DB4406/T 43-2024 机关事务管理 会计档案整理服务

ICS01.140.20

CCSA14

4406

佛山市地方标准

DB4406/T43—2024

机关事务管理会计档案整理服务

Administrationofgovernmentofficesaffairs—Accountingarchivesarrangement

service

2024-03-11发布2024-03-11实施

佛山市市场监督管理局  发布

DB4406/T43—2024

目次

前言..................................................................................II

1范围................................................................................1

2规范性引用文件......................................................................1

3术语和定义..........................................................................1

4总体要求............................................................................1

4.1服务场所要求....................................................................1

4.2服务单位要求....................................................................2

4.3服务人员要求....................................................................2

4.4信息安全要求....................................................................2

5纸质会计档案整理....................................................................2

5.1整理内容与时间..................................................................2

5.2整理流程........................................................................3

5.3整理要求........................................................................6

6电子会计档案整理....................................................................7

7服务质量控制........................................................................7

附录A（资料性）整理场所人员进出登记表................................................8

附录B（资料性）会计移交服务单位交接表.................................................9

附录C（资料性）纸质会计归档范围和档案保管期限........................................10

附录D（资料性）档案移交接收表........................................................11

附录E（资料性）纸质会计档案案卷格式..................................................12

附录F（资料性）质检登记跟踪表........................................................20

参考文献..............................................................................21

I

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前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规

定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由佛山市机关事务管理局提出并归口。

本文件起草单位：佛山市机关事务管理局、佛山市质量和标准化研究院。

本文件主要起草人：张国旗、周锦海、吴爱英、邓晓怡、黄洁虹、钟照华。

II

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机关事务管理会计档案整理服务

1范围

本文件规定了机关事务管理中会计档案整理的总体要求、纸质会计档案整理、电子会计档案整理以

及服务质量控制。

本文件适用于机关事务管理部门及为其提供会计档案整理服务的企业。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

DA/T1档案工作基本术语

DA/T31—2017纸质档案数字化规范

DA/T69纸质归档文件装订规范

DA/T94电子会计档案管理规范

DA/T95行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范

3术语和定义

DA/T1界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案整理archivesarrangement

按照一定原则对档案实体进行接收、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒、移交，使之有

序化的过程。

3.2

档案整理服务archivesarrangementservice

服务单位根据工作职责或合同约定，按照一定的标准和方法，对需求单位待整理的档案提供特定服

务，以满足需求方的行为。

4总体要求

4.1服务场所要求

4.1.1应设置在行政事业单位的办公地点范围内。

4.1.2应符合安保、消防等档案安全管理要求。

4.1.3应设置档案存放区、工作区，同时在档案整理场所之外配备存放私人物品的专柜。

4.1.4应安装视频监控系统，实施全方位监控，重点覆盖档案整理场所的门窗、档案存放区、工作区，

监控应避免直接摄录档案内容。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月。

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4.1.5服务单位应对会计档案整理场所进行定期或不定期的巡查并建立台账。台账应反映检查时间、

检查人、检查事项、存在问题、整改措施及落实情况等。

4.1.6会计档案整理场所内除档案和必备的工具器材设备之外，不应存放任何危害档案安全的危险品。

4.1.7除了档案整理服务项目组人员外，其他进入整理场所的人员应审批并履行登记手续（见附录A）。

4.2服务单位要求

4.2.1应具备企业法人资格、相应的经营范围、业务资质、专业能力和信息安全保障能力。

4.2.2应具有保证档案安全的管理体系和保障措施，建立健全档案整理服务相关管理制度，包括但不

限于档案整理流程、服务人员管理、质量保证和服务验收、档案安全与保密制度。

4.2.3应根据工作流程设置不同岗位，明确服务人员在会计档案整理中的职责分工。

4.2.4应具备与从事档案整理服务相适应的专业人员和设施设备。

4.2.5应与委托方签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容。

4.2.6应接受委托方和档案行政管理部门监督、指导和检查，确保档案安全和服务质量。

4.3服务人员要求

4.3.1应对服务人员进行背景审查。

4.3.2应具备档案管理、会计、信息管理等相关知识背景，并定期参加业务培训。不具备前述知识背

景的工作人员，应经过相关专业知识和技能培训。

4.3.3不应将火柴、打火机、水杯、饮料、食品、动物等私人物品带入档案整理场所。

4.3.4进出会计档案整理场所不应携带照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备和智

能穿戴设备，确需携带的，应经批准并履行登记手续。

4.3.5应严格遵守保密相关法规，履行保密职责。

4.4信息安全要求

应做好会计档案信息安全和保密工作，包括但不限于：

a)应妥善保管会计档案资料，并做好档案交接登记手续；

b)应做好设备的信息安全技术检测和登记工作，并采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要

的信息输出装置或端口，设备不应连接互联网和其他公共信息网络；

c)不应擅自复制、带走、销毁档案整理场所的存储介质或口头传播任何信息资料。

5纸质会计档案整理

5.1整理内容与时间

5.1.1会计档案的整理内容应包括：

a)会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证；

b)会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

c)财务会计报告类：包括财务会计报告、会计报表、部门决算报表；

d)其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会

计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

5.1.2会计资料收集完成后应及时整理。其中包括：

a)部门决算报表应在财政部门返还经审核批复的数据后1年内完成整理；

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b)会计凭证、会计账簿等其他会计档案应在会计年度结束后1年内完成整理。

注：各服务单位可视实际工作安排进行调整，确保在当年度完成上年度除部门决算报表以外的其他会计档案的整理

工作。

5.2整理流程

5.2.1接收

5.2.1.1应明确会计档案接收人员。清点档案资料的类型和数量。

5.2.1.2确认无误后，应填写会计移交服务单位交接表（见附录B）。

5.2.2分类

5.2.2.1会计档案的分类工作应由会计人员负责，档案服务人员进行档案整理时应进行二次复核，同

时需初步核查会计档案是否齐全完整，是否符合归档要求，包括但不限于：

a)会计档案封面填写是否准确完整；

b)封面填写内容是否与该册档案相符；

c)会计账簿启用表填写及签章是否完整；

d)会计凭证号是否与实际数量相符合。

5.2.2.2会计档案分类原则如下：

a)按会计资料形式分类：即按会计资料的内容形式分类；

b)按会计年度分类：即按会计档案所属的会计年度分类；

c)按保管期限分类：即按会计档案的保管期限分类（见附录C）；

d)按组织机构分类：即按会计档案形成的组织机构分