DB3304/T 100-2023 流动人员人事档案数字化归档与交换规范

ICS35.240.30

CCSL70

3304

浙江省嘉兴市地方标准

DB3304/T100—2023

流动人员人事档案数字化规范

Specificationfordigitalizationofpersonnelarchiveoffloating

population

2023-08-30发布2023-09-30实施

嘉兴市市场监督管理局发布

DB3304/T100—2023

目次

前言.................................................................................II

1范围...............................................................................1

2规范性引用文件.....................................................................1

3术语和定义.........................................................................1

4基本要求...........................................................................1

5归档要求...........................................................................2

6归档操作...........................................................................2

7数据交换...........................................................................6

8安全管理...........................................................................8

附录A（规范性）流动人员人事档案归档材料和要求......................................10

附录B（规范性）类号信息集..........................................................17

附录C（规范性）录入指示............................................................18

附录D（资料性）流动人员人事档案数字化验收登记表（样式）............................20

附录E（资料性）XML文件定义描述....................................................21

附录F（规范性）基本信息填写规范....................................................23

参考文献.............................................................................31

I

DB3304/T100—2023

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由嘉兴市人力资源和社会保障局提出、归口并组织实施。

本文件起草单位：海宁市人力资源和社会保障局、嘉兴市人力资源和社会保障局、杭州简臻标准技

术有限公司。

本文件主要起草人：金毅、赵宇钟、俞茵荔、胡小容、梁艳华、杨赛赛。

II

DB3304/T100—2023

流动人员人事档案数字化规范

1范围

本文件规定了流动人员人事档案数字化的基本要求、归档要求、归档操作、数据交换和安全管理等

内容。

本文件适用于流动人员人事档案数字化工作。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T2261.1个人基本信息分类与代码第1部分：人的性别代码

GB3304中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码

GB/T7408数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法

GB11643公民身份号码

GB/T18788平板式扫描仪通用规范

GB/T32623—2016流动人员人事档案管理服务规范

GB/T33870—2017干部人事档案数字化技术规范

GB/T35273信息安全技术个人信息安全规范

GB/T41574信息技术安全技术公有云中个人信息保护实践指南

SJ/T11292计算机用液晶显示器通用规范

3术语和定义

GB/T32623—2016、GB/T33870—2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

人事档案数字化digitizationofpersonnelarchive

采用扫描仪等设备对人事档案进行数字化加工，将其转化为可存储在政务云、硬盘等存储介质上，

并能被计算机识别，数字方式可信、可取和可用的数字图像或数字文本的处理过程。

[来源：GB/T33870—2017，3.1，有修改。]

3.2

档案信息achivalinformation

档案中的文字、表格、照片、图章等有效信息。

[来源：GB/T33870—2017，3.2，有修改。]

4基本要求

4.1真实性

4.1.1档案数字化前，应对人事档案进行整理、审核，合格后提交。

1

DB3304/T100—2023

4.1.2档案数字化时，不准许对档案原始信息进行更改，过程应可查询、可追溯。

4.1.3档案数字化后，应与纸质档案内容一致。图像应保留原纸张颜色、污损情况和文字修改痕迹等

原始信息。

4.2完整性

应符合GB/T33870—2017中4.1.2的规定。

4.3可用性

应符合GB/T33870—2017中4.1.3的规定。

4.4安全性

4.4.1应建立身份认证体系、加密存储体系及数据流传输方式等安全保密管理机制。

4.4.2档案图像数据应不被非法利用、更改或销毁。个人数据安全应符合GB/T35273、GB/T41574

的要求。

4.4.3档案原件应不受损毁。

4.4.4应建立环境、档案实体、设备设施、数字档案管理信息系统等安全管理机制。

5归档要求

5.1档案整理应符合GB/T32623—2016第7章的要求。

5.2流动人员人事档案分类应符合GB/T32623—2016中7.2.1的规定。

5.3档案材料应按形成时间先后排序，第4-1类和第六类材料先按重要程度、再按形成时间排序。各

类别对应的归档材料和要求应符合附录A的规定。

5.4参考类材料按档案材料形成时间先后排序，可包括：

a)人事档案报送、审核工作材料：人事档案报送单、转递通知单、人事档案有关情况说明等材

料；

b)学校录取通知书、中学生素质资信证书等；

c)身份证复印件，户口簿复印件；学历、学位复印件（无原始学历材料）；为期两个月以下的

培训材料、培训材料复印件；专业技术职务资格证书复印件、职业资格证书复印件；奖状、

荣誉证书复印件、劳动合同复印件等各类非原件材料；

d)接收档案时填制的《材料缺少清单》；

e)团员介绍信、党员介绍信、入党阶段思想汇报等入团、入党的材料、除十大类内容外其余放

参考类材料，未完成预备党员转正的党员相关材料放参考类材料；

f)档案中有原始材料的重复件；

g)材料内容属于十大类，但材料本身尚未完成审批，待完成审批后整理归档的材料。

6归档操作

6.1建库

6.1.1人员建库

6.1.1.1人员基本信息集

2

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6.1.1.1.1人员基本信息集用于描述某人自然属性和社会属性中最基本的信息。该信息集应具有唯一

性，是单记录信息，每一记录对应一个人。

6.1.1.1.2人员基本信息集的编码为ZS000001。该信息集至少由6个必备信息项组成，各信息项应符

合表1的规定。

6.1.1.1.3各项信息内容可单独建立，也可从其他系统中获取。

表1人员基本信息集必备信息项

项目编码类型长度说明

人员唯一标识，从浙江省流动人员人事档案管理服务平台

人员唯一标识ZS000001字符型36

自动生成，符合全市唯一标识符要求

姓名A0101字符型36——

性别A0104字符型1符合GB/T2261.1要求的代码

民族A0117字符型2符合GB/T3304要求的代码

出生日期A0107字符型8符合GB/T7408要求的格式

公民身份号码A0184字符型18符合GB11643要求的身份代码

6.1.1.2人员信息录入

应符合GB/T33870—2017中5.2的规定。

6.1.2目录建库

6.1.2.1人事档案目录信息集

6.1.2.1.1人事档案目录信息集用于描述档案目录的信息。该信息集为多记录信息集，每一记录记述

该档案目录涉及档案材料的信息。

6.1.2.1.2人事档案目录信息集的编码为RSDAML。该信息集由10个信息项组成，各信息项应符合表2

的规定。

表2人事档案目录信息集

项目编码类型长度说明

该标识是目录信息与图像文件挂接的唯一标识信息，从其他

目录唯一标识RSDAML000字符型36

系统获取或由软件系统自动生成，符合全球唯一标识符要求

该标识是将目录信息挂接到对应的人员的标识信息，从

人员挂接标识RSDAML001字符型36

A0100获取

表示为一到十,其中第四类中的小类用4-1到4-4表示，第

类号RSDAML002字符型3九类中的小类用9-1到9-4表示，类号信息集应符合附录B

的要求

序号RSDAML003字符型3该份档案材料在所属分类中的排列顺序号

材料名称RSDAML004字符型120材料已有或代拟的标题名称

年RSDAML005字符型4材料形成时间的年份，格式YYYY

材料形成

月RSDAML006字符型2材料形成时间的月份，格式MM

时间

日RSDAML007字符型2材料形成时间的日，格式DD

页数RSDAML008数值型3有文字或图表的材料页数

备注RSDAML009字符型120材料的备注说明

3

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6.1.2.2目录录入

应根据统一的人事档案目录格式进行录入，包括：

a)“类号”，填写材料类号；

b)“序号”，填写材料所属分类中的序号；

c)“材料名称”，根据材料题目填写，无题目的材料应拟定题目；

d)“材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间（如有组织审批时间和个人签字时间

的，一般采用组织审批时间），复制的档案材料采用原材料形成时间；

e)“页数”，填写每份材料的页码数；

f)“备注”，填写需要说明的情况。

6.1.2.3目录名称命名

应按照以下格式命名：

a)毕业生登记表：材料标题+（学历）；

b)成绩单：材料标题+（学历）；

c)学位材料：材料标题+（学位）；

d)毕业证书、学位证书复印件：材料标题，备注：复印件；

e)职称评审材料：材料标题+（所获专业技术职务资格名称）；

f)职业资格材料：材料标题+（所获职业资格名称）；

g)执业资格材料：材料标题+（所获执业资格名称）；

h)政审材料：有材料标题的按照材料标题录入，无标题的按照“关于XXX的政治审查材料”的

格式录入；

i)劳动合同：材料标题+（合同期限）；

j)招工材料：材料标题；

k)就业通知书：材料标题+（学历）。

6.1.2.4录入指示

应按照附录C的指示进行录入。

6.2档案扫描

应按照GB/T33870—2017中第7章的规定对符合本文件第5章要求的归档内容进行扫描。

6.3图像处理

6.3.1原始图像处理

6.3.1.1纠偏

应符合GB/T33870—2017中8.1.1的规定。

6.3.1.2裁边

应符合GB/T33870—2017中8.1.2的规定。

6.3.1.3拼接

4

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对大幅面流动人员人事档案材料分区扫描所形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整、

真实的原始图像。

6.3.1.4去污

不准许去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔痕迹。只准许去除在扫描过程中产

生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。

6.3.2优化图像处理

6.3.2.1处理方式

应符合GB/T33870—2017中8.2.1的规定。

6.3.2.2质量要求

6.3.2.2.1使用符合SJ/T11292的显示器，在sRGB状态下观察，在保证档案信息完整的前提下，图

像背景颜色应为24位真彩色，RGB值为（254，246，197）。

6.3.2.2.2数字图像的排列顺序应与档案原件保持一致。

6.3.2.2.3不准许存在漏扫、重扫、多扫等情况。

6.3.2.2.4纠偏、裁边、拼接、去污等处理时，不应产生不符合6.3.2.2.1的缺陷。

6.4数据存储

6.4.1存储格式

应符合GB/T33870—2017中9.1的规定。

6.4.2存储路径

6.4.2.1原始图像文件存储路径：系统指定路径\人员唯一标识\<原始图像数据>。

6.4.2.2优化图像文件存储路径：系统指定路径\人员唯一标识\<优化图像数据>。

6.4.3数据存储索引信息集

6.4.3.1数据存储索引信息集用于描述某页人事档案材料图像文件存储的最基本信息。该信息集为多

记录信息集，每一记录记述该档案目录涉及档案材料图像文件的存储信息。

6.4.3.2数据存储索引信息集的编码为RSDAWJ。该信息集由4个信息项组成，各信息项应符合表3的

规定。

表3数据存储索引信息集

项目编码类型长度必填说明

目录挂接标识RSDAWJ000字符型36是该标识是图像文件挂接到对应目录的标识信息，从RSDAML000获取

页序号RSDAWJ001字符型3是该页在该份档案材料的序号

原始文件名RSDAWJ003字符型20是原始图像文件在存储介质上的文件名，命名规则为三位流水号

优化文件名RSDAWJ004字符型20否优化图像文件在存储介质上的文件名，命名规则为三位流水号

6.5数据验收

6.5.1验收范围

5

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应对全部数字档案成品进行质量验收。

6.5.2验收依据

6.5.2.1人员建库

人员建库时录入项目应符合6.1.1.1所列人员基本信息集数据格式要求；与其他信息系统共享人员

信息的，所引用的姓名、性别、民族、出生日期、公民身份号码等信息项也应符合人员建库要求。

6.5.2.2目录建库

目录建库时录入项目应符合6.1.2.1所列人员人事档案目录信息集数据格式要求，类号、序号、材

料名称、材料形成时间、页数、备注等录入内容项应规范、准确，档案目录应与纸质档案材料名称内容

相符，档案目录条数应与纸质档案材料数量相符。

6.5.2.3原始图像

应符合GB/T33870—2017中10.2.3的规定。

6.5.2.4优化图像

优化图像应符合6.3.2.2的要求，与原始图像尺寸一致。

6.5.3验收登记

应对数字档案是否合格做出判定，并登记验收结论，附录D给出了“流动人员人事档案数字化验收

登记表（样式）”。

6.6数据备份

6.6.1经验收合格的录入信息应及时进行备份。

6.6.2备份方式应符合GB/T33870—2017中12.2的规定。

6.6.3备份标签应符合GB/T33870—2017中12.3的规定。

7数据交换

7.1交换内容

数据交换的内容应包括：

a)人员基本信息及目录信息的描述性文件，以XML文件或Excel文件保存，符合6.1.1.1、

6.1.2.1的要求，其中，人员基本信息只交换表2内除“人员唯一标识”外的5个信息项；

b)人事档案数字化形成的图像数据，存放在指定的文件夹内。

7.2交换格式

7.2.1分类

数据交换格式分为Excel+图像数据文件和XML+图像数据文件两种类型。

7.2.2Excel+图像数据文件

7.2.2.1命名

6

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7.2.2.1.1Excel文件以“档案号”格式命名，Excel表包括14个sheet页，各页标题依次为：图像

数据材料（影像材料）、案卷信息、人员基本信息、学习经历、工作经历、政治面貌信息、培训经历、

职称技能-专业技术职务、职称技能-职业技术职务、荣誉奖励信息、处分信息、亲属关系信息、职务调

动、转出。图像数据材料页基础格式按表4规定。

注：档案号编码与人员基本信息集编码一致。

7.2.2.1.2图像数据文件以“材料编号-序号”格式命名。材料编号应与表4一致。

7.2.2.1.3同一个人的Excel文件和图像数据文件放在一个文件夹中，文件夹以“档案号”格式命名，

文件夹名称中不应含有特殊字符（如空格、换行、*、？等），长度应不超过200字。

表4图像数据材料页基础格式

材料编号材料题名材料日期

1履历类材料YYYY-MM-DD

2自传和思想类材料YYYY-MM-DD

3考核鉴定类材料YYYY-MM-DD

学历学位、专业技术职务（职称）、学

4YYYY-MM-DD

术评鉴和教育培训类材料

4-1学历学位材料YYYY-MM-DD

4-2专业技术职务（职称）材料YYYY-MM-DD

4-3学术评鉴材料YYYY-MM-DD

4-4教育培训类材料YYYY-MM-DD

5政审、审计和审核类材料YYYY-MM-DD

6党、团类材料YYYY-MM-DD

7表彰奖励类材料YYYY-MM-DD

8违规违纪违法处理处分类材料YYYY-MM-DD

9工资、任免、出国、会议代表类材料YYYY-MM-DD

9-1工资材料YYYY-MM-DD

9-2任免材料YYYY-MM-DD

9-3出国（境）材料YYYY-MM-DD

9-4会议代表类材料YYYY-MM-DD

10其他材料YYYY-MM-DD

11参考类材料YYYY-MM-DD

12散材料YYYY-MM-DD

13业务档案YYYY-MM-DD

14回执影像YYYY-MM-DD

15电子材料YYYY-MM-DD

16党建材料YYYY-MM-DD

7.2.2.2存储

文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过10M，单个图像数据压缩包应不超过2G。

7.2.3XML+图像数据文件

7.2.3.1命名

7

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7.2.3.1.1XML文件以“date.xml”命名。XML文件中包括电子数据信息和电子影像信息。XML文件定

义描述见附录E。

7.2.3.1.2图像数据文件夹以类号命名，子文件夹以序号命名，图像数据文件放在序号文件夹下。图

像数据文件部分应与XML文件中<电子影像信息>部分一致。

7.2.3.1.3同一个人的XML文件与图像数据文件夹放在一个文件夹中，文件夹以“档案号”格式命名，

文件夹名称中不应含有特殊字符（如空格、换行、*、？等），长度应不超过200字。

7.2.3.2存储

文件夹应打包成ZIP格式，单个图片大小应不超过10M，单个图像数据压缩包应不超过5G。

7.3交换信息

填写基本信息时，应按照长度及格式要求进行填写，有代码项的项目应填写代码中文名称。基本信

息填写规范应符合附录F的要求。

8安全管理

8.1密级

应符合GB/T33870—2017中13.1的规定。

8.2环境安全

8.2.1数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有

害生物、防污染等安全管理要求。

8.2.2应配备满足安全管理需要的视频监控设备，档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出

端及门窗等应无监控死角。

8.2.3数字化加工场所设在档案部门内部，按临时保密要害部位进行管理；数字化加工场所设在档案

部门之外，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存。

8.2.4视频监控系统应由档案部门专人负责。视频监控数据自产生之日起保存应不少于6个月，档案

部门应定期进行回放检查，在删除之前应留存视频回放安全检查记录。

8.2.5数字化加工场所应封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能。

8.2.6应配备数字化工作人员存放随身物品的专用储物箱柜，并与档案装具分区放置。

8.2.7工作人员不准许在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，诸如：喝水、进食、吸烟、携

带火种。

8.3档案实体安全

8.3.1档案数字化工作人员应签订保密协议，严格保密流动人员人事档案信息。

8.3.2档案部门应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。

涉密档案应予以筛除，档案实体破损、残缺的应进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的应进行

必要的记录或标示。

8.3.3档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点核对，

双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办

人等。

8.3.4档案数字化过程中应建立档案流程单，流程单包括档案号、加工工序、设备编号、数量、经手

8

DB3304/T100—2023

人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。

8.3.5档案数字化加工不准许损毁档案，出现档案损毁的应进行修复和登记。需要拆装档案时宜保持

档案原貌。

8.3.6档案数字化过程中发现有涉密标识且无解密标识的档案，数字化服务机构应停止该档案的数字

化加工，在登记目录后立即将档案移交档案部门。

8.3.7正在进行数字化加工的档案应每天入库（柜），不准许在加工工位上留存过夜。

8.3.8数字化档案应专人专柜保管，数字化加工完毕的档案应及时归还入库。对于离库时间较长或有

虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

8.4设备设施安全

8.4.1档案数字化加工过程中宜使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部

门应对其进行安全检查。

8.4.2档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，应采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必

要的信息输出装置或端口，诸如：USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口。

8.4.3档案数字化加工网络应与其他网络物理隔离，不应使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

8.4.4档案数字化加工过程中应使用正版软件。除必要的操作系统、加工软件和第三方安全管理软件

外，档案数字化加工计算机不应安装任何与加工无关的软件。

8.4.5档案数字化加工过程中宜由档案部门提供计算机等设备的硬盘、存储介质以及无法确保数据可

靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。数字化工作完成后，设备应交由档案部门统一保管或销毁，不

准许擅自带走。

8.4.6用于档案数字化加工的设备和存储介质不准许与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用

的设备和存储介质不准许带入数字化加工场所。

8.4.7档案数字化加工设备和存储介质不准许擅自送外维修，送外维修应办理书面审批手续，并由档

案部门人员现场监督。

8.4.8处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。

8.5管理系统安全

数字档案管理信息系统安全包括身份鉴别、访问控制、安全审计、权限划分、数据保护等内容，应

符合GB/T33870—2017中13.4～13.8的规定。

8.6资质选择

8.6.1采用外包方式开展流动人员人事档案数字化工作的，涉密系统集成、系统咨询、软件开发、安

防监控、运行维护、数据恢复等业务应选择具有涉密信息系统集成资质的单位，涉密档案数字化加工等

业务应选择具有国家秘密载体印制资质的单位。

8.6.2数字档案管理信息系统使用之前应委托有资质的第三方信息安全测评机构开展风险评估和检测。

9

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A

A

附录A

（规范性）

流动人员人事档案归档材料和要求

流动人员人事档案归档材料和要求应符合表A.1的规定。

表A.1流动人员人事档案归档材料和要求

分类类目名称类目内容说明具体归档材料归档要求

各类人员的履历表（书）、登

记表、简历表，如《干部履历

履历表和属于履历性质的登记

第一类履历类材料表》《职工登记表》等—

表等材料

其他由本人填写反映个人经历

情况的各种表格

自传、参加党的重大教育活动

情况和重要党性分析、重要思

第二类自传和思想类材料想汇报等材料，由本人撰写的以自传为主的履历或简历表等—

叙述自己经历、思想变化过程、

家庭和社会关系等情况的材料

各类人员的鉴定材料

其他鉴定性质的材料

正式考察后的综合材料、组织

鉴定

以考核为主要内容的材料，如

平时考核材料、年度考核登记

人事管理工作中，组织人事部表、专项考核材料、任（聘）

门通过各种途径，对本人德、期考核材料

第三类考核鉴定类材料—

能、勤、绩、