DA/T 23-2000 地质资料档案著录细则

DA

中华人民共和国档案行业标准

DA/T23-2000

地质资料档案著录细则

DetailedRulesandRegulationsforDescription

ofGeologicalDataandArchives

2000－12－06发布2001－01－01实施

中华人民共和国国家档案局发布

目录

前言.............................................................................................................................1

1范围.........................................................................................................................2

2引用标准...................................................................................................................2

3定义...........................................................................................................................3

4著录项目.................................................................................................................3

5著录用标识符.........................................................................................................5

5.1地质资料档案著录用标识符规定如下：...................................................6

5.2地质资料档案著录用标识符使用说明.......................................................7

6著录条目格式.........................................................................................................7

7著录用文字.............................................................................................................9

8著录信息源...........................................................................................................10

9著录项目细则.......................................................................................................10

9.1题名与责任说明........................................................................................10

9.2类型、文种与语种项................................................................................15

9.3密级与保管项............................................................................................16

9.4时间项.......................................................................................................18

9.5特殊细节项...............................................................................................20

9.6载体形态项...............................................................................................21

9.7子目项.......................................................................................................22

9.8附注与提要项............................................................................................23

9.9排检与编号项............................................................................................24

附录A........................................................................................................................26

附录B........................................................................................................................40

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前言

地质资料档案著录工作及其著录标准化，是实现地质资料档案工作现代化管

理的一项重要基础工作。为建立统一的地质资料档案信息管理网络，开展地质资

料档案信息报道与交流，充分发挥地质资料档案在我国地质科学技术工作中及社

会主义建设事业中的重要作用，特制订本标准。

本标准依据GB/T3792.1-1983《文献著录总则》的原则，按照DA/T18-1999

《档案著录规则》的基本格式、内容、方法及规则，结合地质资料档案的特点及

著录工作的实际需要而制订。

本标准以地质档案原本、地质成果资料及地质实物资料为著录信息源，是地

质资料档案进行著录的规则。

本标准的附录A、附录B是提示的附录。

本标准从2001年1月1日起实施。

本标准由国土资源部矿产资源储量司提出。

本标准由国家档案局归口。

本标准起草单位：云南省地矿厅矿产资源储量管理处、云南省地质资料档案

馆、全国地质资料馆。

本标准主要起草人：刘雁南、钟薇、解云峰、强新、黄冰。

本标准首次发布时间：2000年12月6日。

本标准为第一次制订。

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中华人民共和国行业标准

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地质资料档案著录规则

DetailedRulesandRegulationsforDescriptionofGeologicalDataandArchives

1范围

本标准规定了地质资料档案的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、

著录信息源及著录方法和规则。

本标准适用于各级各类档案(资料)馆（室）对所保存的各类地质资料档案的

著录。

本标准不包括地质资料档案目录组织的方法。

2引用标准

下列标准所包含的条文，通过在标准中引用而构成为本标准的条文。在标准

出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、

使用下列标准最新版本的可能性。

GB/T3792.1-1983文献著录总则

DA/T18-1999档案著录规则

GB/T15418-1994档案分类标引规则

GB/T7156-1987文献保密等级代码

GB/T2260-1996中华人民共和国行政区划代码

GB/T4880-1991语种名称代码

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GB/T12462-1990世界海洋名称代码

GB/T5659-1981世界各国和地区名称代码

3定义

本标准采用下列定义。

3.1地质资料档案著录：在编制地质资料档案目录时，对地质资料档案的内容和

形式特征进行分析、选择和记录的过程。

3.2地质资料档案著录项目：揭示地质资料档案内容和形式特征的记录事项，是

构成地质资料档案条目的最基本的数据单元。包括题名与责任说明项、稿本

文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、载体形态项、子目项、

附注与提要项、排检与编号项。

3.3地质资料档案条目：地质资料档案著录的结果，是反映地质资料档案内容和

形式特征的著录项目的组合。

3.4地质资料档案著录格式：地质资料档案著录项目在条目中的排列顺序及其表

达方式。

3.5地质资料档案目录：按照一定的原则、次序和方法，编排组织成具有一定体

系的地质资料档案条目组合，是地质资料档案管理、检索和报道的工具。

3.6地质资料档案载体：指用以记录和储存地质科技、信息的各种介质。

4著录项目

地质资料档案著录项目共分9个大项，每项又分若干著录单元（小项），共

35个著录单元（小项）。

4.1题名与责任说明项

4.1.1正题名

4.1.2并列题名*

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4.1.3副题名及说明题名的文字*

4.1.4文件材料编号*

4.1.5责任者

4.1.5.1形成(提交)单位

4.1.5.2编著者

4.1.5.3评审机构

4.1.6附件*

4.2稿本文种与语种项

4.2.1稿本

4.2.2文种*

4.2.3语种*

4.3密级与保管项

4.3.1密级

4.3.2保管期限*

4.3.3保护期

4.3.4原本保存单位及地点

4.3.5实物保存单位及地点

4.4时间项

4.4.1形成(提交)时间

4.4.2起止日期*

4.4.3评审时间*

4.4.4汇交时间*

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4.5特殊细节项

4.5.1投资主体

4.5.2地理坐标

4.6载体形态项

4.6.1载体类型*

4.6.2数量及单位*

4.6.3规格*

4.7子目项

4.7.1子目*

4.8附注与提要项

4.8.1附注*

4.8.2内容提要

4.9排检与编号项

4.9.1分类号

4.9.2档案馆代号(名称)*

4.9.3档号

4.9.4行政区划代码(名称)

4.9.5电子文档号

4.9.6主题词或关键词

4.104.1-4.9中有“*”号者为选择著录项目或单元（小项）。

5著录用标识符

为识别各著录项目、单元(小项)及其内容，添加如下规定的标识符。

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5.1地质资料档案著录用标识符规定如下：

.─置于下列各著录项目之前：

稿本文种与语种项、密级与保管项、时间项、特殊细节项、附注项。

＝置于并列题名、合计数量及单位之前。

：置于下列各著录单元之前：

副题名及说明题名的文字、文件材料编号、文种、保管期限、数量及单

位、规格。

／置于第一个责任者之前及经、纬度之间。

△置于评审机构、评审时间之前。

○置于保护期之前。

；置于多个文件材料编号之间、除评审机构外的不同责任方式的责任者之

间、除保护期外的多个保管单元之间、除评审时间外的多个时间单元之

间及多个特殊细节项之间。

，置于相同方式的责任者之间、不同语种之间。

·置于语种之前、外文缩写。

、置于多个电子文档号之间。

+置于每一个附件之前、相同类别文件材料或实物资料的数量及单位之

前。

[]置于下列著录内容的两端：

自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的“等”字。

()置于下列著录内容的两端：

责任者的职责、职务、职称或其他职别,外国责任者的国别及姓名原文或

单位通用外文名称缩写,中国责任者的时代,非公元纪年转换后的公元纪

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年,与报告书合订成册的审议书或附图或附表或附件或其他附加材料的

数量。

？用于不能确定的著录内容，一般与“〔〕”号配合使用。

—用于下列著录内容之间：

日期起止、座标起止、编号各层次之间。

…用于节略内容。

□用于每一个残缺文字和未考证出的时间的每一数字。未考证出的责任者

及难以计数的残缺文字用三个“□”号，著录为“□□□”。

5.2地质资料档案著录用标识符使用说明

5.2.1除“.─”符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不

再空格。

5.2.2除“题名与责任说明项、排检与编号项”外，各项目连续著录时，其前均

冠以“.─”。如遇回行不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可

省略该标识符。

5.2.3如某个项目缺少第一单元（小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标

识符改为“.─”。

5.2.4凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

5.2.5不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6著录条目格式

指条目内各著录项目、单元的组织、排列顺序及其表达方式。根据地质资料

档案内容和形式特征，管理和利用工作的需要，地质资料档案著录条目格式一般

应采用段落符号式条目格式，亦可依据实际工作需要采用表格式条目格式。

6.1段落符号式条目格式

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分类号档案馆代号(名称)

档号电子文档号行政区划代码(名称)

正题名=并列题名：副题名及说明题名文字：文件材料编号／形成(提交)单位；

编著者△评审机构+附件.─稿本：文种·语种.─密级：保管期限○保护

期；原本保存单位及地点；实物保存单位及地点.─形成(提交)时间；起止日

期△评审时间；汇交时间.─投资主体；地理坐标.─附注

载体类型：数量及单位=合计数量及单位：规格

子目

内容提要

主题词或关键词

地质资料档案段落符号式条目格式将著录项目划分为六个段落。第一段落中

将分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号(名称)、行政区

划代码(名称)分别置于右上角第一、二行,电子文档号置于第二行的中间位置。

第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本文种与语种项、

密级与保管项、时间项、特殊细节项、附注项，回行时齐头著录。第三段落另起

一行齐头著录载体形态项。第四段落另起一行齐头著录子目项。第五段落另起一

行空两格著录提要项,回行时与一、二、三、四段落齐头。第六段落另起一行齐头

著录主题词或关键词，各词之间空一格。

6.2表格式条目格式

根据地质资料档案管理和利用工作实际需要采用表格式条目时，其著录项目

应与6.1相同,其排列顺序可参照6.1。

6.3无论地质资料档案著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案

卷，均按6.1或6.2的格式依次著录。

6.4地质资料档案著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为

12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均留1cm空隙。一卡著录不完,可接背面著

录或续卡著录，如图示。

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例：“2／3”表示共3卡，此卡为第2卡。

卡片规格图式

卡片规格：12.5cm×7.5cm，卡片四周均留1cm

1cm

1cm

2/3接背面(下卡)

12.5cm

7著录用文字

7.1地质资料档案著录用文字必须规范化。

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7.2汉字必须是规范化的简化汉字，少数民族文字与外文应依其书写规则。

7.3文件材料编号项、时间项、地理坐标项、载体形态项、排检与编号项中的数

字应使用阿拉伯数字。凡涉及计量单位的著录项目一律使用统一的国家计量

标准。

7.4图形及符号应照录，无法照录的可改为能反映原意的其他形式的相应内容，

并加“[]”号。

7.5多种文字对照的地质资料档案，采用汉字著录或按档案馆的需要和目录制度

的规定等确定著录用文字。

8著录信息源

8.1地质资料档案著录信息来源于被著录的地质资料档案，主要依据构成地质资

料档案的科技文件材料及案卷进行著录。

8.2单份或一组文件材料著录时主要依据文头、文尾。

8.3一个或一组案卷著录时主要依据案卷的封面、内封面、目录、提要或前言、

封底、备考表等。

8.4图表主要依据图头、表头、图签、责任栏、说明等。

8.5声像材料及光磁盘，依据带、盘、盒、片上的标识，以及所录存的科技文件

材料的名称、类别代字及顺序编号等。

8.6地质实物资料主要依据原始编录、记录、样品登记表、岩矿鉴定报告及实物

等进行著录。

8.7被著录资料档案本身信息不足时，参考其他有关的档案资料进行著录。

9著录项目细则

9.1题名与责任说明

9.1.1题名

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题名又称标题、题目，是直接表达地质资料档案中心内容、形式特征的名称。

9.1.1.1正题名

正题名是地质资料档案的主要题名，一般指地质资料档案文件材料文首的题

目或位于案卷封面上方显著部位的题目。正题名照原文著录，其中起语法、标点

作用的空格应予保留。

a)单纯题名是指题名前后没有附加文字的题名，照原文著录;

b)分卷（册）次是正题名的组成部分，与正题名间空一格，著录为：“第一

卷”、“上册”、“第一期”…等或“共五卷”、“上下册”、“一二期”……

等；示例见附录AA4。

c)不同题名合卷（册）装订者，属同一责任者的合订题名依序著录两个，在

第二个题名前用“；”号，不属同一责任者的合订题名只著录第一个题名

及责任者，必要时将其他题名及责任者著录于附注项；

d)交替题名是指同一地质资料档案的题名页上有两个或两个以上交替使用

的不同题名，依次著录两个（其余必要时著录于附注项），中间用“又名”

连接。不载于题名页上的不同题名，不能视为交替题名，必要时可著录于

附注项；

e)无中文译名的外文地质资料档案，照原文著录，必要时可在外文题名后著

录中文译名并加“[]”号等；

f)没有题名的文件材料应依据其内容拟写题名著录，并加“[]”号；

g)原题名含混不清，不能揭示其内容时，应根据其内容另拟题名附后，并加

“[]”号；

h)题名过于冗长，在不丢失重要信息和不损伤原意的情况下，删去冗余部分，

节略内容用“…”号表示。

9.1.1.2并列题名

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并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列

题名与正题名一并著录，并列题名前加“=”号。

汉语题名后所对应的汉语拼音题名，不能视为并列题名，不予著录。

例：坦桑尼亚联合共和国依太威铁矿地质勘探报告=REPORTONGEOLOGICAL

EXPLORATIONOFTHEITEWEIRONOREDEPOSITSOFTHEUNITEDREPUBLIC

OFTANZANIA.

示例又见附录AA10；

9.1.1.3副题名及说明题名的文字

9.1.1.3.1副题名

副题名是解释和从属于正题名的另一题名，副题名照原文著录，并在其前加

“：”号。

正题名能反映地质资料档案内容时，副题名不必著录。

9.1.1.3.2说明题名文字

说明题名文字是指在题名前后用于补充、说明、限定档案内容、范围、用途

等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录，其前加“:”号。示例见附录A

中A1、A6、A12。

9.1.1.4文件材料编号

9.1.1.4.1文件材料编号指地质资料档案文件材料在制发过程中，由制发机关、

团体或个人赋予该文件材料的顺序编号。地质资料档案文件材料编号包括任

务书、批复、审议书、鉴定证书、评审文件等的发文字号，试验、测试、分

析、鉴定报告的编号，合同书、协议书的编号，图件编号及系列文件材料的

统编号等，适用于由单份文件材料组成的案卷著录。示例见附录A中A2。

9.1.1.4.2文件材料编号照原文字符号著录，其前加“:”号。

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9.1.1.4.3联合发文上有多个文件材料编号时，一般只著录一个文件材料编号。

若需要著录多个文件材料编号，必须先著录归档单位的文件材料编号，再依

序著录其他文件材料编号，多个文件材料编号之间用“；”号隔开。

9.1.2责任说明

责任说明项著录责任者，依序著录地质资料档案的形成(提交)单位、编著者

及批准机构。

责任说明项的第一责任者之前加“/”号。各不同责任者之间除批准机构之前

加“△”号外，均以“；”号相隔,相同方式的责任者之间以“，”号相隔。被省

略的责任者用“…”号或“[等]”表示，责任者的职责或身份必要时著录于“（）”

号内。