DB3205/T 1115-2024 档案服务外包项目监理工作规范

ICS01.040.03

CCSA14DB3205

苏州市地方标准

DB3205/T1115—2024

档案服务外包项目监理工作规范

Specificationforsupervisionofarchivesserviceoutsourcing

project

2024-06-03发布2024-06-10实施

苏州市市场监督管理局发布

DB3205/T1115—2024

目次

前言..................................................................................II

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4总体要求............................................................................3

5档案监理范围........................................................................3

6工作模型............................................................................3

7监理方..............................................................................4

7.1监理资质......................................................................5

7.2人员资质......................................................................5

8档案监理准备........................................................................5

8.1合同订立......................................................................5

8.2规划编制......................................................................5

8.3细则编制......................................................................5

8.4机构设置......................................................................6

8.5设施设备......................................................................6

8.6人员配置......................................................................6

9档案监理实施........................................................................7

9.1一般要求......................................................................7

9.2项目招标阶段..................................................................8

9.3项目实施设计阶段..............................................................9

9.4项目实施阶段.................................................................11

9.5项目验收阶段.................................................................14

10档案监理评价与改进................................................................16

附录A（资料性）监理回退通知单.......................................................17

附录B（资料性）监理回退通知回复单...................................................18

附录C（资料性）回退问题修改反馈表...................................................19

附录D（资料性）监理抽检问题登记表—图像.............................................20

附录E（资料性）监理抽检问题登记表—目录.............................................21

附录F（资料性）监理抽检问题登记表—实体.............................................22

附录G（资料性）监理抽检合格通知单...................................................23

I

DB3205/T1115—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由苏州市档案局提出并归口。

本文件起草单位：苏州市档案学会、中国人民大学信息资源管理学院、苏州市档案馆、苏州君欣悦

企业管理服务有限公司。

本文件主要起草人：吴飞、徐拥军、谈隽、徐诗成、李孟秋、柴兴转、吴伟刚、卜鉴民、原良娇、

李艳兰、陈明怡、王璐。

II

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档案服务外包项目监理工作规范

1范围

本文件规定了档案服务外包项目监理工作的总体要求、档案监理范围、工作模型、监理方、监理准

备、监理实施和评价与改进。

本文件适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案服务外包项目监理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T19668.1信息技术服务监理第1部分：总则

DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分：总则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

监理supervision

执行者根据一定的行为准则，对某些业务行为进行监督管理，使这些行为符合相应准则和合约要求，

以协助行为主体实现其行为目的的活动。

3.2

档案服务外包项目archivesserviceoutsourcingproject

某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案，以项目形式外包给其他机构进行管理，委托其

为本机构提供档案服务的行为。

3.3

档案监理archivalsupervision

具有合法资质的档案监理单位，依据国家有关法律法规标准、档案服务外包监理合同等，在档案服

务外包项目（3.2）实施的各阶段内对其开展质量控制、经费控制、进度控制和合同管理、信息管理、

安全生产管理以及协调相关方关系，并达标完成档案服务外包项目任务的服务活动。本文件中，档案监

理是对档案服务外包项目监理的简称。

3.4

监理方supervisor

依法成立并取得相应监理单位资质，从事档案监理（3.3）与相关服务活动的机构。

3.5

监理机构projectsupervisiondepartment

监理方（3.4）为履行档案服务外包项目监理合同所成立的组织机构。

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3.6

档案监理工程师archivalsupervisionengineer

监理方（3.4）为履行档案服务外包项目监理合同所成立的组织机构。

3.7

总监理工程师chiefsupervisionengineer

由监理方（3.4）法定代表人书面任命，负责履行档案服务外包项目监理合同，主持监理机构（3.5）

工作的档案监理工程师（3.6）。

3.8

总监理工程师代表representativeofchiefsupervisionengineer

经监理方（3.4）法定代表人同意，由总监理工程师（3.7）书面授权，代表总监理工程师行使其部

分职责和权力，具有档案监理从业资格并经档案监理业务培训的人员（见6.2）。

3.9

专业监理工程师specialitysupervisionengineer

由总监理工程师（3.7）授权，负责实施同一档案服务外包项目监理工作，有相应监理文件签发权，

具有档案监理从业资格并经档案监理业务培训的人员（见6.2）。

3.10

监理辅助人员supervisionassistant

从事具体档案监理工作，具有高中或中专及以上学历并经过档案监理业务培训的人员（见6.2）。

3.11

监理规划supervisionplanning

监理机构（3.5）全面开展档案监理工作的指导性文件。

3.12

监理细则supervisionrules

针对某一专业或某一方面档案监理工作的操作性文件。

3.13

监理例会supervisionregularmeeting

档案监理工作开展过程中，由监理机构（3.5）组织承包方进行会议周期相对固定的工作协调例会。

注：本文件中，承包方采用DA/T68.1—2020，3.5的定义。

3.14

项目变更projectchange

由于非监理方（3.4）原因造成的项目合同内容发生变更的行为。

3.15

项目延期projectdurationextension

由于非承包方原因造成项目合同工期延长的时间。

3.16

费用索赔feeclaims

承包方在受到外界干扰事件影响使自身项目成本增加而蒙受经济损失的情况下，按照合同规定提出

的要求补偿损失的要求。

3.17

监理日志dailyrecordofsupervision

监理机构（3.5）每日对档案监理工作及项目进展情况所做的记录。

3.18

监理意见supervisionsuggestion

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监理机构（3.5）在档案服务外包项目进展过程中所提出的不符合项目合同标准的修改性意见。

3.19

监理报告supervisionreport

监理机构（3.5）在档案服务外包项目结束后向发包方提交的档案监理工作及档案服务外包项目实

施情况等的总体性分析总结报告。

注：本文件中，发包方采用DA/T68.1—2020，3.4的定义。

3.20

签认signatureandapproval

在档案监理过程中，发包方、监理方（3.4）、承包方中任何一方签署并认可其他方所提供文件的

活动。

4总体要求

4.1档案监理方在档案监理活动中应保持独立，不受其他因素影响，秉承客观、中立、公正的原则，

采用科学方法对承包方进行评价，并如实向发包方进行反馈，避免夸大或疏漏。

4.2档案监理方在档案监理活动中应坚持法规遵从，以法律法规为准绳，掌握目前监理行业相关法律

法规以及档案行业法律法规对于档案监理活动的有关规定，主动与业务范围内档案监理活动进行对照，

确保档案监理活动遵守法律法规的相关规定。

4.3档案监理方在档案监理活动中应坚持全过程控制，在合同确定的监理阶段和监理目标内，采取有

效监理措施，落实档案监理活动的“三控三管一协调”。

注：“三控三管一协调”指质量控制、进度控制、投资控制、合同管理、信息管理、安全生产管理与协调。

4.4档案监理明确尊重档案主管部门的监管地位，发包方、承包方、监理方接受档案主管部门的监督

指导，应主动报告监理过程中存在的重大问题。在法律法规及合同约束下，发包方、承包方、监理方、

监管机构在各自权利责任范围内采取管理措施，促进档案监理活动的顺利开展，确保档案安全。

5档案监理范围

档案监理范围包括但不限于：

a）档案寄存服务；

b）档案数字化服务；

c）档案整理服务；

d）档案管理咨询服务；

e）档案开发利用服务；

f）档案销毁服务；

g）档案数据采集服务。

6工作模型

6.1档案监理规范工作模型由监理支撑要素、监理主体、监理阶段、监理内容和安全合规五部分组成，

关系如图1所示。

3

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图1档案监理规范工作模型

6.2档案监理工作应全过程、全方位遵从安全合规要求，监督、协调、理顺各方关系和问题，保证档

案服务外包项目顺利开展。

6.3安全合规主要包括法规遵循、生产安全与档案安全。在档案监理过程中，一切监理活动均应在法

规制度许可的范围内进行，不应与法规制度相冲突。生产安全要求监理方在档案服务外包过程中认真履

行监理责任，协调承包方的相关生产活动，排除隐患，确保档案服务外包项目安全实施并完成。档案安

全要求在档案服务外包过程中确保档案的实体安全和信息安全，确保档案本身及信息内容无损坏、丢失、

泄漏等。

6.4监理主体包括参与档案监理的所有行为主体，即发包方、承包方与监理方。发包方是档案监理服

务的需求主体，承包方是档案监理服务的对象主体，监理方是提供档案监理服务的供给主体。发包方和

承包方应签订合同建立委托与受托关系；监理方应签订合同受发包方委托为其提供监理服务，承包方应

接受监理方对其业务活动的监督。在监理过程中，各主体均应接受监管机构的指导与监督。

6.5监理支撑要素包括法规标准、合同、监理规划、监理细则等文本，监理人员，监理设施，监管指

导等四类。法规标准是开展监理活动的法律依托；监理合同是监理单位开展监理活动的法律依据；监理

规划是开展监理工作的大纲性文件，规定了监理工作的方向；监理细则是基于监理规划所具体规定的操

作性规范。监理人员包括总监理工程师、专业监理工程师、监理辅助人员等监理人员。监理设施是监理

单位和发包方根据监理工作需要为监理机构配备的办公和生活设施工具。监管指导是监管机构对发包方、

承包方与监理方档案业务进行的监督、指导、协调和管理等。

6.6监理阶段可覆盖档案服务外包项目招标阶段、实施设计阶段、实施阶段和验收阶段四个阶段。在

实施监理的各阶段中，均应采取相应的监理手段，保障每个阶段的目标都达成后才能进入下一阶段，保

证档案监理工作的全环节可管可控。发包方可以根据自身需要灵活选择监理方，确保档案监理活动的专

业性。

7监理方

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7.1监理资质

从事档案监理的机构参照《苏州市档案监理单位资质管理规定》或国家相关规定取得档案监理单位

资质。

7.2人员资质

承担档案监理工作的人员应具有一定档案专业能力，参与过相关培训，通过《苏州市档案监理从业

资格考试》取得档案监理从业资格，或从国家规定的其他合法渠道获取相应资格。

8档案监理准备

8.1合同订立

监理方应与发包方签订合同，接受其委托为其提供监理服务；承包方应接受监理方对其业务活动的

监督。档案监理合同内容主要包括档案监理业务内容、双方的权利和义务、监理费用的支付、违约责任

及争议的解决办法和双方约定的其他事项。

8.2规划编制

8.2.1档案监理规划的编制应针对档案服务外包项目的实际情况，明确监理机构的工作目标，确定具

体的档案监理工作制度、方法和措施。

8.2.2档案监理规划编制程序如下：

a）在签订档案监理合同后，总监理工程师应主持编制档案监理规划；

b）档案监理规划编制完成后，应经监理方技术负责人审批；

c）将档案监理规划报送发包方签认后生效。

8.2.3档案监理规划编制依据如下：

a）档案服务外包项目的相关法律、法规及审批文件；

b）档案服务外包项目有关的标准、设计文件和技术资料；

c）档案监理合同、承包合同及档案服务外包项目相关的其他文件。

8.2.4档案监理规划内容至少包括：

a）档案服务外包项目概况；

b）档案监理依据；

c）档案监理范围；

d）档案监理目标；

e）档案监理内容；

f）监理机构的组织及监理人员的职责；

g）监理设施；

h）档案监理工作方法及措施；

i）档案监理工作制度。

8.2.5在档案监理工作开展过程中，如实际情况或条件发生重大变化需要调整监理规划内容时，应由

总监理工程师组织专业监理