DB32/T 2342-2019 港口建设项目档案管理规范

ICS03.220.40

R20/29

备案号：XXXX-XXXXDB32

江苏省地方标准

DB32/T2342—2019

代替DB32/T2342-2013

港口建设项目档案管理规范

Managementspecificationforarchiveof

portconstructionprojects

2019-2-28发布2019-3-30实施

江苏省市场监督管理局发布

DB32/T2342-2019

目  次

前言.....................................................................................................................................................................II

1范围.................................................................................................................................................................1

2规范性引用文件.............................................................................................................................................1

3术语和定义.....................................................................................................................................................2

4总则.................................................................................................................................................................3

5项目档案工作职责.........................................................................................................................................4

6项目文件收集.................................................................................................................................................5

7项目文件整理.................................................................................................................................................8

8项目文件审查与归档...................................................................................................................................13

9项目档案信息化管理...................................................................................................................................14

10项目档案整理与移交.................................................................................................................................15

11项目档案保管与利用.................................................................................................................................15

12项目档案登记与验收.................................................................................................................................16

附录A（规范性附录）港口建设项目档案常用表式和图例.....................................................................18

附录B（资料性附录）港口建设项目档案分类编号.................................................................................43

附录C（规范性附录）港口建设项目文件归档范围及保管期限.............................................................47

附录D（资料性附录）项目竣工图编制要求...........................................................................................187

附录E（资料性附录）港口建设项目档案数字化范围...........................................................................190

参考文献...........................................................................................................................................................192

I

DB32/T2342-2019

前  言

本标准按照GB/T1.1-2009提出的规则起草。

本标准与DB32/T2342-2013相比，主要变化如下：

结合相关标准规范要求，细化补充了港口建设项目档案工作具体业务要求和项目电子文件、电子档

案管理的要求，调整了档案分类编号，细化完善了文件归档范围与保管期限，补充了档案常用表式与图

例等。

由江苏省交通运输厅提出并归口。

本标准主要起草单位：南京大学、江苏省交通运输厅。

本标准主要起草人：孙建军、周志木、孙明霞、吴建华、张晓辉。

本标准所代替标准的历次版本发布情况为：

----DB32/T2342-2013。

II

DB32/T2342-2019

港口建设项目档案管理规范

1范围

本标准规定了港口建设项目档案管理的术语和定义、总则、项目档案工作的组织与职责、项目文件

收集、项目文件整理、项目文件归档、项目档案信息化管理、项目档案整理与移交、项目档案保管与利

用、项目档案登记与验收；以及档案管理常用表式和图例、分类编号体系和说明、归档范围与保管期限、

项目竣工图编制要求、档案数字化范围等附录。

本标准适用于海港、河港的新建、改建和扩建港口建设项目的档案管理，其它水工项目档案管理可

参照执行。

2规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标

准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T8566信息技术软件生存周期过程

GB/T8567计算机软件文档编制规范

GB/T9385计算机软件需求规格说明规范

GB/T9386计算机软件测试文档编制规范

GB/T9704党政机关公文格式

GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法

GB/T11821照片档案管理规范

GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T17678.1CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求

GB/T17825CAD文件管理

GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T26163.1信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则

GB/T50328-2014建设工程文件归档规范

DA/T12-2012全宗卷规范

DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

DA/T18档案著录规则

DA/T22-2015归档文件整理规则

DA/T28-2018建设项目档案管理规范

DA/T31-2017纸质档案数字化规范

DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范

DA/T46文书类电子文件元数据方案

DA/T50-2014数码照片归档与管理规范

DA/T62-2017录音录像档案数字化规范

DA/T68-2017档案服务外包工作规范

1

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JTS/T170-2-2012港口建设项目安全预评价规范

JTS/T170-3-2012港口建设项目安全验收评价规范

JTS252-2015水运工程施工监理规范

JTS257-2008水运工程质量检验标准

DB32/T1894档案数字化转换操作规程

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1

港口建设项目文件（以下简称项目文件）recordsofportconstructionproject

港口建设项目自立项审批（核准备案）、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中产生

的，记录和反映港口建设活动的文字、图表、音频、视频、数码照片、实物等形式与载体文件的总称。

3.2

港口建设项目电子文件（以下简称项目电子文件）electronicrecordsofportconstruction

project

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

读、处理、记录和反映港口项目建设和管理各项活动的文字、图表、图像、图形、音频、视频等不同形

式的电子信息记录。

3.3

港口项目文件归档filingofprojectrecord

港口建设项目的各参建单位将项目各阶段形成的、具有保存价值的并经过系统整理的文件报送建设

单位档案管理机构的过程。

3.4

港口建设项目档案（以下简称项目档案）archivesofportconstructionproject

具有保存、查考利用价值的，经系统整理并归档的港口建设项目文件。

3.5

港口建设项目电子档案（以下简称项目电子档案）electronicarchivesofportconstruction

project

港口项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的

集合。

3.6

项目档案的移交transferofprojectrecord

港口建设项目建设单位根据合同、协议或规范将有关项目档案交送项目营运管理单位、项目主管部

门或档案管理机构的过程。

3.7

项目档案管理卷projectrecordsmanagementfile

建设单位档案管理机构在港口建设项目档案管理过程中形成的专门案卷，包括项目概况、合同段划

分、参加单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的文件。

2

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4总则

4.1港口建设项目档案管理实行“项目法人负责制”

4.1.1港口建设项目自筹备起到项目竣工，项目法人（建设单位）全过程组织开展好项目档案管理工作，

同时接受项目所在地上级及同级行业主管部门、档案行政管理部门的管理和指导。

4.1.2项目法人（建设单位）明确项目档案工作的分管负责人、设立与项目建设管理情况相适应的管理

机构，建立覆盖全项目参建各方以及外包服务单位的工作网络。

4.1.3项目法人（建设单位）负责组织、协调和监督、指导设计、施工、监理等单位根据本文件的要求，

完成各自职责范围及合同规定的项目文件（含电子文件）的形成、收集、整理、归档，确保项目档案与

工程建设同步收集、同步整理、同步归档。

4.2港口建设项目实行档案管理“岗位责任制”

4.2.1项目法人（建设单位）明确档案工作责任部门和责任人，实施项目档案工作的组织与管理；明确

档案岗位及人员的职责与要求，做好项目文件、电子文件和电子档案的收集、整理、归档、核验和移交

等工作。

4.2.2项目参建各方档案人员须具备档案专业知识和技能，及专业培训经历，了解项目管理和相关工程

专业知识。从项目开工到竣工，项目参建各单位以及外包服务单位应保持人员稳定并向项目法人（建设

单位）报备。

4.3项目法人（建设单位）与设计、施工、监理等参建各方提供并保障项目档案工作所需的人员、经费、

设施设备等各项管理资源。

4.4港口建设项目档案管理纳入项目建设内容同步管理

4.4.1项目文件（含电子文件）的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交等工作纳入工程建设管理

程序、纳入招投标及合同管理，纳入监理工作内容，纳入相关责任制和履约考核内容。

4.4.2项目法人（建设单位）在签订项目勘察、设计、施工及监理等合同、协议时，设立专门条款，明

确各方形成档案的归档范围、归档时间、整理标准、质量要求、相关费用及违约责任等内容。

4.4.3项目建设各实施阶段，项目法人（建设单位）以及参建各方单位将项目档案管理与项目建设程序、

进度计划、阶段建设目标、考核与竞赛、评定与验收等相结合，同步部署项目档案工作目标、计划与要

求，同步实施档案管理、开展档案检查与考核，监督整改与纠偏，实现档案工作既定目标与要求。

4.4.4港口建设项目档案管理人员或相关人员参与工作例会和工程质量检验会，设备开箱，重大会议和

活动、阶段性检查、各单项验收和工程项目交（竣）工验收等建设管理工作，及时做好重要项目文件材

料归档。

4.4.5对于不符合档案管理标准要求或未能通过项目档案核验的，项目法人（建设单位）不得组织合同

段或项目交（竣）工验收。

4.5项目纸质档案确保完整、准确、系统、安全与有效利用，项目电子档案应真实、完整、安全、可用，

便于长期保存。

4.6项目电子文件归档和电子档案管理遵循港口工程基本建设程序各阶段文件的自然形成规律和成套

性原则，保持文件的内在有机联系，在形成、收集、整理、归档、保存、利用、移交等各环节中坚持统

3

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一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的原则。

4.7项目法人（建设单位）和施工单位、监理单位等采用信息化手段加强工程建设管理，对关键部位和

隐蔽工程的施工过程进行记录，并将文字、图表、声像等各种形式的记录文件归档保存；建立健全档案

管理制度，及时、准确、完整地上报项目建设相关信息。

4.8项目档案管理建立“人防、物防、技防”三位一体的防范体系，建立符合规范要求档案室，配备必

须的软、硬件设施设备。

5项目档案工作职责

5.1项目法人（建设单位）职责

5.1.1结合项目实际，制定、完善档案管理制度、规范、程序，完成自身形成的项目文件（含电子文件）

立卷归档工作，并对勘察、设计、施工、监理、咨询、第三方服务等参建各单位文件和电子文件等收集

归档工作加强组织、协调和监督。

5.1.2在工程招标及与勘察、设计、施工、监理、咨询等单位签订合同、协议时，对项目文件（含电

子文件）的形成质量、范围内容、整理标准、归档时间、载体、套数、电子文件存储介质、格式、费用

以及安全保密等管理要求列入条款并明确约定。

5.1.3在项目开工阶段制定项目档案工作方案，组织参建各单位进行项目文件（含电子文件）管理和项

目档案管理要求的宣贯和交底。在建设过程中，组织各参建单位档案管理人员参加项目档案业务培训，

及时了解掌握项目文件、电子文件和电子档案的收集、整理、归档相关要求。

5.1.4负责监督和检查设计、施工、监理、咨询等参建各单位的项目文件（含电子文件）的形成、收集、

整理、归档工作，对参建单位移交的项目档案进行检查、审核和汇总，完成港口建设项目档案管理登记，

组织实施好项目交（竣）工验收及试运行期（缺陷责任期）档案管理工作。

5.2设计单位职责

5.2.1按照归档要求和合同约定向项目法人（建设单位）提供符合数量和质量要求的设计文件、施工图

纸及相关电子文件，确保所提供的归档文件符合归档要求。

5.2.2对于施工中的方案、技术、材料、工艺等变更，设计单位须出具变更依据文件（含图纸）；归档

的变更文件或图纸符合规范、原始要求并签证有效。

5.2.3项目交工验收前，向项目法人（建设单位）提供工程设计符合性评价意见。

5.3施工单位职责

5.3.1配备专职或兼职档案管理人员，负责收集和保管施工过程中形成的项目文件（含电子文件），并

做好预立卷工作。

5.3.2在合同段交工验收前，按项目档案管理要求完成项目文件的收集、整理、自检及整改完善工作。

5.3.3在合同段交工验收后，及时向项目法人（建设单位）提交符合要求的项目档案归档。

5.3.4在项目试运行期（缺陷责任期），继续收集归档所形成的项目文件（含电子文件），确保项目竣工

档案完整、准确、可用、安全。

5.4监理单位职责

5.4.1配备专职或兼职档案管理人员，负责收集和保管监理过程中形成的项目文件（含电子文件），并

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做好预立卷工作。

5.4.2在合同段交工验收前，按项目法人（建设单位）规定的整理标准完成项目监理文件的收集、整理、

自检及整改完善工作。

5.4.3负责对实施监理的施工合同段形成的项目文件和项目档案，进行完整性、准确性、系统性、有效

和性规范性审查。

5.4.4在合同段交工验收后，及时向项目法人（建设单位）提交符合要求的监理档案归档，并协助项目

法人（建设单位）做好项目档案质量审核工作。

5.4.5在项目试运行期（缺陷责任期），继续收集归档所形成的项目文件（含电子文件），确保项目竣工

档案完整、准确、可用、安全。

5.5总承包单位职责

实行总承包制的港口建设项目，总承包单位按照与项目法人（建设单位）的合同约定以及相关要求，

辅助实施项目档案业务工作，接受项目法人（建设单位）的监督和管理，并对其负责。

5.6外包服务单位职责

5.6.1以DA/T68-2017为指导，按照建设单位要求，明确项目档案管理服务外包工作职责和管理体系。

5.6.2签订并切实履行服务合同（档案项目外包合同主要参考条款见附录A.22）和保密协议（档案项

目外包服务承包方员工保密协议参考条款见A.23），对工作人员实行登记（档案项目承包方员工备案表

式样见附录A.21），并向项目法人（建设单位）备案。

5.6.3在项目档案外包服务的规划、合同签订、合同执行及接受监督、评估与改进等过程中，积极配合

建设单位开展实施项目档案（含电子档案）的收集、整理、归档及安全管理，直至项目档案通过验收并

完成合同约定的所有外包服务工作内容。

6项目文件收集

6.1收集原则

港口建设项目文件按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责收集；各参建

单位建立健全项目文件日常收集归档制度和预立卷制度。

6.2收集范围

6.2.1反映港口建设项目建设管理全过程的具有查考、利用价值的各种载体、门类的文件都须收集归档，

具体按《港口建设项目文件归档范围及保管期限》（见附录C）实施。

6.2.2音频、视频、图片文件收集须结合港口项目建设和管理的过程和重点，重点加强对于项目原始地

貌、重大会议活动、隐蔽工程、重要部位、关键节点和工序、质量问题、缺陷修复、重大事故等内容的

收集。

6.3收集时间

6.3.1项目文件（含电子文件）按港口建设项目基本建设程序的不同阶段和各合同段单位（分部、分项）

工程施工工序文件的自然形成过程，分门别类，结合项目进度同步及时收集。

6.3.2项目电子文件与对纸质文件同步形成、同步收集，特殊载体文件在形成后10个工作日内及时收

集归档。

6.3.3项目参建各单位在合同段（项目）交（竣）工之前完成各自负责的项目文件（含电子文件）的收

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集。

6.4收集质量要求

6.4.1项目纸质文件收集质量要求

6.4.1.1能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。

6.4.1.2项目文件为原件。其中，项目立项审批等文件如原件保存在项目主管单位的，可用复印件归档，

复印件归档须标明原件存放处或所在案卷；原材料及产品质量保证文件，如由供货商提供的，可以用复

印件加盖供货商公章后归档；其它文件都应为原件。勘察资料、施工记录、测量手簿记录必须有现场原

始记录。

6.4.1.3项目文件的形成程序与内容填写规范，签署完备，用表规范，格式统一，内容清晰，纸张耐久。

6.4.1.4使用碳素墨水等耐久性好的书写材料，不使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠

笔、复写纸、铅笔等）书写、签批、绘制。

6.4.1.5复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度符合设备标定质量的要求。如是

热敏传真件、复写件等原稿无法耐久保存的文件需将复印件与原稿一并保存归档，复印件清晰。

6.4.2项目电子文件收集质量要求

6.4.2.1电子文件在业务系统形成过程中直接采集或收集，形成单位可通过电子档案管理系统或其他人

工方式收集声像类电子文件或办公、绘图等其他应用软件形成的电子文件。

6.4.2.2电子文件须符合以下要求：

a)项目电子文件及其组件齐全、完整，并在技术上保证其载体的有效和数据、文件的完整、安全、

可用、真实；

b)项目电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等齐全、完整，电子公文格式

要素符合GB/T9704-2012的有关要求；

c)在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、

设计与工艺变更通知等电子文件及其组件齐全、完整；

d)声像类、音频、视频电子文件能客观、完整地反映港口建设项目活动的主要事件、内容、人物

和场景等；

e)邮件、网页类电子文件的文字信息、图像、动画、音频、视频文件等齐全、完整，网页版面格

式保持不变；

f)以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，同时收集专用软件、技术资料、操作手册

等。

6.4.2.3以公务电子邮件及其附件形式传输、交换的电子文件，下载并收集、归入业务系统或存储文件

夹中。

6.4.2.4在电子文件形成过程中同步采集元数据，或在归档前统一采集元数据一并归档。

6.4.2.5可使用电子表格或电子档案管理系统要求的格式进行著录、采集经办公、绘图等应用软件形成

的各门类电子文件元数据，以及声像类电子文件元数据。

6.4.3项目电子文件元数据收集要求

6.4.3.1元数据与电子文件一并收集、归档，包括内容元数据、背景元数据和过程元数据。

6.4.3.2文书类电子文件归档元数据按照DA/T46-2009等标准执行，至少包括：

a)题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、

计算机文件大小、文档创建程序等文件元数据；

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b)记录电子文件形成过程的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，包括：发文的起草、

审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等办理

过程。

6.4.3.3科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照6.4.3.2要求执行。

6.4.3.4声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描

述、密级、计算机文件名等。

6.4.4项目电子文件数字化指标

6.4.4.1照片底片图像采集或文件格式转换技术参数

主要参数

采集方式载体规格压缩算法与压缩率

分辨率色彩模式文件格式

≤10英寸600dpi黑白照片采用灰度模

TIFF采用无损压缩

照片扫描式/彩色照片采用TIFF、JPGE

＞10英寸300dpi方式

RGB全彩模式。

≤120mm2400dpi黑白照片采用灰度模

底片扫描式/彩色照片采用TIFF、JPGETIFF不压缩

＞120mm1200dpi

RGB全彩模式。

大幅或超大≥1000万

数码相机翻拍采用RGB全彩模式。TIFF、JPGETIFF不压缩

幅照片像素

6.4.4.2录音录像档案采集或文件格式转换技术参数

主要参数

档案类别

名称设置

不低于44.1kHz

采样率珍贵或有特别用途的录音档案不低于96

kHz

录音档案

量化位数24bit

声道以原始声道数记录

文件格式WAV格式

H.264或MPEG-2IBP

视频编码格式珍贵或有特别用途的录像档案可采用无

压缩方式

帧率与档案原件相同

画面宽高比与档案原件相同

标清：720×576或720×480

录像档案分辨率（像素）

高清：不低于1920×1080

标清：不低于4:2:0

色度采样率

高清：不低于4:2:2

不低于8bit

视频量化位数珍贵或有特别用途的录像档案不低于

10bit

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标清：不低于8Mbit/s

视频比特率

高清：不低于16Mbit/s

视频编码格式PCM

视频采样率不低于48kHz

不低于16bit

视频量化位数

珍贵或有特别用途的录像档案采用24bit

声道以原始声道数记录

文件格式AVI或MXF

注1：采集软件应根据需求进行参数设置。

注2：采集过程中，操作人员应全程监视档案信号采集的情况，如发生信号中断或其它意外情况，应

重新进行采集。

6.4.4.3纸质档案数字化转换技术要求

a)扫描分辨率不小于300dpi，保证扫描后图像清晰、完整。需要进行印刷出版的档案，可结合实

际要求选择合适分辨率。图纸以及具有高精度使用需要的档案，扫描分辨率不小于600dpi。

b)纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可

根据实际应用的需求而定。纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用

等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF、OFD等其他格式。同一批档案采用相同的存储格式。

6.4.4.4实物档案数字化转换技术要求

a）拍摄时被拍摄物的图像一般占取景框的2/3。珍贵的实物采取多角度拍摄，以便制取立体影像。

b)图像质量可选择“标准”，图像尺寸可选择1280×960；需制作大幅面照片或展览照片的拍摄的

图像质量可选择“精细”，图像尺寸可选择2272×1704。

c)字画拍摄可采用分段分区方式，各分区的大小尺寸详尽、分辨率和曝光量一致，相邻图像之间

应有部分重叠，重叠面积不少于分区面积的1/20。通过PHOTOSHOP等专业软件进行无缝拼接，合并为

一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。在著录目录数据库时，在附注中加注“图像拼接”。

拍摄的图像须曝光正确、反差适中，光线采用侧立光或反射光。

d)图像数据可选择TIFF或JPGE格式存储。需要制作大幅面照片的，宜选择TIFF格式。

6.4.4.5直接采集的电子文件及数字化文件的命名以纸质档案、图片档案、照片档案、视频档案、音频

档案、实物档案等的档号作为对应档案电子文件或数字化文件的文件名。

7项目文件整理

7.1项目文件整理

7.1.1项目文件遵循文件的形成规律和成套性特点，按照文件的内在联系进行分类整理，并区分不同价

值，便于保管和利用。

7.1.2项目电子文件形成或收集过程中须完成分类、排序、命名、核对、存储等整理，并同步完成对应

纸质文件的整理。

7.1.3竣工图编制整理要求见附录D《项目竣工图编制要求》。

7.2项目文件分类

7.2.1项目文件按照《港口建设项目档案分类编号》（见附录B）进行分类。

7.2.2项目电子文件分类按照电子档案分类方案执行，可执行的标准或分类方案有：

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7.2.2.1文书类电子文件的分类整理按照DA/T22-2015执行。

7.2.2.2科技类电子文件按照GB/T11822-2008、DA/T28-2018、《企业文件材料归档范围和档案保管期

限规定》等进行分类。

7.2.2.3专业、邮件、网页、社交媒体等类电子文件可参照DA/T22-2015等要求进行分类。有其他专

门规定的，从其规定。

7.3项目文件组卷

7.3.1立项审批类文件根据审批事项的内在联系，按照事由结合时间顺序分别整理组卷。

7.3.2设计审批类文件按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。

7.3.3工程准备类文件按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷，工程管理类文件按问题并结合时

间分别整理组卷。

7.3.4施工记录类文件的组卷

7.3.4.1各合同段施工管理文件以合同段为单位，按工作程序并结合问题分别集中整理组卷。

7.3.4.2原材料质保文件及报验单，试验检测文件等如属共用的，可按单位工程集中整理组卷，报验单

及附件的原件归入合同段内首个单位（分部、分项）工程，其它单位工程只需归入报验单复印件（附件

可不再重复归档）。

7.3.4.3各项施工原始记录文件除各单位、分部、分项工程质量检验表及汇总文件可按合同段集中整理

组卷外，其余文件均按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。监理

平行检验文件并入对应检验批报验单后，作为附件组卷。

7.3.4.4设备文件按专业及用途分别整理组卷。

7.3.5竣工图按照专业或单位工程结合图号分别整理组卷；设计变更文件以合同段为单位，按照变更文

件编号依次整理组卷。

7.3.6监理文件的组卷。

7.3.6.1根据其工作内容，以合同段为单位，按照监理工作依据性文件、工程质量控制文件、计划进度

控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷。

7.3.6.2独立抽检的文件按单位工程分别进行整理组卷。

7.3.7工程试运行及竣工验收文件按照观测检测记录及报告、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理

组卷。

7.3.8招投标及合同管理文件按照招投标工作程序及合同内容分别整理组卷。

7.3.9计量支付报表、计划进度报表按合同段结合时间分别整理组卷。

7.3.10单份文件的组合为：审批类文件批复文件及附件与请示文件及附件各为一份；施工记录类文件

开工申请单及附件为一份，施工组织设计报审表及附件为一份，施工放样报验单和附件为一份，原材料

报验单及附件为一份，进场设备报验单及附件为一份，每种材料试验检测报告及附件为一份，工程检验

认可书和报验单检验记录表、监理抽检记录、隐蔽工程验收记录为一份，每个分项工程质量检验表为一

份，每个分部工程质量检验表为一份，每个单位工程质量检验表为一份，每次会议纪要为一份，每本监

理日记为一份，各种通知、指令、联系单按照闭合关系组成一件。

7.3.11卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。案卷的组合厚度视文

件联系紧密程度灵活掌握，原则上一般不超过30mm。

7.3.12项目电子文件组卷时，每个项目建立多级文件夹，与纸质文件在案卷层级设置上相一致，并建

立相应的标识关系。

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DB32/T2342-2019

7.4项目文件排列

7.4.1案卷排列

档案案卷排列应以港口工程基本建设程序各阶段为原则，具体按《港口建设项目文件归档范围和保

管期限》（见附录C）中规定的类目和次序进行案卷的排列，并按案卷顺序号装入档案盒内。

7.4.2卷内文件排列

7.4.2.1立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件依次排列。

7.4.2.2设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件依次排列。

7.4.2.3工程准备阶段文件按照审批及协议事项办理程序依次进行排列；工程管理文件按照问题结合时

间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按

专业依次排列。

7.4.2.4各合同段施工管理文件，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产

品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件，依照施工工序，按开工

批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来

文件，依次进行排列。

7.4.2.5设备文件按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排

列。

7.4.2.6施工图（完工图）及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。

7.4.2.7监理工作中产生的依据性文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全

管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检

验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。

7.4.2.8试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。

7.4.2.9计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。

7.4.2.10复印件与原件一并归档的，作为一份文件，原件在前，复印件在后。

7.4.3项目电子文件在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对项目电子文件元数据、纸质文

件目录数据进行同步排序，排序结果能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系。

7.5项目文件编目

7.5.1案卷封面和脊背的编制

7.5.1.1案卷封面主要内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号（案卷封面式

样见附录A.3）。因案卷装具分为卷盒与软卷皮两种，案卷封面有卷盒外封面和软卷皮封面两种形式。