DB3209/T 1207.1-2022 建设工程档案管理 第一部分：归档要求

ICS01.140.20

CCSA14

DB3209DB3209/T1207.1—2022

盐城市地方标准

DB3209/T1207.1—2022

建设工程档案管理第一部分：归档要求

2021-02-19发布2022-05-01实施

盐城市市场监督管理局发布

DB3209/T1207.1—2022

前言

本文件按GB/T1.1—2020《标准化工作导则第一部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件是DB3209/T1207.1-2022《建设工程档案管理》的第一部分。DB3209/T1207-2022已经发

布了以下部分：

——第一部分：归档要求；

——第二部分：房屋建筑工程文件归档和档案移交范围；

——第三部分：市政基础设施工程文件归档和档案移交范围。

本文件由盐城市城市建设档案馆提出。

本文件起草单位：盐城市城市建设档案馆、东台市城建档案馆、射阳县城建档案馆、大丰区城建

档案馆、盐都区城建档案馆。

本文件主要起草人：施斌、陈着、刘晓东、易翠霞、苏晨蔚、许定广、胡惠、李骏。

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建设工程档案管理第一部分：归档要求

1范围

本文件界定了建设工程档案归档要求的术语和定义，确立了建设工程档案的分类，规定了建设工

程档案管理的总体要求和编制、验收及移交的特殊要求。

本文件适用于工程建设、勘察、设计、施工、监理单位及市、县（市、区）建设工程档案管理机

构（含档案室，下同）等在盐城市城乡规划区实施房屋建筑和市政基础设施工程的建设活动。园林绿

化、水利、交通等工程可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文

件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适

用于本文件。

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成一般要求

GB/T24422信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求

GB/T38540信息安全技术安全电子签章密码技术规范

GB/T50328建设工程文件归档规范

CJJ/T117建设电子文件与电子档案管理规范

CJJ/T187建设电子档案元数据标准

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T47版式电子文件长期保存格式需求

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分：总则

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DB3209/TXXXX.2房屋建筑工程文件归档范围

DB3209/TXXXX.3市政基础设施工程文件归档范围

3术语和定义

GB/T11822、GB/T50328-2019、CJJ/T187中的部分术语和定义适用于本文件。

3.1

建设工程

经批准按照一个总体设计进行施工，由一个或者若干个单项工程所组成，经济上实行统一核

算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设单位。包括房屋建筑工程、市政基础设施工程

等。

[来源：GB/T50328-2019，2.0.1，有修改]

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3.2

建设单位

建设工程的投资人，在项目建设过程中负总责的组织。

3.3

竣工图

在工程施工过程中形成的，编制单位依据工程实际变更情况在施工图基础上进行改绘或重新绘

制的，能真实反映工程项目竣工时施工结果的图纸。

[来源：GB/T50328-2019，2.0.6，有修改]

3.4

建设工程声像档案

反映工程建设管理活动，具有保存价值的，以声音、图片和影像等形式保存在磁盘、光盘、硬

盘等载体上的历史记录。

[来源：GB/T50328-2019，2.0.11，有修改]

3.5

案卷目录

概括和揭示一套建设工程档案中每一个案卷的案卷题名及其他特征并固定案卷排列次序的表

格。

[来源：GB/T11822-2008，3.7，有修改]

3.6

卷内目录

登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。

[来源：GB/T11822-2008，3.4，有修改]

3.7

卷内备考表

卷内文件状况说明及立卷人、审核人的的记录表，排列在卷内文件之后。

[来源：GB/T11822-2008，3.5，有修改]

4分类

建设工程档案主要分为电子档案（文本、数据、图表、图形、程序文件等）、纸质档案和声像档

案（声音、照片、视频文件等）。

5总体要求

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5.1工程文件形成单位应规范工程文件形成、积累、整理、归档和移交工作流程，明确有关人员职

责范围，落实工作责任。

5.2建设、监理、施工等单位应设立或明确与工程管理相适应的档案管理机构，建立档案管理制度，

配备与工程档案管理相适应的人员、经费、设施设备等，将工程档案管理纳入到建设工程项目管理中，

与工程建设管理同计划、同部署、同督查、同考核。

5.3建设单位对建设工程档案工作负总责，应履行下列职责：

a)贯彻工程档案法律、法规、规章、规范及政府规范性文件。根据工程建设管理情况，制定、

完善工程文件收集、整理、归档、移交和档案管理的制度、程序，并组织协调工程管理部门

和参建单位实施；

b)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程档案内容、套

数、费用、质量、归档移交等提出明确要求；

c)负责收集、整理工程准备阶段文件和竣工验收文件，并立卷归档；负责组织、监督和检查勘

察、设计、监理、施工单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可以委托监理单位监

督、检查工程施工文件的形成、积累和立卷归档工作；

d)收集和汇总勘察、设计、监理、施工单位编制的工程档案；

e)组织工程管理人员和档案管理人员档案业务培训；

f)在组织竣工验收前，应按本文件的要求将全部工程文件收集齐全并完成工程档案的立卷，形

成档案预验收意见；在组织工程竣工验收时，应组织对工程档案进行验收，形成验收意见；

g)对列入城建档案管理机构接收范围的工程，在工程竣工验收备案前，应向城建档案管理机构

移交一套符合规定的工程档案。

5.4勘察、设计、监理、施工单位负责收集整理本单位在工程建设过程中形成的文件，并及时向建

设单位移交。建设工程项目实行总承包管理的，总包单位和分包单位应按规定应及时向建设单位移交。

其他参建单位应将工程建设过程中形成的文件及时向建设单位移交。

5.5建设工程档案管理机构负责对工程文件的形成、整理、归档和档案移交工作进行监督、检查，

并组织指导和培训。对建设单位提请验收的工程档案在规定时间内完成验收；对依申请限时联合验收

的，应按规定开展限时联合验收。

5.6建设单位编制的已签署了具有法律效力的电子印章或电子签名的电子档案，可不移交相应的纸

质档案。电子印章、电子签章应符合GB/T38540的要求。

5.7工程文件形成单位应建立与业务系统相衔接的电子文件收集与管理系统，与各行政主管部门的

工程电子文件数据交换平台可靠对接，向城建档案管理机构的工程档案管理系统移交，应确保电子文

件自形成到归档、移交全过程的数据安全及数据完整（见图1）。

图1电子文件形成、整理、归档和移交流程示意图

5.8采用建筑模型信息（BIM）技术的建设工程，应向城建档案管理机构移交一套包含BIM数据的工

程档案。

5.9委托档案服务企业进行数字加工的建设工程，建设单位应与档案服务企业签订服务合同或协议

时，签订保密协议，明确保密要求、责任及失泄密的处置措施。档案服务企业档案服务工作应符合DA/T

68.1的要求。

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6电子档案

6.1范围

6.1.1凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据

和参考价值的电子文件和相关数据等均应收集归档。

6.1.2建设工程电子文件的归档和档案移交范围应符合DB3209/TXXXX.2、DB3209/TXXXX.3的要

求。

6.1.3建设、施工、监理、设计等单位保管的电子文件具体归档范围应符合6.1.2规定。

6.1.4未明确要求归档但记录了特殊工程、特殊工艺、特殊材料等特殊情况且具备长期保存价值的

文件由相关档案保管单位确定是否归档。

6.2质量

6.2.1内容应真实、完整、准确，反映建设活动的全过程，且内容及其深度须符合国家有关工程勘

察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

6.2.2形成单位对业务系统以及其他应用软件、操作系统环境中形成的电子文件及其元数据进行捕

获和登记应符合CJJ/T187的规定。

6.2.3电子文件应转换成下列文件格式（见图2）。专用软件产生的其他格式文件，应转换成下列格

式。无法转换的，与系统软件一起移交。

文件类别格式

文本（表格）文件OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF

图形文件DWG、PDF/A、SVG

数据库文件SQL、DDL、DBF、MDB、ORA

虚拟现实/3D图像文件WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN

地理信息数据文件DXF、SHP、SDB

图2电子文件格式

6.2.4版面格式应符合DA/T47的要求。

6.2.5应具备可靠的电子签名以保证文件的真实性、可靠性，且手续齐全。电子签名同时符合下列条

件的，视为可靠的电子签名：

a)电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

b)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

c)签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

d)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

电子签名需要第三方认证，由依法设立的电子认证服务提供者提供认证服务。

6.2.6电子签名格式、数字证书、时间戳、电子签章密码技术应符合相关规定。

6.2.7凡不能提交电子文件的应提供相应纸质文件数字化副本。纸质文件数字化工作应符合DA/T31

的要求。数字化副本应符合以下规定：

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a)宜采用彩色扫描件；

b)格式为双层ODF、PDF格式；

c)分辨率不小于300dpi；

d)图像应清晰、完整、不偏斜、不失真，保证图物一致；

e)对一份文件进行分幅扫描的，应进行图像拼接处理，拼接后的电子文件确保与实物文件一致；

f)文字类的应形成一个多页ODF、PDF文件，图纸类的应形成多个单页ODF、PDF文件；

g)应每页加盖建设单位电子签章；

6.2.8应具有数字化元数据，元数据至少应包括：数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分辨

率、垂直分辨率、色彩空间、格式信息、计算机文件大小、数字化软硬件设备等，并将数字化元数据

与目录数据组合形成纸质档案数字化副本的元数据库。

6.2.9电子竣工图应采用经建设工程施工图设计技术审查机构审查通过的计算机辅助设计（CAD）图

纸。

6.2.10电子竣工图编制要求与方法:

a)内容应完整和准确，能够真实反映工程实际状况，应图物相符；

b)根据按图施工的原则，编制基础是施工图纸；

c)应具备设计单位和注册执业人员以及相关人员的图章、签字、施工图设计技术审查专用章以

及电子竣工图章。施工单位可以委托设计单位编制竣工图。竣工图应根据不同情况编制：

凡按施工图施工没有变动的，由编制单位在原施工图纸上加盖电子竣工图章（见图

3）后即作为竣工图（单位：mm）；

凡在施工中发生一般性变更且变更不多，不需重新审查施工图的，可由编制单位依

据变更文件在原施工图纸上修改并注明修改依据，具体修改方法应符合6.2.7的规

定，加盖竣工图章后即作为竣工图；

凡在施工中发生结构、工艺、平面布置等重大改变，应重新绘制施工图。重绘的施

工图需报送原施工图设计技术审查机构审查并通过。经施工和监理单位确认后加盖

竣工图章作为竣工图；

施工图改绘均应符合各专业制图标准的相关规定；

竣工图编制的依据主要有设计变更文件、图纸会审（设计交底）文件、技术核定（洽

商）文件及测量文件等。所有变更依据等文件应编制文件编号并按照相应顺序填写

汇总表；

编制单位应根据工程进度及时编制工程竣工图。

图3竣工图章

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6.2.11下述几种图纸改绘方法可视具体变更情况采用(单位：mm)：

a)杠改法：适用于文字与数字的简单修改（见图4）；

图4杠改法

b)叉改法：适用于图形的一般修改（见图5）；

图5叉改法

c)圈改法：适用于局部的复杂修改（见图6）；

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图6圈改法

d)标注法：适用于位移、误差等后期补充性数据的标注和修改（见图7）。

图7标注法

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6.2.12对归档的电子文件应进行固化处理：

a)采用可靠的电子签名；

b)采用封装技术。

6.2.13电子文件形成后，不应非正常修改、获取和删除。可采用的建设工程电子文件安全措施主

要有网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等。具体包括以下方面：

a)建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制；

b)设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；

c)对电子文件采用防写、防错漏和防调换的标记；采取电子签名技术防止非法篡改。

6.3整理

6.3.1应遵循建设工程电子文件的自然形成规律，保持项目工程内建设电子文件间的有机联系，便

于建设工程电子档案