GB/T 34110-2017 信息与文献 文件管理体系 基础与术语

ICS35040

A14.

中华人民共和国国家标准

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息与文献文件管理体系

基础与术语

Informationanddocumentation—Managementsystemsforrecords—

Fundamentalsandvocabulary

(ISO30300:2011,IDT)

2017-07-31发布2017-11-01实施

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局发布

中国国家标准化管理委员会

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

文件管理体系的基础

2……………………1

文件管理体系和管理体系的关系

2.1…………………1

组织的环境

2.2…………………………1

文件管理体系构建的必要性

2.3………………………2

目的

2.3.1……………2

可靠真实完整和可用的文件

2.3.2、、………………2

总则

2.3.2.1…………………………2

可靠性

2.3.2.2………………………2

真实性

2.3.2.3………………………2

完整性

2.3.2.4………………………2

可用性

2.3.2.5………………………3

文件系统的建立

2.3.3………………3

总则

2.3.3.1…………………………3

可靠性

2.3.3.2………………………3

安全性

2.3.3.3………………………3

合规性

2.3.3.4………………………3

综合性

2.3.3.5………………………3

系统性

2.3.3.6………………………3

文件管理体系的原则

2.4………………4

总则

2.4.1……………4

以客户和其他利益相关方为中心

2.4.2……………4

领导和问责

2.4.3……………………4

基于证据的决策

2.4.4………………4

全员参与

2.4.5………………………4

过程方法

2.4.6………………………4

采用系统方法进行管理

2.4.7………………………4

持续改进

2.4.8………………………4

文件管理体系的过程方法

2.5…………4

最高管理者的职责

2.6…………………5

与其他管理体系的关系

2.7……………5

术语和定义

3………………6

与文件相关的术语

3.1…………………6

与管理相关的术语

3.2…………………7

与文件管理过程相关的术语

3.3………………………8

Ⅰ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

与文件管理体系相关的术语

3.4………………………9

附录资料性附录用于词汇表构建的方法论

A()………10

总则

A.1………………10

概念关系及其图示方

A.2……………10

概念图

A.3……………10

参考文献

……………………13

索引

…………………………14

图文件管理体系标准结构

1……………Ⅳ

图文件管理体系结构

2……………………5

图与文件相关的术语

A.3.1……………10

图与管理相关的术语

A.3.2……………11

图与文件管理过程相关的术语

A.3.3…………………11

图与文件管理体系相关的术语

A.3.4…………………12

Ⅱ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

前言

本标准按照给出的规则起草

GB/T1.1—2009。

本标准使用翻译法等同采用信息与文献文件管理体系基础与术语

ISO30300:2011《》。

本标准与相比做出了以下编辑性修改

ISO30300:2011,:

修改了的标题

———2.3.2。

本标准由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本标准起草单位中国人民大学信息资源管理学院国家档案局中国科学技术信息研究所中国电

:、、、

子文件管理部际联系会议办公室中国电子技术标准化研究院南开大学商学院电子政务云计算应用

、、、

技术国家工程实验室

。

本标准主要起草人安小米杜梅王红敏张楠刘春燕孙舒扬朱莉白文琳张静高麟鹏

:、、、、、、、、、、

连樟文朱叶吉潘星星

、、。

Ⅲ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

引言

组织的成功主要依靠管理体系的实施和维护用以持续改进绩效并满足所有利益相关方的需求

,。

管理体系为实现组织目标提供了制定决策和管理资源的方法论

。

文件的创建和管理是任何组织活动业务过程和信息系统的有机组成能提高业务有效性加强问

、,,

责管控风险并保证业务连续性促使组织将信息资源视为业务资产商业资产和知识资产进行资本化

、,、

管理有利于保存集体记忆应对全球化和数字化环境带来的挑战

,,。

在鼓励良好业务实践的组织环境里管理体系标准为高层管理者提供了系统的可评测的组织管控

,、

工具

。

制定的文件管理体系标准旨在帮助各种类型规模的组织或者有共同业务活动的组织间的团体

,、,

建立实施和持续改进有效的文件管理体系文件管理体系对组织制定并实现文件方针和目标进行指

、。

导和控制通过以下措施达到上述宗旨

,:

明确岗位及其职责

a);

系统化的过程

b);

测量和评估

c);

评审和改进

d)。

基于组织要求合理实施文件方针和目标可以确保业务活动形成的证据和相关的权威可靠的信息

,、

得以形成和有效管理并为有需要的人在需要的时候提供利用文件方针及目标的成功实施能使文件

,。

和文件系统适宜地满足组织的全部宗旨

。

在组织内实施文件管理体系也有助于保证决策的透明度和可追溯性这些决策是通过责任化管理

,

和明确规定问责来实现的

。

文件管理体系系列标准是在管理体系标准框架下完成的与其他管理体系标准保持兼容并使用了

,,

相同的要素和方法文件管理体系标准结构如图所示

。1。

图1文件管理体系标准结构

Ⅳ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

这些标准适用于为下列行为提供框架和指南

:

建立关于文件方针程序和问责的系统化管理而不考虑文件本身的目的内容和记录载体

a)、,、;

确定组织对文件和文件方针程序过程和体系的责任权限和问责

b)、、、;

设计并实施文件管理体系

c);

通过绩效评估和持续改进取得文件管理体系的质量保证

d)。

Ⅴ

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

信息与文献文件管理体系

基础与术语

1范围

本标准界定了文件管理体系中术语和定义同时明确了文件管理体系的使用目的提供了文件管理

,,

体系的使用原则为最高管理者提供了过程方法明确了岗位定位

,,。

本标准适用于有下列需求的任意类型的组织

:

建立实施维护改进文件管理体系以支持其业务

a)、、、;

确保组织的文件管理体系与其规定的文件方针保持一致

b);

通过以下方式来论证与本标准的一致性

c):

开展自我评估和自我鉴定

1);

通过外部第三方来证实自我鉴定

2);

通过外部第三方来认证文件管理体系

3)。

2文件管理体系的基础

21文件管理体系和管理体系的关系

.

为了实现组织目标所有组织都会创建并控制作为其活动执行结果的文件

,。

文件管理体系为组织在文件系统中控制文件建立了方针目标和指导性框架确保文件系统能够满

、,

足组织的要求

。

在文件管理体系框架内需要设计实施并监控文件过程和控制活动使其符合组织的文件方针目

,、,、

标和指令这包括决定文件系统如何管理文件过程和控制活动作为评估结果证据的文件如何与管理

。,

体系相关联

。

管理体系包括文件管理体系本身都会形成文件这些文件以及文件管理的方式转而影响新的组

,。

织业务活动例如新产品或新服务的开发这些文件也可以用来监控管理体系的运行以及这些管理体

,。,

系和活动在多大程度上满足组织要求通过这种方式文件管理体系可以管理其他管理体系的文件要

。,

求如同规定文件管理体系的要求一样

,。

22组织的环境

.

组织或组织的团体可以根据其业务背景和要求使用文件管理体系系列标准的全部或任意要素这

,,

些业务背景和要求包括

:

组织组织团体或文件控制过程的规模和复杂性

a)、;

不恰当的文件控制所带来的业务风险的级别

b);

以满足利益相关方当前或未来潜在需求为目的的内部改进的驱动

c);

利益相关方的具体需求或期望

d)。

文件管理体系国际标准适用于

:

组织内一个或多个具体业务过程

1);

整个组织内所有业务过程

2);

1

GB/T34110—2017/ISO303002011

:

多个组织共享的业务过程例如跨部门贸易伙伴或合作伙伴关系的业务过程

3),、。

在实施文件管理体系系列标准时组织宜查阅相关的国家法律规章和标准要求及指南

,、。

23文件管理体系构建的必要性

.

231目的

..

任何组织无论其规模和业务性质如何在工作过程中都会产生信息文件作为信息资源的一种类

,,。

型是组织智力资本的一部分因此文件是组织的资产

,,,。

实施文件管理体系旨在将业务活动中产生的信息作为文件进行系统管理这类文件支撑当前业务

。

决策和后续活动确保对当前和未来的利益相关方负责

,