DB50/T 1122-2021 儿童福利机构儿童档案管理规范

ICS01.140.20

CCSA14

DB50

重庆市地方标准

DB50/T1122—2021

儿童福利机构儿童档案管理规范

2021-09-10发布2021-12-01实施

重庆市市场监督管理局发布

DB50/T1122—2021

目  次

前  言.............................................................................................................................................................II

1范围.................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.............................................................................................................................................1

3术语和定义.....................................................................................................................................................1

4基本要求.........................................................................................................................................................2

5档案收集.........................................................................................................................................................2

6档案整理.........................................................................................................................................................4

7档案保管.........................................................................................................................................................7

8档案利用.........................................................................................................................................................7

9档案数字化.....................................................................................................................................................8

10档案移交.......................................................................................................................................................8

附录A（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院审批表...........................................................9

附录B（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童交接情况记录表.................................................10

附录C（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童回执单.................................................................11

附录D（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院登记表.........................................................12

附录E（资料性）儿童福利机构收留抚养儿童基本情况表.....................................................................16

附录F（资料性）重庆市儿童福利机构养育儿童基本生活费发放申请审批（确认）表.....................17

附录G（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院评估档案.....................................................18

附录H（资料性）弃婴（童）捡拾报警证明.............................................................................................25

附录I（资料性）代养证明..........................................................................................................................26

附录J（资料性）儿童成长档案..................................................................................................................27

附录K（资料性）重庆市儿童福利机构收留抚养儿童离院确认书.........................................................30

附录L（资料性）儿童离院登记表..............................................................................................................31

附录M（资料性）收养登记表......................................................................................................................32

附录N（资料性）卷内文件目录..................................................................................................................33

附录O（资料性）备考表..............................................................................................................................34

参考文献.............................................................................................................................................................35

I

DB50/T1122—2021

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规则起

草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由重庆市儿童福利院提出。

本文件由重庆市民政局归口。

本文件起草单位：重庆市儿童福利院。

本文件主要起草人：李鹏梅、吴成兰、张若煦、杨媛媛、刘帮兵、叶婧。

II

DB50/T1122—2021

儿童福利机构儿童档案管理规范

1范围

本文件规定了儿童福利机构儿童档案管理的基本要求、档案收集、档案整理、档案保管、档案利用、

档案数字化、档案移交等方面的要求。

本文件适用于儿童福利机构儿童档案的管理工作。

注：根据《儿童福利机构管理办法》（民政部第63号令）的规定：儿童福利机构包括按照事业单位法人登记的儿童福利

院、设有儿童部的社会福利院等。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文

件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于

本文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T62录音录像档案数字化规范

DA/T35档案虫霉防治一般规则

DA/T31纸质档案数字化规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

儿童档案children'sarchives

儿童福利机构在收留抚养儿童工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据

等不同形式和载体的历史记录。

3.2

机构收留抚养儿童acceptedchildren

委托儿童福利机构收留抚养的18周岁以下，符合父母双亡、父母宣告失踪、无法查明亲生父母、父母

没有监护能力条件之一且没有其他监护人，或其他由人民法院指定、法律规定的自然人。

3.3

移送机构transferredorganization

1

DB50/T1122—2021

直接办理机构收留抚养儿童进入儿童福利机构相关事宜的当地公安机关、民政部门以及其它政府部

门。

4基本要求

4.1儿童福利机构应设置专门的儿童档案管理相关责任部门，或指定负责儿童档案工作的部门；

4.2儿童福利机构应配备专职或兼职儿童档案管理人员，并应具有档案管理的基本知识和能力，定期接

受儿童档案业务培训。

4.3儿童福利机构应设置儿童档案专用工作房及其必要设施设备。

4.4儿童福利机构应制定儿童档案管理制度。

4.5儿童福利机构应遵守国家档案管理规定，按照一人一档的要求，采取必要措施，维护和确保档案的

完整、准确、系统和安全。

4.6儿童福利机构负责儿童档案的收集、整理、保管、检查、统计和提供利用工作。依照有关规定向国

家综合档案馆或有关单位移交档案。

5档案收集

5.1入院归档材料

5.1.1机构收留抚养儿童入院归档基本材料应包括但不限于：

a)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院审批表》（见附录A）；

b)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童交接情况记录表》（见附录B）；

c)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童回执单》（见附录C）；

d)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院登记表》（见附录D）；

e)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童基本情况表》（见附录E）；

f)《重庆市儿童福利机构养育儿童基本生活费发放申请审批（确认）表》（见附录F）；

g)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院评估档案》（见附录G）；

h)门诊（住院）病历、出院记录、《委托养育儿童协议书》等材料。

5.1.2按照机构收留抚养儿童类别不同，入院归档材料还应包括但不限于：

a)无法查明父母或其他监护人的被遗弃儿童，由儿童福利机构出具寻亲公告和移送机构出具：

1)《弃婴（童）捡拾报警证明》（见附录H）；

2)《代养证明》（见附录I）。

b)无法查明父母或其他监护人的打拐解救儿童，由儿童福利机构出具寻亲公告和移送机构出具：

1)打拐解救儿童临时照料通知书；

2)DNA信息对比结果；

3)无法查找到监护人证明。

c)超过3个月无法查明父母或其他监护人的流浪乞讨儿童，由移送机构出具：

1)DNA信息对比结果；

2)寻亲公告。

d)父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童，由移送机构出具：

1)孤儿的户口薄原件（含本人页、主页和增减页）；

2)孤儿居民身份证原件、残疾人证原件、中华人民共和国社会保障卡原件；

2

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3)孤儿父母的《居民死亡医学证明（推断）书》或法院宣告死亡证明或死亡注销户口证明或《火

化证》或法院宣告失踪判决书；

4)孤儿本人情况和无其他监护人情况的说明。

e)父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童，由移送机构出具：

1)儿童的户口薄原件（含本人页、主页和增减页）；

2)儿童居民身份证原件、残疾人证原件、中华人民共和国社会保障卡原件；

3)父母一方死亡或失踪的应提供《居民死亡医学证明（推断）书》或法院宣告死亡证明或死亡

注销户口证明或《火化证》或法院宣告失踪判决书；

4)父母患疾病或残疾的应提供残疾人证（复印件）或相关诊断证明；

5)父母没有监护能力情况报告、没有依法具有监护资格的人的情况报告；

6)《事实无人抚养儿童基本生活补贴申请表》。

f)人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童，由移送机构出具人民法院生效判决书。

5.2在院期间归档材料

机构收留抚养儿童在儿童福利机构生活期间，儿童福利机构应做好儿童养育、医疗、康复、教育、社

工服务等基本材料的收集，并根据实际情况做好儿童大事记的整理和家庭寄养相关材料收集，归档材料应

包括但不限于：

a)儿童居民户口簿（复印件）、残疾人证（复印件）、中华人民共和国社会保障卡（复印件）；

b)《儿童成长档案》（见附录J）；

c)儿童预防接种记录；

d)健康档案（含儿童病史、体检报告和在院期间所患重大疾病记录）；

e)儿童手术治疗相关材料（含入院手续、出院记录、主要的辅助检查记录等）；

f)康复治疗相关材料（含康复计划方案、康复评估报告、康复阶段性记录、转科记录单、康复医师

或者专业机构出具的矫形器具及康复辅助器具的适配评估报告等）；

g)学生教育档案（含受教育基本信息、教育评估及计划、教学阶段性记录、个案服务记录等）、儿

童获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书等；

h)社工介入服务相关材料（含儿童需求预估记录表、综合评估表、社会工作服务计划书、跟进服务

记录表、个案服务面谈记录、结案评估等）；

i)家庭寄养儿童相关材料（含寄养家庭基本信息表、寄养家庭申请表、寄养家庭评估报告、家庭寄

养协议、护理医疗康复记录或者相关治疗记录、儿童福利机构探访记录、年度家庭寄养工作评价、

解除寄养申请、解除寄养通知书等）。

5.3离院归档材料

5.3.1机构收留抚养儿童离院归档基本材料应包括但不限于：

a)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童离院确认书》（见附录K）；

b)《离院登记表》（见附录L）；

c)离院手续材料。

5.3.2按照机构收留抚养儿童离院类别不同，离院归档材料还应包括但不限于：

a)父母或者其他监护人出现的儿童：

1)其父母或其他依法监护人的居民户口簿（复印件）和居民身份证（复印件）；

2)亲子鉴定证明；

3)民政部门出具的离院意见材料；

4)公安机关出具的打拐解救儿童送还通知书，儿童确属于走失、被盗抢或者拐骗的结案证明；

3

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5)人民法院出具的撤销宣告失踪判决书或撤销宣告死亡判决书，能够反映原监护关系的材料等。

b)父母恢复监护能力或者有其他依法具有监护资格的人的儿童：

1)其父母或其他依法监护人的居民户口簿（复印件）和居民身份证（复印件）；

2)民政部门出具的离院意见材料；

3)儿童原户籍所在地乡镇人民政府（街道办事处）出具的父母恢复监护能力或者有其他依法具

有监护资格的人的情况报告。

c)父母或者其他监护人恢复监护资格的儿童：

1)父母或其他依法监护人的居民户口簿（复印件）和居民身份证（复印件）；

2)民政部门出具的离院意见材料；

3)人民法院出具的恢复监护人资格判决书。

d)被依法收养的儿童：

1)儿童福利机构出具的《收养登记表》（见附录M）；

2)收养登记证（复印件）；

3)民政部门出具的离院意见材料。

e)儿童福利机构和未成年人救助保护机构签订的委托协议期满或被解除的儿童，应根据实际情况归

档《委托代养协议书》或《解除委托代养协议书》。

f)年满18周岁的儿童：

1)儿童福利机构向民政部门提交的儿童安置情况报告；

2)儿童安置相关情况材料。

g)死亡的儿童：

1)《居民死亡医学证明（推断）书》或公安机关出具的死亡证明或死亡注销户口证明；

2)《火化证》；

3)注明安放（葬）位置和时间的骨灰安放（葬）合同；

4)向民政部门提交的相关情况报告。

5.4其它归档材料

其它归档材料包括但不限于：

a)音像材料，包括儿童重要活动的照片、音视频的保存记录；

b)实物材料，包括儿童进入机构时随身携带能够标识其身份的物品的保存记录。

6档案整理

6.1儿童档案编码规则

6.1.1儿童档案应以儿童为单位，采用一人一档的方式立卷归档。

6.1.2案卷包括：案卷封面、案卷盒脊、案卷目录、卷内文件材料、盒内备考表、案卷封底等。

6.1.3根据儿童性质来分类，档案类别分为五类：

a)A类：无法查明父母或者其他监护人的儿童；

b)B类：父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

c)C类：父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童；

d)D类：人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童；

e)E类：其他儿童。

4

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6.1.4儿童档案的档号结构由全宗号、档案门类代码、类别、姓名（居民身份证号）、卷号5个部分组

成，每个部分之间用短横线“—”连接，档号结构见图1。

图1儿童档案档号结构图

示例：某儿童福利院（假设其档案全宗号为DA01），为属于无法查明父母或者其他监护人的儿童（儿童姓名：王某某，

身份证号：500000200001010000），儿童档案的档号应编为“DA01-ZY·ET-A-王某某（500000200001010000）-001”。

6.2档案排列

6.2.1卷内档案文件根据儿童不同情况，其基本顺序为：

a)封面；

b)目录；

c)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童基本情况表》；

d)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院审批表》；

e)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童交接情况记录表》

f)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童回执单》；

g)儿童居民户口簿（复印件）、残疾人证（复印件）、中华人民共和国社会保障卡（复印件）；

h)儿童入院前门诊（住院）病历、出院记录；

i)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院登记表》；

j)《重庆市儿童福利机构养育儿童基本生活费发放申请审批（确认）表》；

k)《委托养育儿童协议书》；

l)《重庆市儿童福利机构收留抚养儿童入院评估档案》；

m)《儿童成长档案》；

n)健康档案；

o)儿童预防接种记录；

p)手术治疗相关材料；

q)康复治疗相关材料；

r)社工介入服务相关材料；

s)学生教育档案；

t)儿童获奖证明、年度学习成绩单、录取通知书；

u)《收养登记表》或家庭寄养相关材料；

v)《离院登记表》及相关手续材料；

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DB50/T1122—2021

w)音像及实物材料保存记录；

x)备考表。

6.2.2卷内文件排列顺序按照同类型材料内容的主次关系和材料形成时间顺序排列。

6.2.3在卷内文件材料排列完毕后手写编页码，按流水序号编排件号和页号。单面书写的文件页码位置

在右下角，双面书写的文件页码位置正面在右下角，反面在左下角，不重复不遗漏。

6.2.4卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

6.3编制卷内文件目录

6.3.1编制目录

6.3.1.1按照档案文件排序，档案编号完成后，按其顺序制作卷内文件目录，置于卷内文件之前。

6.3.1.2档案卷内文件目录（见附录N），目录内容应符合如下要求：

a)材料名称：应填写材料全称；

b)材料形成日期：填写材料实际形成的日期；

c)页数：填写每件文件的总页数；

d)责任人：应填写文件直接形成部门或主要责任人；

e)备注：根据实际填写需要注明的情况。

6.3.2编制卷内备考表

6.3.2.1卷内备考表（见附录O），置于卷内文件之后。

6.3.2.2说明，应标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问

题，如文件缺损、修改、补充、移除、销毁等。

6.3.2.3立卷人，应由立卷责任人签名。

6.3.2.4检查人，应有案卷质量审核者签名。

6.3.2.5日期，填写完成立卷的时间。

6.4装盒

6.4.1将文件材料整理放入档案盒里，填写案卷封面，采用“一人一档，一档一号”方式。

6.4.2案卷封面填写内容包括机构名称、儿童姓名、性别、出生日期、档号、分类、保管期限、立卷日

期、责任