DB22/T 2237-2015 质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范

ICS03.160

A14

DB22

吉林省地方标准

DB22/T2237—2015

质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作

及管理规范

Standardsofelectronicfilespreparationandmanagementforadministrative

punishmentinqualityandtechnologysupervision

2015-02-01发布2015-03-01实施

吉林省质量技术监督局发布

DB22/T2237—2015

前言

本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。

本标准由吉林省质量技术监督局提出并归口。

本标准起草单位长春市标准研究院、长春市标准化协会。

本标准主要起草人：刘天琪、孙佳纯、曹楠、庄茜、郭彬、董建、张晓明、刘涵、庞光伟。

I

DB22/T2237—2015

质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范

1范围

本标准规定了质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作的基本要求、分类、制作、交接、归档、存

储、保管、查阅、销毁。

本标准适用于各级质量技术监督行政处罚案卷电子档案（以下简称电子档案）的制作和管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T15418档案分类标引规则

GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T19档案主题标引规则

DA/T22归档文件整理规则

DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范

DB22/T2236质量技术监督行政处罚案卷纸制档案制作及管理规范

3术语与定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

行政处罚administrativepunishment

国家行政机关依法对违反行政管理法规的行为给予的制载措施。

3.2

电子档案electronicarchive

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、移动硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设

备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文件。

3.3

行政处罚电子档案administrativepunishmentelectronicarchive

在行政执法中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、移动硬盘、光盘等载体，

依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。

1

DB22/T2237—2015

3.4

物理归档physicalfiling

把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案管理机构移交的过程。

3.5

逻辑归档logicalfiling

在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案管理机构移

交的过程。

3.6

档案交接archivetransferring

按照国家规定，档案馆、档案室接收和移交档案的过程。

4基本要求

4.1加强安全保密管理，防止涉密或不开放的电子档案信息泄露。

4.2建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始实行全过程管理与监控，

及时对有关处理操作进行登记。

4.3在纸质档案转化为电子档案的过程中，保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性，不宜进

行随意分割，应避免或减少对纸质档案实体的破坏，最大程度地维持纸质档案的原貌。

4.4应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容

性。

4.5应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作

数据、检测数据等要求。

4.6电子档案的真实性、完整性和有效性的保证措施按照GB/T18894—2002中第5章的规定执行。

4.7归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持

一致。

4.8具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如果没有纸质版本的，应制成纸质文件或缩微

品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

4.9对具有凭证作用电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

5分类

5.1电子档案的分类应与纸质档案相一致。

5.2电子档案按文件类型分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文

件、程序文件、数据文件。

6制作

6.1工作环境

2

DB22/T2237—2015

6.1.1电子档案的制作现场应具备防火、防水、防潮、防尘、防窃、防鼠等设施。

6.1.2电子档案的制作工作场地内不得有吸烟、进食、饮水等可能对档案造成损毁的行为。

6.1.3每日电子档案的制作工作完成后，应清理现场，临时存放的档案应类别清晰、码放整齐。

6.1.4工作区域采用内部局域网传输交换数据，不得存在对外数据连接方式；未经行政执法机关许可，

不得将档案带离工作区域；不得在计算机上连接任何与电子档案的制作工作无关的设备,安装任何与电

子档案的制作工作无关的程序。

6.2前期准备

6.2.1对拟制成电子档案的纸质档案应进行核对。

6.2.2电子档案制作人员与纸质档案管理人员办理档案的交接工作，由移交单位、接收单位填写《档

案交接文据》见附录A。

6.2.3将纸质档案收集齐全，并依顺序排列，不得将不同案卷的档案混淆在一起。按照DA/T31-2005

第5章的规定对纸质档案进行整理。

6.3案卷扫描

6.3.1扫描范围

扫描的范围与形成纸质档案要求的范围相同。

6.3.2扫描方式、色彩模式、分辨率

按照DA/T31—2005第6章的规定执行。

6.3.3图像的存储

图像存储按照DA/T31—2005第8章的规定执行。

6.3.4图像处理

6.3.4.1按照DA/T31—2005第