DB1306/T 205-2022 市场监督管理所档案管理规范

ICS01.040.03

CCSA14

DB1306

保定市地方标准

DB1306/T205—2022

市场监督管理所档案管理规范

Specificationforarchivesmanagementofmarketsupervision

administrationagency

2022-11-10发布2022-11-20实施

保定市市场监督管理局发布

DB1306/T205—2022

目  次

前  言.............................................................................III

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4基本要求............................................................................1

5档案分类............................................................................2

6档案材料收集........................................................................2

7档案材料整理........................................................................2

7.1整理原则........................................................................2

7.2整理基本要求....................................................................2

7.3纸质档案材料整理................................................................3

7.4电子文件整理....................................................................8

7.5检索工具编制....................................................................9

8档案归档、接收、移交...............................................................10

9档案保管...........................................................................10

9.1档案室硬件要求.................................................................10

9.2保管要求.......................................................................11

10档案保密..........................................................................11

11档案查（借）阅....................................................................11

12档案销毁..........................................................................11

12.1档案鉴定处置..................................................................11

12.2档案销毁......................................................................11

13信息化建设........................................................................12

14档案应急管理......................................................................12

14.1基本要求......................................................................12

14.2灾害预警及启动条件............................................................12

14.3应急保障措施..................................................................13

14.4突发事件应急处置措施..........................................................13

附录A（规范性）各门类档号结构及编制规则...........................................14

附录B（规范性）归档文件目录.......................................................16

附录C（规范性）案卷目录...........................................................17

附录D（规范性）卷内目录...........................................................18

I

DB1306/T205—2022

附录E（规范性）备考表.............................................................19

参 考 文 献........................................................................20

II

DB1306/T205—2022

前  言

本文件按照GB/T1.1-2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起

草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由保定市市场监督管理局提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：保定市市场监督管理局、保定市市场监督管理局高新区分局、顺平县市场监督管

理局、涿州市市场监督管理局、高碑店市市场监督管理局。

本文件主要起草人：魏文靖、刘江、王佳丽、张倩、梁晨、王怡文、蔡占庆。

III

DB1306/T205—2022

市场监督管理所档案管理规范

1范围

本文件规定了市场监督管理所档案管理的基本要求，档案分类，档案材料收集、整理、归档、接收、

移交，档案保管，档案保密，档案查（借）阅，档案销毁，信息化建设和档案应急管理的相关内容及要

求。

本文件适用于保定市市场监督管理所（以下简称市场监管所）的档案管理工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T9705文书档案案卷格式

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T25档案修裱技术规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T48基于XML的电子文件封装规范

DA/T74电子档案存储用可录类蓝光光盘（BD-R）技术要求和应用规范

DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范

DB1306/T206市场监督管理所装饰装修与标识规范

3术语和定义

本文件没有需要界定的术语和定义。

4基本要求

4.1市场监管所应建立健全统计制度，建立以原始记录为依据的统计机制并设置统计台账，及时将档

案的借阅、销毁、利用效果等情况登记造册，并能按照相关部门要求对档案工作基本情况进行统计，做

到准确、可靠、及时，账实相符。

4.2市场监管所应设置档案室，全部档案材料按分类方案，分门别类存放在档案柜、档案盒中，同类

档案应排列有序。

4.3市场监管所应对档案室进行日常检查，发现问题及时上报，积极处理档案保管、保护方面的隐患，

采取补救措施保证档案的完整与安全，最大限度延长档案寿命。

1

DB1306/T205—2022

4.4市场监管所宜根据实际情况，统一制定档案编号、编目规则，编码清晰，便于查阅，并实现档案

信息化管理。

5档案分类

市场监督管理所档案可分为：

——文书档案：党建、工作计划、工作总结、会议记录、重大突发事件处置记录、简报周报、信息

摘报（工作通报、工作动态）、请示与批复（报告与批示、函与复函）、统计报表，上级市场

监管部门和有关部门的指示、命令、通知、通报等文件材料；

——业务档案：企业基本情况、日常监管（食品药品化妆品安全监管、特种设备安全监管、产品质

量安全监管、企业信用监管、知识产权监管、价格监管）、执法办案、消费者权益保护（投诉

举报）、宣传普法等工作记录；

——视听档案：在工作中形成的照片（粘贴在A4纸上）、录音、录像、磁盘、光盘等媒体材料。

6档案材料收集

6.1归档文件材料应真实、清晰、完整。

6.2以纸质形式归档的文件材料，原则上应为原件。

6.3凡是在各项工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料，不论其何种载体，应坚持“应收尽收，

应归尽归”的原则。

6.4归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

6.5载体纸张大于A4幅面，如图纸，宜折叠成A4号幅面大小(210mm×297mm)，标题栏应露在外面。

6.6载体纸张小于A4幅面，如照片，宜粘贴在A4规格的白纸上，粘贴时原件下边和右边与白纸对齐。

6.7载体字迹应用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

6.8各部门完成的当年工作计划、职责任务应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、表格及文

字材料。

6.9归档的文件材料一般一式一份。

7档案材料整理

7.1整理原则

7.1.1档案整理应以保持文件材料之间的有机联系，保证各类文件、凭证的齐全、完整、系统、真实

为原则。

7.1.2应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

7.1.3应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

7.2整理基本要求

7.2.1应坚持“谁办理—谁收集—谁整理”的原则，承办人员按规定进行相关文件材料的收集、整理。

7.2.2归档文件应收集齐全完整，准确划分保管期限：永久、定期（30年、10年）。

7.2.3整理归档文件所用的载体和书写材料、装订材料、装具等应符合档案保护要求。

7.2.4归档电子文件及其元数据应遵循国家法律法规规定的原件形式，并符合真实性、完整性、安全

性和可用性要求。

2

DB1306/T205—2022

7.2.5涉密归档文件的整理应符合国家和市场监督管理系统保密管理工作相关规定。执法案卷的整理

还应符合市场监督管理总局执法文书制作要求和执法案卷管理规定。

7.2.6归档电子文件的整理应按GB/T18894要求执行。

7.3纸质档案材料整理

7.3.1组件

文书档案按“件”整理，一会一件，一期一件。归档文件以件为基本单位进行整理的，一般以单份

文件为一件：

——正文与附件为一件；

——文件正本与定稿为一件；

——正本与翻译本为一件；

——中文本与外文本为一件；

——转发文与被转发文为一件；

——原件与复制件为一件；

——报表、名册、图册等一册(本)为一件；

——简报、周报、信息摘报、工作通报、工作动态等，一期为一件；

——会议纪要、会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；

——来文与复文(如请示与批复、报告与批示、函与复函等)可为一件；

——有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

7.3.2组卷

7.3.2.1业务档案按照“卷”整理，组卷的方法具体如下：

a)案件材料，一般一案一卷，或一案数卷；

b)投诉举报，按来信所反映的问题进行组合，如食品药品化妆品安全监管、特种设备安全监管、

产品质量安全监管、企业信用监管、知识产权监管、价格监管、其他；

c)其它特殊性材料可根据具体情况进行组合。

7.3.2.2组卷材料应遵循文件形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套、系统，其组成部

分为：

——案卷封面，文书档案应符合GB/T9705要求；