DB13/T 2760-2018 社会保险个人权益记录单邮寄工作规范

ICS03.080

A12

DB13

河北省地方标准

DB13/T2760—2018

社会保险个人权益记录单邮寄

工作规范

2018-07-16发布2018-08-16实施

河北省质量技术监督局发布

DB13/T2760—2018

前言

本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。

本标准由河北省人力资源和社会保障厅提出。

本标准由河北省社会保险事业管理局归口。

本标准起草单位：石家庄市社会劳动保险事业管理局。

本标准主要起草人：张俊立、夏方德、丰宝石、张力、安树森、王树民、任年利、刘文彬。

I

DB13/T2760—2018

社会保险个人权益记录单邮寄工作规范

1范围

本标准规定了社会保险个人权益记录单邮寄工作规范标准的术语和定义、邮寄工作业务流程、邮

寄增值服务。

本标准适用社会保险经办机构及邮政企业邮寄社会保险个人权益记录单所处理的业务。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用必不可少。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T22657.1邮件封面书写规范第一部分：国内

GB/T31594-2015社会保险核心业务数据质量规范

GB/T31596.1社会保险术语第一部分:通用

GB/T31599社会保险业务档案管理规范

GB/T32621社会保险经办业务流程总则

LD/T91社会保险视觉识别系统

YZ/T0129邮政普遍服务标准

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

社会保险经办机构

社会保险经办机构（以下简称“经办机构”）是由社会保险行政部门设立的，承担基本养老保险、

基本医疗保险、工伤保险、失业保险、生育保险的运行管理、经办事务和社会服务职责的机构。

[GB/T31596.1，定义8.1]

3.2

邮政企业

邮政企业是中国邮政集团及其提供邮政服务的全资企业和控股企业。

[YZ/T0129,定义2.2]

3.3

社会保险个人权益记录

社会保险个人权益记录（以下简称“个人权益记录”）是以纸质材料和电子数据等载体记录反映参

保人及其用人单位履行社会保险义务、享受社会保险权益状况的信息。

[GB/T32621,定义3.2]

3.4

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社会保险个人权益记录单

社会保险个人权益记录单（以下简称“个人权益记录单”）是反应参保人及其用人单位履行社会

保险义务、享受社会保险权益信息的重要凭单。个人权益记录单基本信息项目包括：个人基本信息、

缴费情况、待遇享受情况。

3.5

个人权益记录单电子数据

个人权益记录单电子数据是指经办机构依据个人权益记录信息，按照统一的格式生成个人权益记

录单电子数据，经办机构定期制作个人权益记录单并寄送给参保人。

[GB/T35617-2017，定义5422.1]

3.6

邮寄

邮政企业将信件、包裹、印刷品等物品按照封装上的名址递送给特定个人或者单位的活动，包括

收寄、分拣、运输、投递等环节。

[中华人民共和国邮政法（2015年修正）84条]

3.7

电子邮件

电子邮件又称E-mail，是指通过电子通讯系统进行书写、发送和接收的信件。

4一般要求

4.1经办机构应每年至少一次将参保人员个人权益记录单通过邮寄方式寄送本人。同时，经办机构可

以通过手机短信或者电子邮件等方式向参保人员发送个人权益记录单信息。

4.2邮政企业应遵循“规范、及时、安全、便民”的服务原则，严格履行与经办机构签订的服务协议

承诺的各项服务条款，实现个人权益记录单邮寄工作的每一个环节做到专人负责、保证邮寄质量。

4.3经办机构与邮政企业应签订个人权益记录单电子数据保密协议，双方工作人员对在工作中获知的

个人权益记录信息应承担保密责任，不得违法向他人泄露，更不得用于商业交易或者营利活动。

4.4经办机构与邮政企业要密切配合，制定周密的个人权益记录单邮寄工作方案和应急处理预案，防

止因邮寄不及时、个人权益记录信息不正确或者个人权益记录单上暴露的欠费等问题引发的群体性事

件。

5邮寄工作业务流程

5.1协议签订

经办机构与邮政企业双方协商一致后签订《个人权益记录单邮寄服务协议》《个人权益记录单数

据保密协议》，明确双方权利、义务、责任、服务内容。

5.2确定邮寄范围

经办机构应确认个人权益记录单邮寄实施的参保人范围。

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5.3设计邮寄信封、个人权益记录单样式

5.3.1经办机构应按照LD/T91-20135.6规定设计邮寄信封规格,信封样式见附录A1。

5.3.2经办机构应根据本机构个人权益记录管理实际确定个人权益记录单基本信息项目，设计表样参

考《--年度个人权益记录单（城镇职工）》《--年度个人权益记录单（城乡居民）》（表样见附录A2）。

5.3.3经办机构应根据按照LD/T91-20135.26规定执行设计个人权益记录单纸面规格。

5.4生成电子数据

5.4.1生成数据

经办机构应遵循“完整、准确、及时”的原则从数据库提取、生成个人权益记录单电子数据。电

子数据质量应符合GB/T315942015要求。单独参加工伤保险人员，可生成多条个人权益记录单电子数

据。

5.4.2数据筛查

经办机构应对生成的电子数据进行逻辑检查和业务合理性检查，筛选出质量异常数据。

5.5邮寄地址采集、核实

5.5.1地址采集。对核实出有问题的地址数据，经办机构宜通过以下方式采集：

a)下发参保单位《个人权益记录单邮寄地址信息采集表》（见附录B）；

b)参保人通过经办机构设立的互联网平台进行地址信息采集；

c)委托邮政企业利用邮政标准化地址、内部企业名址库进行比对核实，采集正确邮寄地址。

5.5.2地址核实。经办机构应对提取的参保人邮寄地址进行核实，以提高信件的妥投率。邮寄地址书

写方式应符合GB/T22657.1规定。

5.6电子数据交接

5.6.1数据保存

电子数据的传输应采用加密过的U盘（磁盘）相关介质传递。

5.6.2数据交接

经办机构、邮政企业安排专人交接电子数据，并填写《个人权益记录单数据交接表》(见附件C）。

5.7个人权益记录单打印

5.7.1数据使用

邮政企业指定专人操作使用个人权益记录单电子数据，无关人员不得查阅。数据使用完毕后邮政

企业应对本项目电子数据进行粉碎性删除。

5.7.2抽样检查

邮政企业对打印的个人权益记录单按照1%的比例抽样并送交经办机构检查数据的准确性。

5.8信件制作

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邮政企业应按照一人一信封的原则对个人权益记录单进行封装，信封开窗处显示收件人详细地址、

参保单位及部门名称。收件人地址为单位地址的，应按照相同单位名称或者部门名称进行分包打捆，

以方便准确及时投递信件。

5.9投递时限

按照YZ/T0129-20096.3规定执行。

5.10投递方式和投递深度

按照YZ/T0129-20097.2、7.3规定执行。

5.11信件签收

平常信件投递时不要求收件人签收；挂号信件要求收件人签收；按照单位地址邮寄的信件，要求

单位社保专员对信件签收，填写《单位收取“社会保险个人权益记录单”签收证明》(见附录D)。

5.12退信处理

5.12.1信件投递结束后一个月之内，协议邮政企业对无法寄达的信件，退回经办机构，并提交个人

权益记录单退信数据清单表（见附录E）。

5.12.2信件投递结束六个月后，对无人领取的退信实物进行销毁处理。销毁处理过程在经办机构、

协议邮政企业共同监督下销毁。

5.13补寄

对无法送达的以及退信销毁后的个人权益记录单，参保人要求经办机构重新邮寄的，经办机构应

按照参保人提供的新地址给予补寄。

5.14后期服务

5.14.1经办机构应建立个人权益记录单反馈问题处理应急工作小组，建立应急处理工作机制，采取

相应工作措施处理个人权益记录单问题。

5.14.2对前来反映问题的参保人填报《个人权益记录单问题登记表》(见附录F)，并按照工作权限

移交相关部门进行问题处理。

6增值服务

经办机构可在邮寄信封内放置广告夹页，宣传社会保险业务知识、业务经办流程、社会保险动态，

答疑解惑，温馨提示，公布经办机构服务场所、服务电话、监督电话等内容。

7办理时限及要求

每一自然年度结束后3个月内完成。

8案卷归档

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《个人权益记录单邮寄服务协议》《个人权益记录单数据保密协议》《个人权益记录单邮寄地址

信息采集表》《个人权益记录单数据交接表》《个人权益记录单问题登记表》以及个人权益记录单电

子数据应定期存档，存档标准按照GB/T31599相关规定执行。

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附录A