................46

参考文献.........................................................................53

I

DB36/T1053—2018

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由江西省档案局提出并归口。

本标准起草单位：江西省档案局。

本标准主要起草人：方维华、谭向文、毛海帆、田丹华、傅培超、李鹏达、黄艳、邓亮、罗贤明、

樊晓星。

II

DB36/T1053—2018

办公自动化环境中电子文件归档与电子档案管理规范

1范围

本标准规定了在公务活动中经办公自动化系统形成的、具有保存价值的文书、专业类电子文件归档

与电子档案管理的一般要求。

本标准适用于机关、团体、事业单位,企业和其他社会组织可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T5271.27信息技术词汇第27部分：办公自动化（ISO/IEC2382-27:1994，EQV）

GB/T7156文献保密等级代码与标识

GB/T8567计算机软件文档编制规范

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T22239信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求

GB/T22240信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南

GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

GB/Z32002信息与文献文件管理工作过程分析（ISO/TR26122:2008，IDT）

GB/T33476.1党政机关电子公文格式规范第1部分:公文结构

GB/T33476.2党政机关电子公文格式规范第2部分:显现

GB/T33481党政机关电子印章应用规范

GB/T34840.2信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部分:数字文件管理系

统指南与功能要求（ISO16175-2:2011，MOD）

GB/T34840.3信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分:业务系统中文件

管理指南与功能要求（ISO16175-3:2010，MOD）

GB50174数据中心设计规范

DA/T13档号编制规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T54照片类电子档案元数据方案

DA/T58电子档案管理基本术语

DB36/T380归档文件整理规范

ISO13008:2012信息与文献数字档案转换和迁移过程(Informationanddocumentation--

Digitalrecordsconversionandmigrationprocess)

1

DB36/T1053—2018

3术语和定义

GB/T18894、DA/T46、DA/T58界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办

理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[GB/T18894，定义3.1]

3.2

电子档案electronicrecords

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

[GB/T18894，定义3.2]

3.3

结构structure

电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。

[DA/T58，定义2.14]

3.4

逻辑结构logicalstructure

电子档案内容各信息单元之间关系的描述。

示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图的标号位置等。

[DA/T58，定义2.14.1]

3.5

物理结构physicalstructure

电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。

[DA/T58，定义2.14.2]

3.6

组合电子文件combinedelectronicdocument

同一业务活动中形成的若干件电子文件的集合。

3.7

件item

归档电子文件的最小整理单位。

示例：一件发文，一件收文，一张图表，一件证书，等等。

注：改写DA/T22,定义3.3

3.8

组件component

2

DB36/T1053—2018

独立的比特流，操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的，它可以单独或与

其他组件一起构成一件电子档案。

示例：发文的正文、附件、文件处理单、定稿、修改稿；项目申报文件的公文、项目可行性研究报告、项目环境评

估报告、项目节能评估报告、项目安全评估报告等。

注：改写GB/T29194，定义3.4

3.9

复合电子文件compoundelectronicdocument

一件包含多个组件的电子文件。

注：改写GB/T29194，定义3.6

3.10

混合文件hybriddocument

一个由数字和非数字组件组成的复合文件。

注：改写ISO16175-2:2011，3

3.11

采集capture

对电子文件、电子档案及其元数据进行收集和存储的方法与过程。

[GB/T18894，定义3.11]

3.12

元数据metadata

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

[DA/T58，定义2.16]

3.13

数字档案资源digitalarchivalresources

电子档案、传统载体档案数字副本、元数据、目录数据和数字资料的总称。

3.14

办公自动化系统officeautomationsystem

一种用于集成办公活动的信息处理系统。

示例：电子公文系统、行政审批系统、财务管理系统、数据统计分析系统以及各类专门业务管理系统等用于电子公

文拟办和促进机构专业事务处理的应用系统。

注：改写GB/T5271.27，定义27.01.02

3.15

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

对电子文件、电子档案进行采集、维护、利用和处置的计算机信息系统。

注1：电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案

之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。

注2：改写DA/T58，定义2.5

3

DB36/T1053—2018

3.16

电子档案移交接收系统electronicrecordstransferandaccessionsystem

支持档案室、国家综合档案馆基于网络对电子档案开展移交、接收业务活动的计算机信息系统。

4总则

4.1应遵循纳入信息化建设规划、文档一体化管理、技术与管理并重、便于利用和安全可信的原则。

4.2应实施全程管理与集中管理，确保电子档案的真实、可靠、完整和可用。

4.3应建设、配备必要的档案信息化基础设施和应用系统，为办公自动化系统电子文件归档与电子档

案管理提供技术保障。

4.4应建立严格的管理制度，明确相关单位及其内设部门管理职责，规范工作程序，形成协同工作机

制，具体要求如下：

a)档案行政管理部门负责确定应归档保存的专业类电子文件门类，指导编制、审批文书、专业类

电子文件归档范围与保管期限表。

b)电子文件形成单位档案部门应负责：

将办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理纳入本单位档案管理制度，编制电子文件

归档范围、分类方案和保管期限表；

提出办公自动化系统电子文件归档功能、归档接口要求，如有需要，负责提出办公自动化

系统电子档案管理功能要求；

指导电子文件拟办部门或业务办理部门按要求形成、整理应归档电子文件；

负责办公自动化系统电子文件归档和电子档案管理等各项工作。

c)电子文件形成单位信息化职能部门应负责：

依据档案部门提出的功能要求建设办公自动化系统电子文件归档功能、电子文件归档接口

或电子档案管理功能；

为电子档案管理系统的建设，电子档案及其元数据的存储、备份和安全管理等提供信息化

支持。

d)电子文件形成单位保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

e)区域性、跨组织机构或行业性办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理功能的开发、运维

与升级由其建设、管理单位负责。

f)用于支撑电子文件归档和电子档案管理的电子政务基础设施的运维、管理和安全保障由其建

设、管理单位负责。

4.5应基于安全网络和离线存储介质实施办公自动化系统电子文件归档与电子档案管理。涉密电子文

件归档与电子档案的管理应严格按照国家有关保密规定执行。

5应用系统建设

5.1应用系统框架与配置

5.1.1支持开展电子文件归档、电子档案管理活动的技术性途径包括但不限于以下两个：

a)基于办公自动化系统向电子档案管理系统完成电子文件及其元数据的归档，由电子档案管理系

统生成电子档案移交数据包，经电子档案移交接收系统向国家综合档案馆移交；

b)基于办公自动化系统完成电子文件归档、电子档案管理活动，生成电子档案移交数据包，经电

子档案移交接收系统向国家综合档案馆移交。

4

DB36/T1053—2018

5.1.2应用系统框架包括六个部分：办公自动化系统电子文件归档功能、办公自动化系统电子档案管

理模块、电子档案管理系统、电子文件归档接口、电子档案移交接口、电子档案移交接收系统，其框架

和业务流程如图1所示。

图1应用系统框架示意图

5.1.3应开发、配置办公自动化系统电子文件归档功能，具体业务功能要求按照GB/T18894的5.1、

本文件附录A执行。

5.1.4应建设电子档案管理系统，按照GB/T18894的5.2给出的要求开发、配置电子档案管理基本功

能和扩展功能。

5.1.5可由办公自动化系统为电子档案管理提供支撑，为其开发、配置电子档案管理模块，支持开展

到期电子档案移交工作，该模块应具备电子文件及其元数据归档、元数据采集、生成固化信息、编目、

统计、保管、处置等功能。具体要求参照GB/T29194、GB/T34840.3等标准给出的要求执行。

5.1.6采用5.1.1a)所述业务流程时，可选择下述任一种电子文件归档接口：

a)中间数据库归档接口，适用于办公自动化系统与电子档案管理系统运行于相同网络，具体要求

见附录B的B.1；

b)规范存储结构归档接口，适用于任何网络环境，具体要求见附录B的B.2。

5.1.7采用规范存储结构作为电子档案移交接口，具体要求按照附录B的B.3执行。

5.1.8组织机构应收集办公自动化系统、电子档案管理系统应用软件、归档接口等设计文档，并在应

用软件运维、升级过程中持续更新，以书面形式归档保存。应归档的设计文档种类与编制应符合GB/T

8567给出的要求。

5.2档案信息化基础设施建设

5.2.1应为档案室铺设办公自动化系统、电子档案管理系统、电子档案移交接收系统运行网络的信息

点，根据电子文件归档、电子档案管理需要确定各网络信息点数量。

5.2.2电子档案管理系统运行的网络应能满足数字档案资源安全管理要求：

a)部署、运行于组织机构内部局域网；

b)政务外网虚拟专用网络；

c)与数字档案资源密级相对应的涉密网络。

5

DB36/T1053—2018

5.2.3应按以下任一种方式为电子档案管理系统配置必要的系统硬件，其数量和性能应能满足数字档

案资源安全管理要求：

a)直接使用服务器和存储等物理设备；

b)使用组织机构私有云或电子政务云。

5.2.4应为电子档案管理系统配置必要的基础软件，包括但不限于：关系型数据库管理系统，网络操

作系统，中间件等。

5.2.5应为电子档案管理系统配置备份系统，可采用但不限于以下技术架构的备份系统：

a)虚拟带库；

b)物理带库；

c)蓝光光盘库；

d)SAN磁盘阵列。

5.2.6应根据系统硬件与基础软件生命周期、技术升级、故障、性能等实际情况，适时进行更新、升

级。

5.2.7采用5.2.3a)所述方式配置专用系统硬件时，机架式服务器等物理设备应部署在单位统一的数

据中心内，数据中心建设标准应达到GB50174给出的C级数据中心要求。

6电子档案安全管理

6.1应通过应用系统安全等级保护或分级保护等措施为电子档案安全提供重要保障。

6.2电子档案管理系统存储涉密数字档案资源时，应开展电子档案管理系统安全分级保护工作，具体

要求如下：

a)电子档案管理系统安全分级保护工作按照国家有关涉密信息系统安全分级保护法规、标准执

行。

b)电子档案管理系统安全分级保护级别按照数字档案资源最高密级定级，涉密数字档案资源包括

但不限于以下内容：

档案页面明确标注了秘密、机密、绝密且未解密的数字档案资源；

重要纸质会议记录的数字副本及其元数据；

档案页面没有标注，档案形成单位以书面形式明确为涉密的电子档案及其元数据。

c)通过分级保护测评的电子档案管理系统可以存储、管理所确定密级及以下密级的数字档案资

源。

d)电子档案管理系统、网络、数据中心、终端等应与分级保护定级要求相匹配。

e)电子档案管理系统存储的数字档案资源管理应严格按照分级保护要求执行。

6.3电子档案管理系统存储非涉密数字档案资源时，应开展电子档案管理系统安全等级保护工作，具

体要求如下：

a)电子档案管理系统安全等级保护应按照GB/T22239、GB/T22240，参照《档案信息系统安全

等级保护定级工作指南》、《档案信息系统安全保护基本要求》等规定执行。

b)根据GB/T22240对电子档案管理系统安全保护等级定级时，宜考虑网络安全因素：

运行于档案室或组织机构局域网的电子档案管理系统，安全保护等级不宜低于第二级，即

指导保护级；

运行于电子政务外网电子政务云中的电子档案管理系统，不宜低于第三级，即监督保护级。

c)电子档案管理系统安全等级保护应遵循《关于信息安全等级保护工作的实施意见》提出的保护

原则、监管政策和职责分工等要求。

d)电子档案管理系统安全等级保护工作程序为：定级，备案，测评，整改，测评。

6

DB36/T1053—2018

6.4电子档案管理系统部署于政务外网电子政务云时，宜通过虚拟专用网络（VPN）进行数据传输，政

务外网电子政务云应通过信息系统安全等级保护三级测评。

7应归档电子文件的形成、收集与整理

7.1电子文件及其元数据的形成与收集

7.1.1应将8.1.1至8.1.3所列归档范围的电子文件纳入办公自动化系统拟办，以保证齐全完整地形

成电子文件：

a)电子文件门类应齐全完整，包括文书类电子文件、一类或多类专业类电子文件；

b)各门类下电子文件及其元数据应齐全完整；

c)年度下电子文件及其元数据应齐全完整；

d)关于同一事由的往来电子文件及其组件、元数据应齐全完整；

e)国家或单位规定的电子文件逻辑结构各要素应齐全完整。

7.1.2办公自动化系统主要以三种方式形成电子文件：

a)在办公自动化系统中以数字形式直接形成；

b)收集其他信息系统生成的电子文件导入办公自动化系统而形成；

c)通过数字化收集纸质文件数字副本并导入办公自动化系统而形成。

7.1.3应通过存储文件夹、计算机文件名等实现组合电子文件、一件电子文件及其组件之间的有机关

联，建立业务背景。组合电子文件结构模型如图2所示。

图2组合电子文件结构模型

7.1.4应采用符合归档要求的计算机文件格式形成、存储电子文件及其组件，应具备格式开放、不绑

定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持国家综合档案馆向长期保存格式转换。包

括但不限于以下要求：

a)文档类电子文件及其组件的计算机文件格式应符合以下要求：

1)电子文件正本应采用符合DA/T47要求的版式格式形成、存储并归档，包括OFD、PDF、

PDF/A等计算机文件格式，以固化国家法律法规或组织机构规定的电子文件原件形式和逻

辑结构；

7

DB36/T1053—2018

2)电子文件定稿、修改稿应以带修订标记的通用流式文档形成、存储并归档，包括WPS、DOC

等计算机文件格式；宜采用多个带修订标记的流式文档存储法律、法规拟制过程中形成的

多版本重要修改稿；

3)办公自动化系统记录的电子文件拟办过程信息，应按照办公自动化系统显示的逻辑格式，

如文件处理单的显示格式，转换一套OFD或PDF版式格式存储、归档；

4)办公自动化系统记录的业务办理过程信息，可以数据库文件形成、存储，同时，应在电子

文件形成时按照办公自动化系统显示的逻辑格式转换成OFD或PDF版式格式存储、归档，

或按照原数据库结构转换为XML格式归档，XML文件应采用中文标签。

b)按照7.2.3a)给出的要求，经数字化形成的电子文件应以双层OFD格式或双层PDF格式形成、

存储并归档；

c)统计报表类电子文件，可以ET、XLS、PDF、OFD、WPS、DOC等计算机文件格式形成、存储并归

档；

d)以数据库文件形成、存储的关系型数据库类电子文件，应在归档前按照原数据库结构转换为

XML格式归档，XML文件应采用中文标签，自带文档类型定义（DTD）；

e)其他用于归档的计算机文件格式按照GB/T18894给出的要求执行。

7.1.5电子公文的原件形式、逻辑格式等应符合国家有关规定，包括但不限于以下要求，其他电子文

件可参照执行：

a)电子公文编码结构应符合GB/T33476.1等标准要求，带印章的电子公文，应在办公自动化系

统内使用电子印章；

b)电子公文逻辑格式，包括页面尺寸及版面要求、公文版面格式各要素编排规则、公文特定版面

格式、式样等，应符合GB/T33476.2的要求。

7.1.6应将电子文件电子印章的用印责任人、用印时间信息记录于文件处理单，或写入版式文档头文

件中。

7.2电子文件的收集

7.2.1应齐全完整地收集办公自动化系统中拟办的电子文件及其组件，同步完成与其相关联、形成于

办公自动化系统外部的电子文件及其组件的收集、导入工作，建立电子文件与业务活动的关联关系，确

保组合电子文件、复合电子文件的齐全完整。

7.2.2业务办理过程中涉及的所有文件及其附件，应收集电子文件并导入办公自动化系统。

7.2.3在办公自动化系统外产生或接收的纸质文件，应收集相应的电子文件并导入办公自动化系统。

包括但不限于以下采集方式和要求：

a)具有红头及印章、亲笔签名、亲笔签署意见等原件形式要素的纸质文件，如收文、项目审批意

见、专家评审意见、办公自动化系统外形成的文件处理单、公文抄告单或公文转办单等纸质文

件，应通过数字化方式收集相应的电子文件；

b)无红头及印章、亲笔签名、亲笔签署意见等原件形式要素的纸质文件，如会议指南、座次表、

领导讲话、代表发言、会议交流材料、统计报表等，应收集与纸质文件逻辑格式和内容信息完

全一致的电子文件；

c)在实行安全等级保护的办公自动化系统环境中，除涉密纸质材料外，其他纸质材料应通过数字

化方式收集电子文件、电子文件组件并导入办公自动化系统。

7.3电子文件的整理

7.3.1应基于办公自动化系统内置整理规则和整理功能，在电子文件形成的同时，同步、自动完成电

子文件及其组件的整理活动，包括保管期限划分、分类、排序、命名、存储等一组业务活动。

8

DB36/T1053—2018

7.3.2应按照DB36/T380的5.1、5.2、5.3、5.4.3a)给出的要求，以件为管理单位整理电子文件。

可采用案卷或组合件整理、关联同一事由中形成的若干件电子文件及其组件。

7.3.3电子文件保管期限分为永久、定期30年、定期10年。

7.3.4应基于办公自动化系统内置保管期限表及相关功能，以半自动或全自动化方式划分电子文件保

管期限：

a)文书类电子文件保管期限表按照本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行；

b)国家或行业主管部门对专业类电子文件保管期限表已有规定的，从其规定；没有明确规定的，

应由省级行业主管部门编制归档范围及保管期限表并报省级档案行政管理部门审核同意。

7.3.5应由办公自动化系统按照内置分类方案自动完成电子文件分类活动，主要包括三种分类方案：

年度—机构—保管期限，年度—问题—保管期限，年度—保管期限。

7.3.6应基于办公自动化系统内置分类方案，以及DB36/T380的5.1.2、5.3给出的要求，自动完成

电子文件及其组件的排序，包括但不限于以下要求：

a)归档年度内，在分类方案最低一级类目下，按照电子文件形成时间并结合事由排序；

b)同一事由中形成的电子文件按照其形成时间排序；

c)应按照电子文件组件形成的先后次序排序，如电子公文组件的排序：

1)发文组件排列顺序：正文，附件或被转发件，文件处理单，定稿或修改稿；

2)收文组件排列顺序：文件处理单，收文；

d)关系型数据库形成的电子文件，按照办公自动化系统内置业务规则自主排序。

7.3.7完成电子文件及其组件排序的同时，办公自动化系统应按内置命名规则为电子文件及其组件命

名，并为计算机文件名元数据赋值。命名规则应能关联组合电子文件、一件电子文件及其组件，展示排

序结果。以关系型数据库形成的电子文件，应在归档前完成格式转换后予以命名。

7.3.8办公自动化系统宜以分类方案类目逐级建立文件夹，在最低一级分类类目文件夹中存储电子文

件及其组件。

7.4电子文件元数据的采集

7.4.1应参照DA/T46等行业标准，在电子文件形成和整理过程中由办公自动化系统自动采集、存储

有关电子文件及其组件标识符、内容与形式特征、物理结构元数据，文书类电子文件元数据的采集按照

附录C的C.1执行，专业类电子文件元数据的采集可参照附录C的C.1执行。

7.4.2应采集的标识符元数据包括：统一社会信用代码，唯一标识符，年度，件号，子件号，组件名

称，计算机文件名。

7.4.3应采集的内容与形式特征元数据包括题名、文件编号、责任者、成文时间、附件题名、机构或

问题、保管期限、密级，国家、行业主管部门对专业类电子文件元数据有明确规定的，应从其规定。

7.4.4应采集的物理结构元数据包括：格式信息、计算机文件大小。

8电子文件的归档

8.1电子文件及其元数据归档范围与归档格式

8.1.1用于支持组织机构履行主要职能的办公自动化系统，包括区域性、跨组织机构或行业性办公自

动化系统，其形成的具有保存价值且办理完毕的电子文件及其元数据应归档保存。

8.1.2经办公自动化系统形成并办理完毕的文书类电子文件应归档保存，归档范围按照依据国家档案

局令第8号执行。

9

DB36/T1053—2018

8.1.3经办公自动化系统形成并办理完毕的，反映组织机构主要职能活动的专业类电子文件应归档保

存，应按以下要求确定归档范围与保管期限表：

a)应归档专业类电子文件门类包括但不限于国家专业档案基本目录所列门类；

b)各门类下专业类电子文件的归档范围，国家或行业主管部门已有规定的，应从其规定;

c)没有明确归档范围的，宜按照国家档案局令第8号，使用GB/Z32002提供的工具，分析、编

制专业类电子文件归档范围，明确保管期限表。

8.1.4应以7.1.4给出的计算机文件格式归档电子文件及其组件。

8.1.5应归档的电子文件元数据按照7.4.2至7.4.4给出的要求执行。

8.1.6应按照8.2.2给出的要求，以相应的计算机文件格式归档元数据。

8.2电子文件归档时间与归档方式

8.2.1应按批次定期归档电子文件及其元数据，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第二年6月。

8.2.2应依据管理制度明确的归档时间，由办公自动化系统自动触发电子文件归档程序，采用在线归

档或离线归档方式，按照归档接口要求组织元数据，执行电子文件及其元数据写入或格式转换操作，完

成电子文件及其元数据的归档：

a)采用中间数据库归档接口时，应按照《中间数据库归档接口》（附录B的B.1）将文书类电子

文件及其元数据写入中间数据库归档接口，专业类电子文件及其元数据的归档可参照执行；

b)采用规范存储结构归档接口时，应按照《规范存储结构归档接口》（附录B的B.2）生成文书

类电子文件归档数据包，存入在线暂存池或专用离线存储介质；专业类电子文件及其元数据的

归档可参照执行。

8.3电子文件归档程序与要求

8.3.1电子文件归档程序包括清点、鉴定、登记、填写《电子文件归档登记表》(附录D的D.1)等主

要程序。

8.3.2办公自动化系统清点程序主要包括两项内容：

a)由办公自动化系统自动触发电子文件归档流程，按照预设规则自动组织应归档电子文件及其元

数据；

b)统计、记录应归档电子文件及其元数据数量等信息，对加密电子文件做解密处理，按照附录B

的表B4或B.2.2给出的要求，生成批次电子文件归档信息。

8.3.3办公自动化系统鉴定程序包括3项内容，鉴定合格后应将电子文件及其元数据、批次电子文件

归档信息分别写入中间数据库归档接口附录B的表B1给出的数据表文件中，或按规范存储结构生成归

档数据包并推送至临时存储池：

a)检测、确认电子文件及其元数据无病毒；

b)检测、确认电子文件及其组件的计算机文件格式符合要求；

c)检测、确认电子文件标识符、内容与形式特征、物理结构元数据齐全、完整，通过计算机文件

名能够准确实现元数据与电子文件的一一对应。

8.3.4电子档案管理系统侧鉴定程序主要包括以下5项内容，经检测合格的电子文件及其元数据，可

确认具有真实性、可靠性、完整性和可用性：

a)基于电子文件归档接口读取批次电子文件归档信息；

b)依据归档信息检测电子文件及其组件、元数据数量的准确性；

c)检测、确认电子文件及其元数据无病毒；

d)检测、确认电子文件及其组件的计算机文件格式符合要求；

10

DB36/T1053—2018

e)检测、确认电子文件标识符、内容与形式特征、物理结构元数据齐全、完整，通过计算机文件

名能够准确实现元数据与电子文件的一一对应；

f)检测合格后，按照附录B的B.2.2给出的要求生成归档信息.XML文件要求。

8.3.5电子档案管理系统登记程序基本要求如下：

a)将鉴定合格的电子文件及其元数据存储至预归档库，通过计算机文件名建立电子文件与元数据

的关联关系；

b)为电子文件唯一标识符元数据赋值，在管理过程元数据中记录归档登记行为，登记归档电子文

件；

c)应采用第三方权威机构颁布的数字签名或数字时间戳等生成电子文件固化信息，为数字签名元

数据赋值。

8.3.6电子档案管理系统填写登记表程序基本要求如下：

a)依据清点、鉴定结果，按批次将归档电子文件及其元数据数量、门类、归档年度、保管期限、

归档日期与时间、格式、字节总数、鉴定结果等信息写入电子文件归档登记数据库；

b)按电子文件归档批次填写、办理《电子文件归档登记表》(附录D的D.1)并归档保存，纳入电

子档案管理系统进行长期管理，完成电子文件的归档；

c)将批次归档信息.XML文件导入电子档案管理系统进行长期管理，建立与《电子文件归档登记

表》(附录D的D.1)的关联，开展编目、检索、利用等管理活动。

8.4电子档案与纸质档案的编目

8.4.1应开展电子档案整理结果审核、同步整理和著录纸质档案、编制档号等工作，维护同一归档年

度内电子档案、纸质档案的有机联系与齐全完整。

8.4.2应定期对存储于预归档库的电子档案保管期限划分、分类情况进行审核、修正和确认。

8.4.3应对照同一归档年度电子档案整理情况，同步开展会议记录等纸质档案保管期限划分、整理、

著录等工作，著录工作应符合以下要求：

a)应著录纸质档案题名、责任者、文件编号、成文时间、附件题名、公开属性、密级等著录信息；

b)电子档案管理系统应自动为全宗号、档案门类、档案门类代码、年度、机构或问题、机构或问

题代码、保管期限、保管期限代码、件号、子件号等元数据赋值。

8.4.4完成整理、著录后，由电子档案管理系统对电子档案、纸质档案重新排序，依据排序结果自动

编制文件级档号并为档号构成项赋值；宜同步采用文件级档号作为要素为电子档案及其组件重命名，同

时更新计算机文件名元数据值。

8.4.5完成编目工作后，应将电子档案、电子档案与纸质档案元数据归入电子档案管理系统正式库。

8.4.6应对纸质档案进行数字化转换，将纸质档案数字副本及其元数据导入电子档案管理系统或办公

自动化系统，为组织机构履行职能提供利用，形成年度内完整的数字档案资源。纸质档案数字化按照

DA/T31、《江西省纸质档案数字化管理和技术规范》执行。

8.5档号编制

8.5.1同一门类下的电子档案与纸质档案应采用统一的档号编制规则。

8.5.2按照DA/T13、《数字档案室建设指南》给出的要求，采用但不限于以下档号编制规则：

a)以件为管理单位的，档号编制规则为：全宗号-档案门类代码·年度-机构或问题代码-保管期

限代码-件号·子件号；

b)采用卷为电子档案管理单位时，档号编制规则为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码

-案卷号-件号。

11

DB36/T1053—2018

8.5.3档号各构成项按以下要求编制，其中，件号、子件号的位数不能满足实际需求时，可自定义阿

拉伯数字字符串长度：

a)全宗号：按照同级国家综合档案馆给的全宗号编制；

b)档案门类代码：

1)档案门类一级代码：WS—文书档案，ZY—专业档案；

2)专业档案门类二级、三级代码：参照《江西省专业档案门类代码编码方案》（附录E）编

制；

c)年度：用4位阿拉伯数字标示归档年度；

d)机构或问题代码：采用3位汉语拼音字母或2位阿拉伯数字标示；

e)保管期限代码：以代码“Y”、“D30”、“D10”分别标识永久、定期30年、定期10年；

f)件号·子件号：在保管期限下编制件流水号，采用4位阿拉伯数字字符串标示件号，实际件号

不足规定位数时，前面用“0”补足，如“0008”；当采用组合件整理、关联同一事由形成的

电子文件及其组件时，以件号标示组合件，以子件号标示组合件内的若干件电子文件，采用3

位阿拉伯数字字符串标示子件号，实际子件号不足规定位数时，前面用“0”补足，如“008”，

文件级档号应编至子件号；

g)案卷号-件号：在保管期限下编制案卷流水号，采用4位阿拉伯数字字符串标示案卷号，实际

案卷号不足规定位数时，前面用“0”补足；在卷内编制件流水号，采用4位阿拉伯数字字符

串标示件号，实际件号不足规定位数时，前面用“0”补足。

9电子档案的保管与利用

9.1电子档案的存储

9.1.1应为电子档案管理系统或办公自动化系统配备在线存储设备，包括物理存储设备或云存储资源

池。

9.1.2宜依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储

电子档案及其组件，在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。

9.1.3应对在线存储系统实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题或系统报警时应及时

处置。

9.1.4可从电子档案管理系统在线存储设备、备份设备中彻底删除、销毁已经向国家综合档案馆移交

和保存到期的电子档案。

9.2电子档案的备份

9.2.1按照科学、有效的备份管理要求进行电子档案及其元数据备份，为电子档案及其元数据的真实、

可靠、完整和可用提供保障。

9.2.2应结合电子档案管理和电子政务建设实际，统筹制定电子档案备份策略和方案，包括但不限于

以下要求：

a)以电子档案及其元数据为主要备份对象，条件许可时宜开展电子档案管理系统或办公自动化系

统应用级备份；

b)应采用全量和增量相结合的备份策略；

c)应以本地和异地在线备份作为备份系统的主要架构。

9.2.3需要开展电子档案离线备份时，宜按照GB/T188946的9.2.3以及《江西省数字档案与数据离

线备份管理规范》给出的规定执行。

12