DB4209/T 43-2024 《党政机关会议分类及服务规范》

ICS03080

CCSA16

4209

孝感市地方标准

DB4209/T43—2024

党政机关会议分类及服务规范

SpecificationsforconferenceclassificationandserviceofThepartyandgovernment

2024-08-12发布2024-09-12实施

孝感市市场监督管理局发布

DB4209/T43—2024

目次

前言...................................................................................II

1范围.................................................................................1

2规范性引用文件.......................................................................1

3术语和定义...........................................................................1

4会议分类.............................................................................1

5基本要求.............................................................................2

6需求确认.............................................................................3

7会前准备.............................................................................3

8会中服务.............................................................................4

9会后整理.............................................................................5

10安全与应急..........................................................................6

11档案管理............................................................................6

12监督考核............................................................................6

13评价与改进..........................................................................6

附录A（规范性）会议服务礼仪..........................................................7

附录B（资料性）会议接待单............................................................8

附录C（规范性）会场清洁卫生要求......................................................9

附录D（规范性）会场布置.............................................................10

附录E（资料性）常用会场座次安排.....................................................11

附录F（资料性）会场设施设备布置和调试...............................................13

参考文献...............................................................................14

I

DB4209/T43—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

本文件由孝感市机关事务服务中心提出并归口。

本文件起草单位：孝感市机关事务服务中心、孝感市会议中心、孝南区机关事务服务中心、安陆市

机关事务服务中心、孝感市标准化所、湖北标拓信息咨询有限责任公司。

本文件主要起草人：韩照方、陈建春、黎燕、梁晶、李娟、刘思晨、廖安新、陈奉谱、钟军杰、李

琴、罗足珍、文东林、李亚秋、沈远东、金华勇、陈芬。

本文件实施应用中的疑惑以及有关修改意见建议可联系孝感市机关事务服务中心，联系电话：0712-

2281000，邮箱：17689959@。

II

DB4209/T43—2024

党政机关会议分类及服务规范

1范围

本文件规定了党政机关会议的术语和定义、会议分类、基本要求、需求确认、会前准备、会中服务、

会后整理、安全与应急、档案管理、监督考核和评价改进等内容。

本文件适用于孝感市市级党政机关举办的各类会议，各县（市、区）党政机关会议可参照执行。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T30520会议分类与术语

LB/T059会议服务机构经营与服务规范

SB/T10851会议中心运营服务规范

3术语和定义

GB/T30520-2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

会议conference

在特定的时间和空间，通过讲话、发言、讨论、答辩、观摩、演示、商议、表决等多种形式以达到

安排工作、议事协调、交流信息、政策宣传、传播知识、推介联络等目的的一定人数的群体活动。

[来源：GB/T30520-2014，3.1.1]

党政机关会议conferenceofThePartyandgovernmentinstitutions

党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、

工商联、各人民团体和参照公务员法管理的事业单位主办的会议。

会议服务conferenceservice

在服务范围内，利用场地、设施、人员配备等资源，提供贯穿会前、会中、会后，保证会议顺利有

序开展的配套服务。

供应方supplier

提供会议服务的各类组织和机构。

需求方demander

提出会议需求的各级党政机关。

4会议分类

1

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党政机关会议的分类依据、类型和释义见表1。

表1党政机关会议的分类

分类依据会议类型释义

参会人员在同一时间和空间内，通过发言、讨论、演示、商议、表决等

常规会议多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、推介联络等目的的一

定人群的集体活动。

按会议功能

基于电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会议，确保多个会

划分电话会议

场的人员同时收听而召开的会议。

基于网络通信技术，利用远程视频设备把不同地点的人员无需物理移

视频会议

动而集合起来召开的会议。

按会议密级非涉密会议机关、单位召开的议题、内容或者文件不涉及国家秘密的会议。

划分涉密会议机关、单位召开的议题、内容或者文件涉及国家秘密的会议。

一类会议市党代会、市人代会、市政协全委会、全市劳模表彰会。（含省级会议）

市委全会、市委扩大会、市人大常委会、市政府全会、市政协常委会、

二类会议市纪委全会、市委市政府的全市性会议、各民主党派和群众团体代表

按会议级别

大会。

划分

三类会议市直单位召开的工作会。

一、二、三类会议以外的其他业务会，包括小型研讨会、座谈会、评审

四类会议

会等。

5基本要求

供应方

5.1.1依法登记的具有会议服务经营范围的法人机构，具备承办党政机关会议的软硬件条件。

5.1.2应建立与提供会议服务相对应的内部机构，明确各部门岗位工作职责和权限，为各岗位建立岗

位工作标准，并在工作中执行。

5.1.3应建立完善的安全管理、档案管理、设备操作、会议接待、礼宾培训、环境卫生等各类会议服

务管理制度。

5.1.4供应方应根据会议功能、密级、级别的划分合理配备相应数量的服务人员，设备操作人员应具

有相应的专业技术资格。

5.1.5每年应至少对服务人员开展1次培训，可采取专家授课、定期演练、考试等形式，培训内容包

括但不限于：

——会议服务和会务管理的理论知识；

——保密政策文件；

——会议服务礼仪、涉外礼仪；

——普通话及外语应用能力；

——操作技能；

——常见问题处理及突发事件处置；

——特种设备、影音设备专业技术人员专业技能。

5.1.6提供的服务应满足LB/T059、SB/T10851中的基本要求。

2

DB4209/T43—2024

服务人员

5.2.1应经培训合格后上岗，掌握会议服务政策法规、熟悉会议场地及其他基本情况。

5.2.2应具备良好的个人素质、熟知会议礼仪和礼宾常识、熟练掌握服务技能，会议服务礼仪见附录

A。

5.2.3入职前应通过政治审查，并签订保密协议。

会场要求

5.3.1会场应具备基本的音响设备、灯光、电子屏系统，特殊场所应具备视频会议系统、投票表决系

统、手机屏蔽系统及手机屏蔽柜。

5.3.2会场应具备完善的视频监控系统、消防设施设备和安防设施设备。

5.3.3应明确设施设备维保责任，定期开展设施设备检查、维修和保养，并做好相应记录。

5.3.4会场应提供环保可再生的服务用品和垃圾分类设施及标识。

保密要求

5.4.1供应方应建立会议保密管理制度，明确保密工作责任人及职责，定期开展全员保密教育，明确

保密纪律。

5.4.2涉密会议应安排在会议设施设备符合保密管理要求和保密技术标准的专用会议室进行，供应方

应按照需求方的保密要求，提供涉密安全设备。

5.4.3涉密会议举办前，应对会场音视频设备进行保密检查，不应使用无线话筒录音或以无线代替有

线扩音设备。提前摆放指示牌提醒参会人员将随身通信、录音、录像等设备统一存放于指定位置。

5.4.4涉密会议期间，供应方应根据涉密级别在指定位置设置安全线，并安排专人在会场外围巡逻，

阻止无关人员进入会场。

5.4.5服务人员在会议期间不应使用手机、对讲机等无线通讯工具,应在会议室门外等候，接到指示后

再进入会场提供服务，不应透露会议内容和参会人员信息。

5.4.6会议结束后，供应方不应自行销毁涉密文件，不应向无关人员提供涉密会议材料，由会议需求

方统一回收。

6需求确认

会议服务预约方式包括电话预约或现场预约，预约成功后填写会议接待单，见附录B。

会议供应方应按会议接待单仔细核对会议预定的登记情况，明确会议时间、地点、名称、人数及

其他特殊要求。

应及时通知相关需要配合的部门，确保会议前的各项准备工作能落实到位。

7会前准备

会场布置

7.1.1会场使用的党徽、国徽、会徽及红旗按会议分类要求悬挂。

7.1.2供应方应在会议开始前2天向需求方提供会议场地图，提前摆放好台型。

7.1.3供应方应对会场内外相关区域进行清洁，保持会场、房间空气清新无异味，宜使用自然通风，

清洁卫生要求应符合附录C的规定。

7.1.4供应方应按需求方要求进行会议室布局，会场布置见附录D。

3

DB4209/T43—2024

7.1.5供应方应按照需求方提供的座次图摆放桌牌，无特殊要求的按常用会场座次安排，见附录E。

7.1.6供应方可为会议配备休息室和会客室，并做好相应服务工作。

7.1.7会前可按需求方要求，播放适应主题的背景音乐，营造会议前的氛围。

用品准备

7.2.1会议桌椅应完好无损，会议茶具无