DB32/T 3833-2020 党政机关会议服务工作规范

ICS01.020

A22

DB32

江苏省地方标准

DB32/T3833—2020

党政机关会议服务工作规范

Specificationofmeetingservicesofpartyandgovernmentorganizations

2020-07-14发布2020-08-14实施

江苏省市场监督管理局发布

DB32/T3833—2020

目次

前言............................................................................II

1范围..............................................................................1

2规范性引用文件....................................................................1

3术语与定义........................................................................1

4基本要求..........................................................................1

5服务流程..........................................................................3

6服务评价与改进....................................................................6

附录A（资料性附录）会议室预订表....................................................8

附录B（资料性附录）工作通知单......................................................9

附录C（资料性附录）会议客情表.....................................................10

附录D（资料性附录）电子屏信息发布申请表...........................................11

附录E（资料性附录）会议保障签到表.................................................12

附录F（资料性附录）会议服务应急预案...............................................13

附录G（资料性附录）遗留物品登记表.................................................16

附录H（资料性附录）会务服务满意度调查表...........................................17

参考文献......................................................................18

I

DB32/T3833—2020

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由江苏省机关事务管理局提出并归口。

本标准主要起草单位：常州市机关事务管理局、金陵江南会议中心。

本标准主要起草人：马索、韩奕、戴海燕、周欣华、刘华、杭燕、张朝丽、张丽芬、顾敏珏。

II

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党政机关会议服务工作规范

1范围

本标准规定了党政机关会议术语与定义、服务保障、服务流程、服务评价与改进等会议服务规范。

本标准适用于江苏省党政机关会议服务工作管理，其他会议服务可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB2894安全标志及其使用导则大全

GB13495.1消防安全标志

GB/T18883-2002室内空气质量标准

GB/T30520会议分类与术语

SB/T10851会议中心运营服务规范

DB42/T1487-2018党政机关会议服务管理规范

DB51/T2616—2019机关会议服务规范

3术语与定义

GB/T30520界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为方便适用，以下重复列出了GB/T30520

中的部分术语和定义。

3.1会议

在特定的时间和空间，通过发言、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、

传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

3.2党政机关会议

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、各

人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

4基本要求

4.1机构

应具有党政机关会议定点场所资格。

4.2人员

1

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4.2.1应年满18周岁，身心健康、政治面貌良好。具有相应的业务知识和技能，并熟练运用。设备操

作人员应具有相应的专业技术任职资格。

4.2.2遵守会议保密纪律，做到不听、不看、不传会议内容。

4.2.3员工服务用语应符合以下要求：

a)讲普通话，语言文明不使用服务禁语如：不行、不知道等；

b)口齿清晰，语气、语调适中；

c)有问必答，体现主动，参会人员未听清时，应重复讲述。

4.2.4员工的仪容仪表应符合以下要求：

a)应穿着统一制服，保持干净整洁、熨烫平整；

b)工号牌应佩戴在制服左胸前，偏上位置，保持干净、无破损；

c)应着深色工作鞋、肉色或浅灰色工作袜，干净无破损；

d)头发梳理整齐，刘海不宜遮住眉毛，侧发不遮耳；短发不过肩，长发用统一的头花盘起，发色

黑色、深咖啡为宜；

e)女员工面部化淡妆，妆容自然；

f)指甲干净不宜过长，修剪整齐不得涂有色指甲油；

g）保持头发、口腔、身体干净清洁无异味。

4.2.5员工的行为举止应符合以下要求：

a)举止文明，姿态端庄；

b)主动服务，符合岗位规范；

c)三轻四勤:“三轻”走路轻、说话轻、操作轻；“四勤”眼勤、手勤、嘴勤、腿勤。

4.3场所

4.3.1配置与会议规模、规格等相适的会议室。配置的设施应包括但不限于：

——足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施；

——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄影摄像要求；

——独立的温控系统；

——醒目的禁烟标志。

4.3.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：

——规模适当并分设机动车进出口与人员通道；

——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施，并配有醒目的安全标志且布局合理、

设施完善的停车场，标志应符合GB2894和GB13495.1的规定；

——公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意

图、电子屏等；

——监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置；

4.3.3按需提供服务用品，可包括但不限于：投影设备、幕布、音视频设备、杯具等。

4.4消毒

4.4.1客用物品

2

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杯具清洗后放含有效氯500mg／L的消毒液浸泡30min。消毒后的杯具用清水冲净，放入消毒柜高温

消毒30min。毛巾使用前用热水淋湿，折叠后放置红外线消毒柜内消毒30min。

4.4.2工作间

会务中心会议室可配有工作间和消毒区域，有专人负责，保持整洁。工作间备有常用的消毒工具和

消毒剂，分类存放。

4.4.3空气消毒

a)会议室应保持开窗通风，促进空气流通，每日通风不少于2次，每次20-30min。

b)使用空调时应确保安全通风换气，保证足够的新风输入。

c)会后会议应开窗通风，时间不低于30min。

5服务流程

5.1会议预订

5.1.1电话预订

5.1.1.1电话铃响三声以内接听电话，主动问候；超过三声接听电话时应向对方致歉；在服务对象挂

电话后方可挂断电话。

5.1.1.2接受电话预订前应详细记录相关信息，将会议信息填写《会议室预订表》中，《会议室预订

表》参见附录A。会议信息应包括：会议时间、地点、人数、台型要求、话筒音响、会标席卡、电子屏

发布、会议单位、联系人、联系方式等。

5.1.1.3按照会议要求分解会议服务内容，开具工作通知单，工作通知单参见附录B,下达工作任务。

5.1.2客情发布

5.1.2.1根据会议预订随时整理客情，每天做三日客情记录，客情记录表参见附录C。

5.1.2.2根据工作需要将客情记录发送到相关单位和办公室邮箱。

5.1.2.3市领导以上人员参加的会议为重要会议，需在客情单上作标记。

5.1.3会场确认

5.1.3.1会场服务人员应认真听取会议主办方对会场布置的意见与要求，了解会议台型、人数、音视

频等要求，并逐一记录，通过复核的方式确认。

5.1.3.2相关物管单位在会场与会议主办方做好对接，确认会议要求并提供相应服务。

5.1.3.3会场服务员或主管将会议主办方确认的会议细节反馈给预订员，由预订员统一整理，根据新

要求，下达工作任务。

5.2电子信息发布

5.2.1电子屏发布表拟定统一格式。电子屏信息发布申请表参见附录D。

5.2.2接受电子屏信息发布采用传真、网络、邮箱或QQ接收，由电子信息控制中心签收并发布。

5.2.3会议临时增加的信息发布内容，会议中心及时通知电子信息控制中心并签字确认。

5.3设施设备调试

3

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5.3.1技术人员应对会议使用的话筒、线路、音响、视频等设备进行布置，要求应符合表1的规定。

布置完成后应对灯光、空调、音控设备、音频设备、视频设备、其他设备等进行调试，调试要求应符合

表2规定。

表1设施设备布置要求

序号项目要求

1会议通常使用鹅颈话筒，话筒底座前端到座位桌沿距离为35cm（通

差±5cm），话筒拾音头距离桌面25cm（通差±5cm）。

1话筒2无线话筒信号接收器充分考虑信号覆盖范围，确保电池电量充足

并有备用电池。

1排线基本达到“横平竖直”，整齐，美观，大方。

2线路2经过人行通道的，做好安全固定，防止线路缠结，绊脚。

视频设备布置于所有参会人员可见处，与电脑正确连接，画面显示

3视频设备正常。

表2设施设备调试要求

序号项目要求

1会议室日常卫生工作时，灯光开到中等偏暗，以光带为主。

2布置会场时将灯光开到中等偏亮，筒灯加光带部分。

1灯光3会前1h开启全部灯光，会场照明亮灯率100％，光线柔和不刺眼，照

度适宜。

4应根据不同情况控制灯光，并单独检查在使用投影时的灯光效果。

1会议室空调的开启时间为会前1h，重要会议空调的开启时间为会前

2h。如遇会务人员布置会场，原则上不开空调（特殊情况除外）。

3空调运行状态正常。

2空调4参照GB/T18883-2002室内空气质量标准，室内空调温度夏季常设不

低于26℃，冬季采暖不高于20℃。

5参照GB/T18883-2002室内空气质量标准，室内相对湿度夏季空调

40％~80％，冬季采暖30％~60％。

时序电源、调音台、混音器、音频处理器、功放、扬声器、会议电脑、

3音控设备

高清混合矩阵运行参数正常。

1音响设备与话筒正确连接，避免出现杂音、电流声、音频干扰等。

4音频设备

2每个话筒都应试音，以不同位置、最远距离可以听清、音量适中为准。

1LED屏启动正常。

2电视机运行状态正常。

3投影机及配套幕布运行正常。

5视频设备4网络及信号线路正常。

5信号无缝切换台运行正常。

6音视频素材正常。

7会场使用电脑运行正常。

1UPS运行状态正常。

6其他设施设备2备用设备启动运行正常。

3地插、强弱电线路正常。

4

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5.3.2设施设备调试完毕后应由专人看管，防止误撞、误扯。

5.4会前准备

5.4.1摆台

5.4.1.1椅子正对桌肚中间，椅面边沿距离桌肚边沿15cm，椅背呈一条直线；

5.4.1.2托盘应左手臂自然成90°角，掌心向上，五指指腹及掌根保持托盘平衡。托盘内物品由高到

矮由内到外摆放整齐，避免相互碰撞；

5.4.1.3席卡正对椅背居中位置，摆放距离会议桌外沿1cm；

5.4.1.4毛巾框清洁无损，上沿靠桌子内1cm，与席卡间距2cm；

5.4.1.5毛巾温热平整清洁无损。用毛巾夹夹起毛巾放至毛巾框内，毛巾开口朝向杯子，毛边朝桌沿

内侧，光边朝向客人；

5.4.1.6杯垫清洁，边缘距离桌沿内侧5cm，距离毛巾框2cm；

5.4.1.7盖杯清洁无损，茶叶适量均匀铺放在杯底。盖杯放置杯垫居中，杯柄朝右下45°；

5.4.1