DB37/T 5009-2014 建设工程监理文件资料管理规程

山东省工程建设标准

DB37/T5009-2014

J12628-2014

建设工程监理文件资料管理规程

SpecificationforBuildingEngineeringManagementDocument

2014-03-24发布2014-05-01实施

山东省住房和城乡建设厅

发布

山东省质量技术监督局

前言

为规范监理文件资料的编制和管理工作，保证监理工作的质量，根据山东省住房和城乡

建设厅的要求，山东省建设监理协会、山东省建设监理咨询有限公司会同有关单位在广泛调

查的基础上，参考国家相关标准，结合工程实践和工程文件资料管理经验，编制了本规程。

本规程的主要内容有：1.总则；2.术语；3.基本规定；4.监理工程基础文件资料；5.监

理管理文件资料；6.进度控制文件资料；7.质量控制文件资料；8.安全生产管理的监理文件

资料；9.造价控制文件资料；10.合同管理文件资料；11.竣工验收文件资料；12.组卷、编目、

归档、移交；附录。

本规程由山东省住房和城乡建设厅负责管理，由山东省建设监理协会负责具体内容的解

释。

请各单位在使用本规程的过程中注意积累资料、总结经验，及时将有关意见和建议反馈

给山东省建设监理协会（地址：山东省济南市经五小纬四路46号，邮编：250001，联系电

话：87063583，电子邮箱：sdjlzgb@163.com），以供修订时参考。

本规程主编单位、参编单位、主要起草人员、主要审查人员：

主编单位：山东省建设监理协会

山东省建设监理咨询有限公司

参编单位：山东建筑大学管理学院

山东营特建设项目管理有限公司

济南市建设监理有限公司

青岛市工程建设监理有限责任公司

山东同力建设项目管理有限公司

山东天柱建设监理咨询有限公司

青岛信达工程管理有限公司

主要起草人员：陈文刘明伟徐友全杨宏飞纪森

陈刚薛挺鋐王东升闫民范先利

谢永刚张宝柱尹宗合张哲

主要审查人员：杨卫东马洪涛嵇飙张海平乔国军

傅日荣刘文锋史本全赵忠于科

牛永强

3

目次

1总则.............................................................................................................................1

2术语.............................................................................................................................2

3基本规定.............................................................................................................................3

4监理工程基础文件资料.....................................................................................................4

4.1行政审批文件.........................................................................................................4

4.2工程技术文件.........................................................................................................4

4.3工程合同文件.........................................................................................................4

4.4施工单位资质资格文件.........................................................................................4

5监理管理文件资料.............................................................................................................5

5.1工作指导文件.........................................................................................................5

5.2工作记录文件.........................................................................................................6

5.3工作成果文件.........................................................................................................9

6进度控制文件资料...........................................................................................................10

6.1进度控制审查文件...............................................................................................10

6.2进度控制检查文件...............................................................................................11

7质量控制文件资料...........................................................................................................12

7.1质量控制管理文件...............................................................................................12

7.2质量控制审查文件...............................................................................................12

7.3质量控制过程文件...............................................................................................13

7.4质量缺陷、事故处理文件...................................................................................16

8安全生产管理的监理文件资料.......................................................................................18

8.1安全监理实施细则...............................................................................................18

8.2安全生产管理审查资料.......................................................................................18

8.3过程检查资料.......................................................................................................19

9造价控制文件资料...........................................................................................................21

9.1工程造价控制监理实施细则...............................................................................21

9.2工程款支付资料...................................................................................................21

9.3费用索赔资料.......................................................................................................21

9.4工程竣工结算款支付资料...................................................................................21

10合同管理文件资料.........................................................................................................23

10.1工程临时或最终延期报审资料.........................................................................23

10.2工程变更资料.....................................................................................................23

4

11竣工验收文件资料.........................................................................................................25

11.1单位工程竣工验收报审资料............................................................................25

11.2工程质量评估报告.............................................................................................25

11.3工程竣工验收报告.............................................................................................25

12组卷、编目、归档、移交.............................................................................................27

12.1组卷、编目.........................................................................................................27

12.2归档、移交.........................................................................................................27

附录A推荐性辅助表格........................................................................................28

附录B资料归档卷册编号表.............................................................................................29

附录C案卷编目式样.........................................................................................................50

本规程用词说明.....................................................................................................................34

附:条文说明.....................................................................................................................35

5

CONTENTS

1GeneralProvisions............................................................................................................1

2Terms..................................................................................................................................2

3BasicRequirements...........................................................................................................3

4FoundationDocumentsofProjectManagement...........................................................4

4.1AdministrativeExaminationandApprovalDocuments....................................4

4.2EngineeringandTechnicalDocuments...............................................................4

4.3Engineeringcontractdocuments..........................................................................4

4.4QualificationDocumentsofConstructionEnterprises.......................................4

5ManagementDocumentsofProjectManagement........................................................5

5.1WorkInstructions..................................................................................................5

5.2WorkRecordDocument.......................................................................................6

5.3WorkProductDocument.....................................................................................9

6ProgressControlDocument..........................................................................................10

6.1ReviewDocumentsofProgressControl............................................................10

6.2InvestigativeDocumentsofProgressControl................................................11

7QualityControlDocument.............................................................................................12

7.1ManagementDocumentofQualityControl....................................................12

7.2NvestigativeDocumentofQualityControl......................................................12

7.3ProcessFileofQualityControl..........................................................................13

7.4DocumentsofQualityDefects&AccidentTreatment.....................................16

8SupervisionofProductionSafetyManagementDocuments.......................................18

8.1SafetySupervisionImplementationDetails......................................................18

8.2SafetyReviewData.............................................................................................18

8.3ProcessExaminationData..................................................................................19

9CostControlDocument.................................................................................................21

9.1ProjectCostControlImplementationDetails.................................................21

9.2ProjectPaymentData.........................................................................................21

9.3CostClaimData..................................................................................................21

9.4ProjectCompletionSettlement&PaymentData.............................................21

10ContractAdministrationDocument............................................................................23

10.1TemporaryorFinalReviewData....................................................................23

10.2EngineeringVariationData.............................................................................23

11CompletionAcceptanceDocument..............................................................................25

6

11.1UnitProjectCompletionApprovalData........................................................25

11.2ProjectQualityAssessmentReport.................................................................25

11.3ProjectCompletionAcceptanceReport..........................................................27

12Filing,Cataloging,Archiving,Transfering....................................................................27

12.1Filing,Cataloging..............................................................................................26

12.2Archiving,Transfering......................................................................................27

AppendixASecurityPatrolinspectionRecords..............................................................28

AppendixBDataArchiveVolumeNumbersinTable.....................................................29

AppendixCFileCatalogingStyle.....................................................................................50

ExplanationofWordingInThisSpecification...................................................................53

Addition：ExplanationofProvisions................................................................................35

7

1总则

1.0.1为进一步规范全省房屋建筑和市政公用工程施工阶段监理文件资料管理，促进监理

工作的程序化、标准化和信息化，提高我省工程监理的管理成效。依据国家各级法律、法规、

政策以及国家、行业、地方有关规范、标准，结合我省实际情况，制定本规程。

1.0.2本规程适用于山东省行政区域内新建、扩建或改建的房屋建筑、市政公用工程施工

阶段监理文件资料管理。凡在山东省行政区域内参与工程建设的建设、设计、勘察、施工、

监理、检测、试验等单位均应执行本规程。

1.0.3山东省各级建设行政主管部门应遵循本规程对建设工程监理文件资料的管理进行监

督、检查。

1.0.4本规程规定了房屋建筑和市政公用工程施工阶段工程监理文件资料管理的基本要

求。监理文件资料管理归档除应执行本规程外，还应符合国家、行业和地方现行的有关规范、

标准的规定。

1

2术语

2.0.1监理文件资料projectdocument&data

工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的

文件资料，包括文字、图表、数据、声像、电子文档等各种形式的文件记录。

2.0.2监理文件资料管理projectdocument&datamanagement

监理文件资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作的

统称。

2.0.3组卷filing

按照一定的原则和方法，将有保存价值的工程文件资料分类整理成案卷的过程，亦称立

卷。

2.0.4归档archiving

文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件资料整理组卷后，按规定移交有关单

位。

2.0.5监理档案projectmanagementfiles

在履行监理合同过程中形成的与监理工作相关的文件资料。

2.0.6施工单位constructionEnterprises

依法成立并取得建设行政主管部门颁发的施工企业资质证书，由工程专业人员组成从事

生产活动的企业。

2.0.7工程竣工预验收pre-evaluationofcompletedprojects

在专项竣工验收或竣工验收前，为了确保施工单位严格履行质量管理职责，避免影响验

收工作的质量和进度，进行的一种预验收形式的质量验收。

2

3基本规定

3.0.1监理文件资料应在工程建设监理过程中同步形成，并应真实反映工程的建设情况和

监理工作成效。文件资料的形成、积累、组卷和归档应齐全、完整、及时、准确。

3.0.2建设单位应将监理工程基础文件资料及其他相关文件资料及时提供至项目监理机

构。由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备的相应质量证明文件经施工单位按相应质量

标准及采购合同验收合格后，由施工单位及时提供至项目监理机构。

3.0.3施工单位应随工程进展按本规程要求提供相关的施工资料。

3.0.4监理文件资料管理应符合下列规定：

1工程监理单位应制定完善的监理文件资料组卷、归档、保存、检查等管理制度。

2监理文件资料由总监理工程师负责组织整理并宜指定专人管理。

3项目监理机构应在第一次工地例会中建立工程信息传递流程和各参建单位的文件资

料收发管理专人负责制度。

4监理文件资料的审核、审批、签认不应代审、代签及越级签认，不应随意修改、伪

造或故意撤换。监理文件资料编制、填写的文字、图表、印章应内容详实。

3.0.5监理文件资料应为原件；当为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并

注明原件存放处、经办人及经办时间；当为电子签名文档时，应按照国家、地方相应法律、

法规执行。

3.0.6监理文件资料应内容完整，结论明确，字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字应使

用档案规定用笔，不宜用复写材料。

3.0.7监理文件资料编制、移交、归档、保存应符合国家现行有关规范和标准的规定。

3.0.8监理文件资料宜采用计算机信息化技术进行辅助管理。

3

4监理工程基础文件资料

4.1行政审批文件

4.1.1建设单位应在第一次工地会议前，将建设工程规划许可证、图纸审查合格书和备案

书、消防设计审核意见书、工程质量监督手续、工程安全监督手续、施工许可证等提供至项

目监理机构。

4.1.2法律、法规规定和业主委托的其他相关文件资料。

4.1.3上述文件可为复印件，有效期须在国家规定范围之内。

4.2工程技术文件

4.2.1建设单位应在第一次工地会议前，将地质勘察报告、施工图设计文件以及与施工现

场相关的地下管线、气象、水文观测、相邻建筑物、构筑物和地下工程等文件资料提供至项

目监理机构。

4.2.2与工程实施所需要的其他相关技术文件资料。

4.2.3地质勘察报告、施工图设计文件应为原件，其他文件可为复印件。

4.3工程合同文件

4.3.1建设单位应在第一次工地会议前，将施工单位中标通知书复印件、《建设工程施工合

同》、与工程相关的施工招、投标文件（电子版）提供至项目监理机构。

4.3.2工程监理单位应在第一次工地会议前，将监理中标通知书复印件、《建设工程监理合

同》提供至项目监理机构。

4.3.3施工单位应在分项工程开工前将专业分包单位中标通知书复印件、专业施工分包合

同报送至项目监理机构。

4.4施工单位资质资格文件

4.4.1施工单位应在第一次工地会议前，将营业执照、施工资质证书、安全生产许可证、

项目施工管理人员有效资格证书等报送至项目监理机构。

4.4.2施工单位在分包工程开工前，将分包单位资格报审表及拟分包分部/分项工程相关施

工单位的营业执照、资质证书、安全生产许可证、类似工程业绩、专职管理人员和特种作业

人员的资格、总分包管理制度等文件资料报送至项目监理机构，由专业工程师提出审查意见，

总监理工程师审核签认。

4.4.3分包单位资格报审表应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.4要

求,本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

4

5监理管理文件资料

5.1工作指导文件

5.1.1总监理工程师任命书、总监理工程师代表授权书

1总监理工程师任命书应在《建设工程监理合同》签订后，由工程监理单位法定代表

人书面签署，第一次工地会议前书面通知建设单位。

2在报请工程监理单位法定代表人同意，总监理工程师按照《建设工程监理规范》

GB/T50319要求并根据工程实际情况设立总监理工程师代表并书面授权，总监理工程师代表

授权书应符合本规程附录A中F.0.3表格式。本表一式四份，工程监理单位、项目监理机构、

建设单位、施工单位各一份

3总监理工程师任命书应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.1的

格式。本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

5.1.2监理规划

1监理规划应在签订《建设工程监理合同》及收到施工图设计文件后开始编制，在第

一次工地会议前报送建设单位。

2监理规划应由总监理工程师组织专业监理工程师编制，总监理工程师签字后由工程

监理单位技术负责人审批。

3监理规划应针对项目的实际情况，明确项目监理机构的工作目标，确定具体的监理

工作制度内容、程序、方法和措施等，并具有指导性和针对性。

4监理规划的编制依据应包括：

（1）建设工程的相关法律、法规及项目行政审批文件；

（2）与建设工程项目有关的标准、设计文件、技术资料；

（3）监理大纲、《建设工程监理合同》及与建设工程项目相关的施工合同文件。

5监理规划应包括以下主要内容：

（1）工程概况；

（2）监理工作的范围、内容、目标；

（3）监理工作依据；

（4）监理组织形式、人员配备及进退场计划、监理人员岗位职责；

（5）监理工作制度；

（6）工程质量控制；

（7）工程造价控制；

（8）工程进度控制；

（9）安全生产管理的监理工作；

（10）合同与信息管理；

5

（11）组织协调；

（12）监理工作设施。

6在监理工作实施过程中，如实际情况或外围条件发生变化而需要调整监理规划时，

应由总监理工程师组织专业监理工程师修改，经工程监理单位技术负责人批准后报建设单

位。

5.1.3监理实施细则

1对专业性较强、危险性较大的分部/分项工程，项目监理机构应编制监理实施细则。

2监理实施细则的编制依据应包括：

相关规范、规程和标准、监理规划、工程设计文件、施工组织设计、专项施工方案等。

3监理实施细则由专业监理工程师编制，并经总监理工程师审批。

4监理实施细则应在相应分部/分项工程施工开始前编制完成。

5监理实施细则应符合监理规划的要求，并应结合工程项目的专业特点，具有可操作

性。

6监理实施细则应包括以下主要内容：

专业工程特点、监理工作流程、监理工作要点、监理工作方法及措施等。

7项目监理机构应根据工程特点和施工单位报送的施工组织设计或专项施工方案，确

定旁站的关键部位、关键工序，编制旁站方案。

8在监理工作实施过程中，应根据实际情况进行补充、修改，经总监理工程师批准后

实施。

5.2工作记录文件

5.2.1监理日志

1监理日志由总监理工程师指定专业监理工程师负责，监理员参与，专业监理工程师

每日签字，总监理工程师定期审阅。

2监理日志应符合《建设工程监理规范》GB/T50319要求并宜按以下内容记录：

（1）气象情况；

（2）施工部位、劳动力、施工机械等和进度是否滞后等情况；

（3）隐蔽验收；

（4）旁站情况；

（5）现场巡视情况；

（6）平行检验情况；

（7）文件往来情况；

（8）材料进场报验和见证取样情况；

（9）见证取样复试报告返回和结论；

（10）重大事件记录；

6

（11）工程例会、专题会提出问题落实情况；

（12）有关监理通知单、工作联系单现场落实情况等。

5.2.2工作联系单

1项目监理机构与工程建设有关方相互之间的日常书面工作联系采用工作联系单形

式，有特殊规定的除外。工作联系的内容包括：告知、督促、建议等事项。

2工作联系单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表C.0.1的格式。

5.2.3监理通知单

1项目监理机构在实施监理过程中，发现工程存在下列问题时：施工过程中出现的违

反设计要求、施工技术标准、合同约定；使用不合格的材料、构配件和设备；在安全生产管

理和施工进度等方面出现违规、违章、违背合同等，总/专业监理工程师应及时签发监理通

知单。

2监理通知单填写应包含如下内容：拟通知事由发生的时间、地点（具体部位）、事由

的具体内容、拟通知事由的依据、要求、回复标准和回复期限。

3监理通知单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表A.0.3的格式。本

表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各一份。

5.2.4监理通知回复单

1施工单位按照监理通知单要求的工作时限和标准进行整改完毕后应向项目监理机构

报送监理通知回复单。

2监理通知回复单应包括针对监理通知单提出问题的整改处理方法（方案），处理结果、

达到的标准，必要时应附相关资料。

3监理通知回复单应符合《建设工程监理规范》GB/T50319-2013附录表B.0.9的格式。

本表一式三份，项目监理机构、建设单位、施工单位各执一份。

5.2.5监理会议纪要

1第一次工地会议纪要

第一次工地会议纪要由项目监理机构负责整理、归档并下发各方，会议由建设单位于工

程开工前组织召开。

会议纪要内容应包含：

（1）建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工；

（2）建设单位介绍工程开工准备情况；

（3）施工单位介绍施工准备情况；

（4）建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求；

（5）总监理工程师介绍监理规划的主要内容并授权监理单位专职文件资料管理人员；

（6）研究确定各方在施工过程中参加监理例会的主要人员，召开监理例会的周期、地点

及主要议题。确定各参建单位专职文件资料管理人员；

（7）其他有关事项。

7

2监理例会纪要

监理例会纪要由项目监理机构负责整理、归档，例会由总监理工程师或其授权的专业监

理工程师定期组织并主持。

会议纪要内容包括：

（1）检查上次例会议定事项的落实情况，分析未完事项原因；

（2）检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施；

（3）检查分析工程项目质量、施工安全管理状况，针对存在的问题提出改进措施；

（4）检查工程量核定及工程款支付情况；

（5）解决需要协调的有关事项；

（6）其他有关事宜。

3专题会